Personel toplantılarından tutanaklar, alınan kararların, tartışılan konuların, alınan oyların, verilen görevlerin ve personeli etkileyen diğer hususların yazılı bir kaydını sağlar. Toplantı ayrıntılarını ve tartışmaların özünü yakalamak önemlidir. Toplantı sırasında konuşulan her sözcüğü kaydetmenize gerek yoktur, ancak katılımcılara toplantının doğru bir kaydını sağlayabilmelisiniz.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Not alma araçları
-
Ses kayıt cihazı
En iyi görüş noktasını bulmak için nerede oturmanız gerektiğini değerlendirmek ve ihtiyaç duyduğunuzda elektrik prizlerini bulmak için odayı ziyaret ederek toplantıya hazırlanın. Geçmişte dakikaların nasıl kaydedildiğini hızlandıracak kendinizi göstermek için önceki dakikaları görüntüleyin.
Tutanakları konuya göre düzenlemenize yardımcı olması için gündemin bir kopyasını alın. Davet edilen katılımcıların bir listesini alın ve katılımcılardan toplantıya girerken oturum açmalarını isteyerek doğrulayın.
Toplantının gerçekleştiği tarih ve saati not edin. Her hareketi sunulduğu gibi, kelimeden söze yaz. Alınan oyları ve oyların, oyların kullanılmadığı ve kaçındığı oylarını kaydedin. Hareket oluşturucunun adını ve hareketi kimin başlattığını ekleyin.
Bütçe, seçim veya şirket etkinliklerinin planlanması gibi önemli tartışma konularını vurgulamak için madde imleci kullanın. Tartışma sırasında ortaya çıkan artıları ve eksileri ve her bir bildirimi kimin yaptığını not edin. Her tartışma konusunu bir sonuç ve hareket olacak sonuçla, konuyu araştırma görevi veya belirlenmiş bir eylemle tamamlayın.
Tutanakları takip etmelerini kolaylaştırmak için net, okunması kolay bir biçimde yazın. Dakikaları daha verimli hale getirmek için önceden oluşturulmuş uygulamaları ve araçları bulun. Bunlar, Windows kullanıyorsanız onenote.com gibi web sitelerinde bulunabilir. Yazma araçları için evernote.com, not alma ve dakika paylaşımı araçları için agreedo.com ve toplantı tutanakları şablonları için Google dokümanlarını ve dakikaları paylaşmanın kolay yollarını inceleyin.
Görüşmelerden sonra en kısa sürede tutanakları yazın, tartışmalar aklınızda hala taze, tercihen 24 saat içinde. Baştan sona üçüncü kişiye yazın.
Diğer katılımcılara dakikalar ayırmadan önce toplantıya gözden geçirmek üzere başkanlık eden yöneticiye veya amire bir taslak gönder. Toplantıya katılan herkese düzeltme yapın ve bir kopyasını gönderin. Bütçenin bir kopyası, bir işlem listesi veya irtibat numaralarının listesi gibi uygun belgeleri ekleyin.
İpuçları
-
Dakika alma sürecini kolaylaştırmak için bir şablon oluşturun. Personel dakikalarını alırken tekrar tekrar kullanın.
Doğruluk konusunda endişe duyuyorsanız bir kayıt cihazı kullanın. Katılımcılara kayıt cihazınızı açmadan önce kaydedildiklerini söyleyin.
Uyarı
Tartışma izini kaybettiğinizde ya da yapılan bir noktayı anlamadığınızda, şaşırmayın. Kafanız karıştığında, işlemleri durdurun ve doğru bir şekilde rapor etmenizi sağlamak için açıklama isteyin.
