Çok az insan bir çalışanı kovmaktan veya bir projeden ayrılmalarını istemekten hoşlanır. Birini sonlandırmanın en iyi yolu, onlarla şahsen konuşmaktır, ancak bu, mesafe nedeniyle veya şirketinizin sonlandırmanın resmi dokümantasyonuna ihtiyaç duyması nedeniyle her zaman mümkün değildir. Bu durumda, kişiden proje grubundan ayrılmasını isteyen bir mektup yazmanız gerekecektir. Çalışanların görevden alınmasına izin veren mektuplar, tonun titiz ve profesyonel olmasını sağlamak için dikkatli bir şekilde yazılmalıdır, ancak temel mesajı iletir.
Harf tarihi yazarak başlayın. Satır atlayın ve alıcının adını ve adresini ayrı satırlara yazın. Ek bir satır atlayın ve "Sayın Bay / Bayan (Soyadı)" yazdıktan sonra iki nokta üst üste yazın.
Hemen kişiye, proje grubundan çıkarıldığını söyleyin. Zarif bir ton kullanın; Unutmayın, durum ne kadar ciddi olursa olsun, bu mektup hala sizi ve şirketinizi temsil ediyor, bu yüzden profesyonel kalmalısınız.
Takımdan neden ayrıldığına dair kısa bir genel bakış verin, ancak özel yorumlar yapmayın. Muhtemelen, takımdan neden çıkarıldığına dair iyi bir fikre sahip olduğu ve soruları varsa telefonla veya e-postayla takip edebileceği yönündedir. Özel bilgileri yazılı olarak kullanmaktan kaçının, çünkü alıcıya gerekçenizi sorgulama veya kararınızı sorgulama fırsatı verir.
Alıcıya grup veya şirketle olan görev süresinden dolayı teşekkür ederiz. Ona, çalışmalarını takdir ettiğini ve gelecekte daha iyi dileklerini söyle.
"Saygılarımızla" harfini işaretleyin ve üç satır boşluğunu atlayın. Tam adınızı yazın. Mektubu şirket antetli kağıdına yazdırın ve sertifikalı postayla postalayın, böylece mektubu aldığını onaylayın.
