İşletmeler genellikle hayırsever bağışlar için talep alır ve çoğu işletmenin bu bağışlar için küçük bütçeleri vardır. Sessiz bir müzayedeye ev sahipliği yapıyorsanız, kuruluşunuzun neden işletmenin zamanına, emeğine ve harcadığınız paraya layık olduğu konusunda zorlayıcı bir dava açmalısınız. Grubunuzu ve önemini tam olarak açıklayan bir mektup bir başlangıçtır. İyi düşünülmüş bir mektup, bir işletmeyi etkinliğinize bağışta bulunmaya ikna etmenin anahtarıdır.
İşletme sahibine özel bir karşılama ile açın. "Sevgili Efendim" gibi genel selamlardan kaçınmak en iyisidir.
Kuruluşunuz adına yazdığınızı ve belirli bir etkinlik için sessiz müzayede maddeleri aradığınızı belirtin. Örneğin, "Kids Charity ile gönüllü olarak çalışıyorum ve 15 Ekim'de yıllık bağış toplama galamızda gerçekleşecek olan sessiz müzayedemiz için bir ürün veya hizmet bağışlamakla ilgilenip ilgilenmediğinizi sormak için yazıyorum."
Kuruluşunuz ve toplumdaki önemi hakkında kısa bir tartışma yapın. Hizmet verdiğiniz toplulukları ve kuruluşunuzun çalışmalarının bu topluluklara nasıl yardımcı olduğunu söyleyin.
Sessiz müzayedenin, topluma daha iyi hizmet vermek için yıllık bağış toplama çabalarınızın hayati bir parçası olduğunu konuşun. Etkinliği daha önce gerçekleştirdiyseniz, başarılardan bahsedin. Varsa, sessiz açık artırmanızı yaptığınız geçmiş destek için işletme sahibine teşekkür eden bir satır ekleyin.
Şirketin sunabileceği kadar cömert olacağı herhangi bir ürün veya hizmet için minnettar olduğunuzu yazın ve bu açıklamada şirkete adından bahsedin. İş sahibinin onayı kesilen bağışları alabileceğinizi de ekleyin.
Buna karşılık şirkete neler sunabileceğinizi konuşun. Örneğin, işi bir sponsor listesine dahil ederek ücretsiz reklam sözü verin. Yardım kuruluşunuz veya grubunuz için geçerliyse, bağışın vergiden düşülebilir olduğunu yazınız. İşe katılarak, işletmenin çok sayıda katılımcıdan topluluğa maruz kalmasını sağlayacağından söz edin. Etkinliğe, işletme sahibine de ücretsiz bilet sunun.
İş sahibine zaman ayırdığı için teşekkür ederek ve bağış için iletişim bilgilerinizi listeleyerek kapatın. İşletme sahibi ile de takip etmeye söz ver.
Resmi kuruluşun antetli kağıdına mektubu yazdırın.
