Dahili bir iş mektubu yazmak, izleyicinizi anlamanızı ve belirli bir hedefe odaklanmayı içerir. Konu ne olursa olsun, seyirci ve ses tonuyla ilgili düşünceler çatışma, karışıklık ve yanlış bilgi oluşmasından kaçınmak için çok önemlidir. Başarıyı sağlamak için, bir yapıyı takip edin, gerekli tüm detayları ekleyin ve iyice gözden geçirin. Nesnelliği korumak ve en etkili yazıyı üretmek için mektubun taslağı ile son gözden geçirme arasında zaman ayırmanıza yardımcı olabilir. Bu nedenle, dikkatli planlama ve zaman yönetimi, yazma sürecinin hem önemli unsurlarıdır.
Uygun bir Selamlama Yaratın
Mektubu uygun bir tonda açmak için uygun bir selamlama oluşturun. Mektubu açmak ve okuyucuya saygı ve empati göstermek için "Sevgili", "Selam" veya "Günaydın / öğleden sonra" seçeneğini kullanın. Örneğin: "Değerli Meslektaşlarım."
Bir giriş oluşturun. Giriş bölümünde, okuyucunun ne beklediğini anlaması için mektubun konusu hakkında bilgiler bulunmaktadır. Girişiniz şöyle görünebilir:
Birçoğunuz yeni otoparkımızın inşaatın ne zaman biteceğini merak ediyordunuz. İnşaatın Nisan ayının ilk haftasında tamamlanması planlandığı konusunda sizi bilgilendirmekten memnuniyet duyuyorum.
Etkili bir kurum paragrafı yazın ve okuyucunun ilgisini çekmek için görsel olarak düzenleyin.
Vücut paragrafı en fazla bilgiyi içerir, bu nedenle organizasyon özellikle önemlidir. Önemli bilgileri vurgulamak için madde işaretleri, koyu metin veya diğer teknikleri kullanın.
Mektubu bir iyi niyet sonu ile kapatın. Bu, okuyucuya zaman ayırdıkları için teşekkür ederek uygun bir ton oluşturulmasını içerir. Ayrıca, okuyucunun başka soruları olması durumunda gerekli bilgilerin dahil edilmesini de içerir. Örneğin:
Zaman ayırdığınız ve sabrınız için teşekkür ederiz. Başka sorunuz varsa, lütfen aşağıda listelenen e-posta adresinden iletişim yönetimi konusunda tereddüt etmeyin.
Mektubu yazdırın ve hatalar için düzeltin. Herhangi bir yazım hatası, noktalama hatası veya gramer hataları bulun. Garip kelimeleri veya pasif sesleri düzeltmek ve tekrar etmekten kaçınmak için sözlüğü ve eş anlamlılar sözlüğünü kullanın.
İpuçları
-
Dahili olarak yazarken, belgenizin şirketteki herhangi biri tarafından görülebileceğini ve okunabileceğini unutmayın. Bu nedenle bilgiyi dengeli, nesnel, erişilebilir ve cinsiyet açısından nötr tutun.
Uyarı
İş ortaklarınızı veya iş arkadaşlarınızı iyi tanıyor olsanız bile, yazılı olarak gayrı resmi veya konuşma amaçlı bir tondan kaçının. Uzun süreli bir belge üretmek, yazılı iletişimde önemlidir ve sıradan kelimeler ve ifadeler kolayca yanlış anlaşılır.
