“Dahili not” ifadesi, “dahili not” için kısadır. Dahili notlar, bilgi yaymak ve bir şirket, bölüm veya takımdaki kişilerin toplu taleplerini yapmak için kullanılır. Dahili notlar sorunlara dikkat çeker ve bir organizasyondaki sayısız diğer yararlı işlevler arasındaki sorunları çözerler.
İpuçları
-
Dahili bir not yazarken, basit tutunuz ve doğrudan konuya giriniz.
Neden Dahili Bir Not Yazmalısınız?
Dahili not, bir kuruluştaki birçok kişiye hızlı ve verimli bir şekilde ulaşmanın etkili bir yoludur. Bir notla kolayca aşağıdakileri yapabilirsiniz:
- Bir konuyu netleştirin veya analiz edin.
- Tavsiyelerde bulunmak.
- Hatırlatıcıları ayarla.
- Talimat ver.
- İletim materyalleri.
- Duyurular yapın.
- Raporlar yayınla.
- Katkıları isteyin.
- Onay talep et.
Etkili bir iç notun anahtarı basit tutmaktır. Mesajınız kısa ve net bir şekilde iletilen karmaşık bir biçimde verilmelidir. Dahili bir mutabakat örneği, şirket çapında kafeterya öğle yemeği anketi ve yeni, geliştirilmiş menünün sonuçlarını gönderiyor olabilir.
Dahili bir notu nasıl formatlarsınız?
Not şablonunuzu Word'de hızlı bir şekilde oluşturabilir veya çevrimiçi bir iç not örneği bulabilirsiniz. Bir iç memorandumun başlığı dört ana bileşene sahiptir. Bunlardan ilki, “TO” dan önce gelen faturanın alıcısı veya alıcısıdır. İkincisi, “FROM” dan önce gelen notun kaynağıdır. Öncelikli notun "SUBJECT" ile yazılması gerekir.
Alıcıların uygun unvanlarını ve isimlerini kullanmalısınız. Örneğin, eğer başkan Tom Maxwell ise, o zaman “Tom Maxwell, Başkan” olarak listelenmelidir. Eğer çok fazla isim varsa, kısalık adına “Tüm Personel” veya “Bölüm Başkanları” nı kullanabilirsiniz. Kendinizi faturanın kaynağı olarak da tanımlamalısınız. Adınız ve unvanınız “FROM” başlığını takip ediyor. Notun sonunda oturumu kapatmanıza gerek yok, ancak baş harflerinizi adınızın yanına bir kimlik doğrulama biçimi olarak ekleyebilirsiniz.
Notun konusu, içeriğinin açıklayıcı olması gerekir. “Politika” gibi genel terimleri kullanmak yerine, “1 Haziran 2018’te yürürlüğe giren yeni politika” gibi kısa bir cümle yazmalısınız.
Dahili bir notun mesajını nasıl yazıyorsunuz?
Word'deki bir not şablonu size biçimlendirme tavsiyesi verebilir, ancak size içerik konusunda öneride bulunmaz. Kural olarak her zaman özlü olun. Dahili faturanız, notun amacını ana hatlarıyla anlatan tek paragraflı bir giriş içermelidir. O zaman notu neyin tetiklediğini açıklamalısınız. Yalnızca alıcıların bilmeleri gerekenlere ve notu yanıtlamak için yapmaları gereken eylemlere odaklanın. Hala ne yazacağından emin değil misin? Aşağıdaki bu dahili not örneğini takip edin:
Tarih: 1 Aralık 2018
Gönderen: Maria Ruben
Kime: Çalışanlar
Re: Yeni Ocaklar 1 Ocak 2019
Bu notun amacı çalışanları spor salonunun saatlerinin değiştiği konusunda uyarmaktır. Çok sayıda çalışandan gelen taleplerin ardından, yeni geliştirme projesinde fazla mesai yapmak isteyenler için normal çalışma saatlerinin ötesinde saatler uzatma kararı aldık. Spor salonu şimdi sabah 6'dan akşam 11'e kadar açık olacak. Herhangi bir sorunuz veya yorumunuz varsa lütfen bana bildirin.
Maria Ruben
Kıdemli İK Müdürü
Notunuzu daima nazik bir notla sonlandırdığınızdan ve gerektiğinde yardım önerdiğinizden emin olun. Dahili notunuzu kısa bir özetle bitirin, temel noktaları yineleyin ve bir harekete geçirme ifadesiyle kapatın.
Memo iyi veya kötü haberler veriyor olsa da, her zaman kibar, doğru olmak, konuya açık olmak ve ihtiyacı olan çalışkan çalışanlara yardım sunmak en iyisidir. Biçimlendirme veya ifadeyle mücadele ediyorsanız, Word için bazı çevrimiçi not şablonlarına bakmayı deneyin ve oradan gidin.
