Ev sahipleri ofis personelini değiştirdiğinde, bu değişikliklerden kiracılara, özellikle de kiracılarla sık etkileşimde bulunan personele tavsiyelerde bulunmak yararlı olacaktır. Kiracılara personel ve diğer önemli değişiklikleri mektuba göre bildirmek kolaydır.
Değişiklikten etkilenecek olan kiracıların adlarının ve adreslerinin bir listesini toplayın. Örneğin, birden fazla yerde yer kiralarsanız ve bu nedenle birden fazla kiralama ofisi kullanıyorsanız, değişikliği yalnızca değişimin gerçekleştiği kiralama ofisi ile ilgilenen kiracılarla paylaşmanız gerekir. Yalnızca bir ofisiniz varsa, elbette kiracıları uyarın.
Şirket antetli kâğıdındaki mektubu "resmi" yapmak için hazırlayın ve dağıtılmakta olan çoğu mektubu beklediğiniz tarihe kadar tarihleyin. Her mektubu kişiselleştirmek için mailmerge teknolojisini kullanın veya her bir mektubu “Sevgili Kiracı” olarak ele alarak daha genel bir format kullanabilirsiniz.
Mektubun içeriği kısa ve iş gibi olmalı ve genellikle iki paragraf içeriği artı bir kapanma paragrafı almalıdır. Personel değişikliğini ilk paragrafta bildirin. Eğer yeni staffer, ayrılan çalışanın tüm görevlerini üstlenecekse, şunları söyleyerek, görevleri sıralayın: "Jennie Smith, 12 Mart'ta firmayı terk edecek ve yerine kiracı şikayetlerinden sorumlu olacak Mary Jones talepler, kira toplamak ve ilgili tüm soruları cevaplamak."
Öte yandan, daha önce ayrılan çalışan tarafından yerine getirilen görevler mevcut ve / veya yeni personel arasında dağıtılacaksa, ilk paragrafta o işi yapın; örneğin: "Jennie Smith, 12 Mart'ta firmadan ayrılacak ve bunun yerine kiracı şikayetleri ve bakım taleplerinden sorumlu olacak Mary Jones ile yer değiştirecek. Joe White, kira toplamak ve ilgili tüm soruları yanıtlamak sorumluluğunu üstlenecek."
İkinci paragrafta, tüm ilgili tarihleri içerir; birçok durumda, örneğin, bir staffer cuma günü ayrılır ve değiştirme ertesi gün raporda verilir. Diğer durumlarda, ayrılan çalışan yenisini eğitirken kısa süreli bir örtüşme süresi vardır. İkinci paragrafı, değişikliğin yapıldığı tarihten itibaren tüm ilgili soruların, yorumların ve sorunların onlardan yeni sorumlu olan kişilere yönlendirilmesi ve yeniden adlandırılması gerektiğini belirterek kapatın. Örneğin, "15 Mart'tan itibaren, lütfen Mary Jones'a şikayet ve bakım isteklerini iletin ve kirayla ilgili herhangi bir şey için Joe White ile iletişime geçin."
Son paragrafta, kiracılara endişeleri, yorumları veya soruları ile sizinle temas kurmaktan çekinmeleri gerektiğini söyleyin. “Saygılarımızla” harfini ve ardından adınızı girin.
İpuçları
-
Ev sahipleri veya çalışanları bu tür mektupları elden teslim edebilir veya postalayabilir; alternatif olarak kira gelirleriyle birlikte dağıtılabilirler.
Doldurma dürtüsüne karşı diren ve her şey açık olsa bile çok fazla bilgi ver. "Jennie Smith bir bebek sahibi olmak için ayrılıyor" veya "Jennie Smith evleniyor ve balayına gidiyor ve sonra eyaletten ayrılacak" ikisi de çok fazla bilgi vermenin örnekleri. Jennie'nin seçtiği bilgileri onunla paylaşmasına izin verin ve mektubunuzu iş için gerekli olanlarla sınırlandırın.
