Politika ve prosedürler el kitabı, bir kuruluşun kurallarını ve çalışması gereken belirli şekilleri ayrıntılarıyla anlatan yazılı bir belgedir. Bu, örgütün genel görünümünden gelen postanın nasıl işlendiğinin ayrıntılarına kadar her şeyi kapsar. Bir politika ve prosedür el kitabı için birkaç temel fikir, el kitabını çalışanlar için daha kullanışlı hale getirecektir.
Departmanlardan geri bildirim alın
Bir kuruluş için resmi bir el kitabı yazmadan önce, tüm farklı bölümlerden politikaları ve prosedürleri hakkında geri bildirim almalısınız. Resmi bir politika ve prosedür el kitabı olmasa bile, departmanlar muhtemelen kendi gayrı resmi politikalarına, notlarına ve dağınık kılavuzlarına sahiptir. Politika ve prosedürler kılavuzu, yeni bir işletme veya kuruluş için yazılmadığı sürece, bölümün nasıl çalıştığını dikkate almalıdır. Tamamen yeni politika ve prosedürlerin tanıtılması, öğrenme eğrisi nedeniyle yapımları potansiyel olarak yavaşlatabilir. Bunun yerine, politika ve prosedür el kitabını karışıklıktan kaçınmak için tüm gayri resmi politika ve prosedürleri tek bir yerde birleştirebileceğiniz bir yer olarak düşünün.
Ancak, bu kesin bir kural değildir. Politika ve prosedür el kitabı yazmanın faydalarından biri, size bir kuruluşun çalışmalarının etkinliğini gözden geçirme şansı vermesidir. El kitabını yazarken, şu anda birlikte çalıştıkları politika ve prosedürlerden herhangi birinin hantal, zor veya tutarsız olup olmadığını görmek için farklı bölümlerdeki yöneticilerle ve çalışanlarla konuşun. Öyleyse, el kitabını tamamlamadan önce daha verimli çalışma yöntemlerini tartışmak için bir toplantı yapmak isteyebilirsiniz.
Politika ve prosedür arasında ayrım yapmak
Politikalar, neyin yapılabileceğini veya yapılamayacağını tanımlayan genel kuralları içerir ve bu felsefe ile özele kadar değişir. Örneğin, bir politika “biz çevre dostu olabiliriz” veya “tüm kabul taleplerini Kabul Bakanlığına iletin” olabilir. Prosedürler, bir politika uygulamak için adım adım süreçleri açıklar. Bir politika ve prosedür el kitabı oluştururken, politika başlıklarını ve her politika alt başlığının veya listelerinin prosedürlerini yaparak bu ikisi arasında ayrım yapın. Bu, kılavuzun bir politikanın nasıl yürütülmesi gerektiğine dair spesifik bilgi bulmak isteyen çalışanlar tarafından hızlı bir şekilde dolaşılmasını sağlayacaktır.
Açık ve net olun
Bir politika ve prosedür el kitabı yazarken, herhangi bir jargonu, karmaşık cümleleri ve belirsiz talimatları kesmek için çalışmalarınızı sık sık gözden geçirmeniz gerekebilir. Cümleleri 15 kelimeye veya daha azına tutmaya çalış. Birden fazla şekilde yorumlanabilecek çalıştırma veya cümlelerden kaçının. “Tüm faturaları işleme al ve yöneticiye form gönder” gibi talimatlar vermek yerine, faturaların işlenme prosedürlerini açıklayın ve yöneticiye gönderilecek belirli formun adını belirtin.
Bir veya daha fazla çalışanın, anlamada güçlük çeken parçaları kontrol etmek için politika ve prosedürler kılavuzunu incelemesini isteyebilirsiniz.
Düzenli olarak inceleyin ve güncelleyin
Bir politika ve prosedür el kitabı canlı bir belgedir. Yararlı olması için, gerekirse düzenli olarak gözden geçirin ve güncelleyin. Politika ve prosedürler kılavuzunda herhangi bir değişiklik yapılması gerekip gerekmediğini görmek için yılda bir kez bir toplantı yapın. Bu, daha fazla bilgi eklemek veya farklı bölümleri renk kodlamak gibi, el kitabını daha kullanışlı kılmak için yeni iş yapmanın, zor veya kafa karıştırıcı paragrafların ve beyin fırtınasının yollarını içerir.
Politikaya kişilerin adları, kişilerin telefon numaraları ve web sitesi URL'leri gibi zamana duyarlı bilgileri koymaktan kaçının. Kılavuzdaki belirli kişilere veya başlıklara atıf yapmak yerine, bölüm adlarına bakın. Bu, politika ve prosedür kılavuzunun daha uzun süre alakalı kalmasını sağlamaya yardımcı olacaktır.
