Çevrimiçi bir politika ve prosedür el kitabına sahip olmak, çalışanların politikaları ve prosedürleri herhangi bir zamanda, en son güncellemelerden endişe etmeden görmelerini sağlar. Compay, farklı bölümler için gerektiğinde birkaç kağıt kopya basılmasını önler. İlk adım, politika ve prosedür el kitabını yazmak, bir sonraki adım ise bir üyenin doküman yüklemesini ve başkalarıyla paylaşmasını sağlayan web tabanlı bir arayüz olan Google Dokümanlar ile ücretsiz bir hesap oluşturmaktır. Ardından dokümanı yükleyin ve dokümanı görebilecek kişilerin izin seviyelerini ayarlayın.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
PC'de yüklü kelime işlem yazılımı
-
internet bağlantısı
-
E
Kelime işlem yazılım uygulamanızda yeni bir belge açın. Politika ve prosedür kılavuzuna hangi içeriklerin dahil edilmesi gerektiğini kısaca özetleyin. El kitabını bölümlere ve ardından her bölümdeki görevlere göre ayırabilirsiniz. Her bölümden sorumlu kilit personel için iletişim bilgilerini eklediğinizden emin olun. Belgeyi biçimlendirin ve düzeltin. Çalışmanı kaydet.
İnternete giriş yapın ve google.docs.com adresini ziyaret edin. Harf ve rakam içeren bir parola ile belirlenmiş bir iş e-posta adresini kullanarak bir hesap oluşturun. Yeni hesabınızla ilgili bilgiler içeren Google'dan gelen onay e-postası için e-postanızı kontrol edin ve hesap işlemini tamamlamak için e-postadaki onay bağlantısını tıklayın.
Yeni oluşturulan hesabınıza tekrar giriş yapın. Soldaki menü seçeneklerinin yanındaki “Belge yükle” ye tıklayın. İçinde iki bölüm olan yeni bir pencere açılacaktır. Soldaki çubuk, nasıl kurulduğuna bağlı olarak masaüstünüzü veya sabit diskinizdeki dosyaları gösterir. Politika ve prosedür kılavuzunu kaydettiğiniz yere gitmek için pencerenin üstündeki ok simgelerini kullanın. “Dosya adı” kutusunda görünmesini sağlamak için politika ve prosedür kılavuz dosyasına tıklayın. “Aç” ı tıklayın. Google dokümanlar, yükleme tamamlandığında size bir durum çubuğu gösterecektir.
“Belgeleri yönetmeye geri dön” düğmesine tıklayın. Yeni yüklenen Politika ve Prosedür Kılavuzunun yanındaki boş onay kutusunu tıklayın.
El kitabının üstündeki araç çubuğundaki “Belgeyi paylaş” üzerine tıklayın. Bu, belgeyi görüntüleme veya düzenleme iznine sahip olmak istediğiniz kişilerin e-posta adreslerini girebileceğiniz başka bir küçük kutu açar. Süpervizörünüz size farklı olarak söylemediği sürece, şu anda “Görünüm” ü seçin. “Davet et” i tıkladığınızda, listeleydiklerinize, görüntüleyebilecekleri yeni bir belge olduğunu bildiren yeni bir e-posta gönderir. Artık eksiksiz bir çevrimiçi politika ve prosedür kılavuzunuz var.
İpuçları
-
Ayarları izin ve bildirim düzeyleriyle oynayarak özelleştirebilirsiniz. İsterseniz, Google Dokümanlar, dokümanda her değişiklik yapıldığında davet ettiğiniz kişileri bilgilendirebilir. Bu, iş arkadaşlarınızın görmeye hazır, güncellenmiş bir sürümü olduğunu bilmelerini sağlar. Alternatif olarak, Google Dokümanlar ayrıca, belgenizi kalıcı bir web bağlantısı olarak paylaşmak için ana sayfadan bir bağlantı sağlar; bu, daha fazla sayıda kişiye dağıtılmasını kolaylaştırabilir ve izin düzeylerini günlük olarak güncellemeniz gerekmeyebilir.
Uyarı
Google Dokümanlar şifresini, hesapta değişiklik yapmak için erişmek istemediğiniz kimseyle paylaşmayın.
