Belirli bir ürün veya hizmetten memnun değilsiniz. Arkadaşlarına ve akrabalarına şikayet etmek yerine harekete geçin ve bir şikayet mektubu yazın. Şikayetinizin kalıcı bir kaydı olarak hizmet etmenin yanı sıra, iyi yazılmış bir şikayet mektubu, sizin ve diğer müşterilerin gelecekte bu sorunları yaşamamasını sağlamak için ürün veya hizmetten sorumlu şirketi motive edebilir. Olumlu sonuçlar alan iyi biçimlendirilmiş bir iş mektubu oluşturun.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Bir şikayet mektubu yazmak için aşağıdakilere ihtiyacınız olacaktır:
-
Faturalar ve makbuzlar
-
Yüksek kaliteli bond kağıt
Mektubunuzu, Amerika Birleşik Devletleri'ndeki çoğu işletme tarafından tercih edilen tam blok biçimini kullanarak oluşturun. Mektubun tüm kısımlarını sola yaslayın. Selamlamadan sonra bir kolon veya virgül ve ücretsiz kapanıştan sonra virgül ekleyebilirsiniz. Alternatif olarak, noktalama işaretlerini bırakabilirsiniz.
Antetli kağıdın veya başlığın altındaki 6 ila 10 satıra başlar. Amerikan formatını kullanın, örneğin, 15 Ocak 2011.
Tarih ile iç adres arasında dört ila altı satır bırakın. İlgili kişinin adını ve işletme unvanını ekleyin. Şirket santraline telefon edin ve uygun yöneticinin adını ve unvanını sorun. Adının doğru yazılışını onaylayın. Bir adı tanımlayamıyorsanız, "Müşteri Hizmetleri Yöneticisi" gibi uygun bir başlık kullanın.
İki boş satır bırakın ve selamlamaya girin. "Sayın Bay veya Bayan" veya "Kime Endişeli" seçeneğini kullanmayın. Alıcının soyadını uygun kişisel unvan ile kullanın. Cinsiyet konusunda emin değilseniz, "Sevgili Chris Smith" kullanın.
İki boşluk bırakın ve mektubun gövdesine başlayın. Mektup için aralarında çift boşluk bırakarak en az üç paragraf kullanın. Mektubunuzu oluştururken, şirketten aldığınız faturalara veya diğer belgelere bakın. Tüm ürün adlarının, fiyatların ve diğer detayların doğru olduğundan emin olun.
Olumlu bir notla başla. Markaya veya şirkete olan bağlılığınızı belirtmek için ilk paragrafı kullanın. Örneğin, "Mağazanızda mobilya alışverişi yapmaktan her zaman keyif aldım. Mağazadaki dekoratörünüzden aldığım harika tavsiyeyi takdir ediyorum ve tüm satın alımlarımda kendimi çok rahat hissediyorum."
Şikayetinizi işleme koymak için okuyucunun bilmesi gereken tüm ayrıntıları eklemek için ikinci paragrafı kullanın. Örneğin, "25 Şubat 2011 tarihinde, çevrimiçi kataloğunuzdan bir nevresim örtüsü siparişi verdim (Sipariş No. 5768, mavi çiçek baskısı, kraliçe boyutu). İki hafta sonra nevresim kılıfını aldım. İki makinede yıkandıktan sonra oyalanan metalik koku. Kapalı nakliye siparişinin bir kopyasıdır. " Makbuzların orijinal belgelerini veya diğer belgeleri göndermeyin.
Beklentilerinizi üçüncü paragrafta belirtin. Örneğin, "Ütünün buhar özelliği doğru çalışmadığından, demirin iadesi için ödediğim 52.38 $ 'lık tam ve anında geri ödeme bekliyorum. Cevabınız için 4 hafta bekleyeceğim. Sizden, Better Business Bureau ile temasa geçeceğim."
İki boş satır bırakın ve "Gerçekten sizin" veya "Saygılarımızla" gibi uygun bir ücretsiz kapanış girin. İmzanız için dört ila altı boş satır bırakın. Doğrudan altında, daktilo imzanızı girin.
İki boşluk bırakın ve Muhafazalara girin.
İpuçları
-
Yüksek kaliteli bond kağıt kullanın. Adınızı, adresinizi, telefon numaranızı ve e-posta adresinizi içeren bir başlık oluşturun. Kısa paragraflar yazın ve mektubun uzunluğunu bir sayfada tutun. Mektubun dikey yerleşimini kontrol etmek için kelime işlem programınızın Baskı Önizleme özelliğini kullanın. Gerekirse aralığı ayarlayın. Mektubunuzu düzeltmek için güvenilir bir arkadaşınıza veya akrabanıza sorun. Yazım denetimi, noktalama işaretleri ve dilbilgisi hatalarına ek olarak, arkadaşınız veya akrabanız da harfin tonunun uygun olduğundan emin olmalıdır.
