Muhasebe, finansal aktivitenin belgelenmesi ve sayılardan öğrenmenin bir yolu olarak işletmeler için önemlidir. İşletmenizin vergi formlarındaki geliri bildirmek ve banka hesaplarınızdan içeri ve dışarı akan fonları takip etmek için temel muhasebeye ihtiyacı vardır. Ancak muhasebe bilgileri, şirketinizi daha kârlı hale getirmeye yardımcı olabilecek trendleri ve fırsatları gösteren operasyonlara ilişkin değerli bilgiler sağlar. Vergi raporlama ajansları, kitapları gelir ve giderlerinizi izleyen minimum düzeyde tutmanızı gerektirir. Ancak, itirazınız ve ilginiz varsa, muhasebe işlemlerinizi tamamen farklı bir düzeye çıkarabilir ve daha akıllı ve daha finansal olarak uygulanabilir bir işletme oluşturmak için kullanabilirsiniz.
Muhasebe İşletmelerinin İhtiyacı Olan Türler
İzleme gelir ve giderleri: İşletmenizin hem brüt gelire hem de net gelire dayalı vergi formlarını doldurması gerekir. Devlet ve yerel tüketim vergileri gelir yüzdesi olarak hesaplanır. Şehir, eyalet ve federal gelir vergileri, mahsup edilen gelirlerden brüt gelirden düşüldükten sonra net kârınıza dayanır. Bu tutarları doğru bir şekilde hesaplamak için, işletmenizin brüt makbuzları gelir numaralarının temeli olarak izlemesi ve taksitli olması ve tüm harcamaları iş kesintileri için temel olarak eklemesi gerekir. Brüt geliri rapor ederken, kazançlarınızı toptan ve perakende gibi kategorilere ayırmanız gerekir. Gelir vergileri için net kar hesaplanırken, harcamaları malzeme, bordro, kira, kamu hizmetleri ve oto harcamaları gibi kategorilere ayırmanız gerekir.
Bordro muhasebesi: Her bir çalışana ücret veya maaş ve çalışma saatlerine göre ne kadar ödeme yapılacağını hesaplamanın yanı sıra, işletmenizin, çalışanlarınızın ödediği Sosyal Güvenlik, Medicare ve gelir vergilerini ve Sosyal Güvenlik ve Medicare için işveren katkılarını da ödemesi gerekir. Ayrıca, çalışanlarınızın ne kadar çalıştığına ve ne kadar kazandıklarına bağlı olarak, işsizlik sigortası ve sınai sigortayı da devletinizin fonlarına ödemek zorunda kalacaksınız. İşletmeniz bu sayıları takip etmek ve tüm bordro vergilerini ödemek ve gerektiğinde tüm bordro vergisi raporlarını dosyalamak için kapsamlı ve güncel bir bordro muhasebe sistemine ihtiyaç duyacaktır.
Nakit akışı muhasebesi: Muhasebe sisteminizde ayrıca mevcudiyeti ve nakit ihtiyacını izlemek için araçlar da bulunmalıdır. Nakit temelli bir muhasebe sistemi kullanıyorsanız, haftalık ve aylık rakamlarınız size ne kadar girip çıkıyorsunuz hakkında oldukça iyi bir fikir verecektir. Tahakkuk esaslı muhasebe sistemini kullanıyorsanız, bir satışı fiilen ödenmeden önce gelir olarak kaydedebilirsiniz, bu nedenle nakit mevcudiyetini izlemek için başka bir yol gerekir. Nakit veya tahakkuk sistemi kullanıyor olsanız da, nakit akışınız, kredileri geri ödüyorsanız veya satın almış olduğunuz ekipmanı amorti ediyorsanız, rapor edilen geliriniz ve harcamalarınızla doğrudan ilişkili olmayabilir.
Bilançolar: Bilanço, belirli bir anda finansal resminizin anlık görüntüsüdür. Neye sahip olduğunuz ve borcunuz hakkında bilgiler içerir. Varlıklar listeniz bankadaki nakit parayı, satın aldığınız ekipmanı, eksi amorti edilen tutarı ve alacak hesaplarınızı veya daha önce yapmış olduğunuz satışlar için size borçlu olanları içerecektir. Bilançonuzdaki borçların listesi, krediler ve kredi kartlarından kaynaklanan bakiyeleri ve ödenecek hesaplar ve ödenmemiş faturalar gibi tahakkuk eden kısa vadeli borçları içerecektir. Yükümlülüklerinizi varlıklarınızdan çekerek, bilançonuz şirketinizin bugünkü net değerini gösterir. Zaman içinde bilanço oluşturduğunuzda, kazancınızın ve harcamalarınızın nasıl oynandığını ve servet veya borç yarattığını görebilirsiniz.Bilançoda ayrıca net değerinizin ne kadarının likit olduğunu ve halihazırda mevcut nakit sağlamayan varlıklara ne kadar bağlı olduğunu da gösterir.
Operasyonel raporlar: İşletmenizin vergi kurumları ve borç verenler tarafından doldurması gereken muhasebe raporlarına ek olarak, hattınızın ürettiği ürünün dolar değerinden bir saat içinde, satışlarınızdaki satış rakamlarına kadar her şeyi izleyen özelleştirilmiş raporlar oluşturabilirsiniz personel. Bu sayılar stratejik kararlar almak için kritik öneme sahiptir. İşletmenizin hangi yönlerinin en fazla kar sağladığını ve beslenmeye değer olduğunu tanımlamanıza yardımcı olabilirler. Ayrıca, çok uzun süren ve çok fazla maliyetli olan üretim unsurları gibi düzeltilebilecek zorluklara dikkatinizi çekebilirler.
İşletmeler Muhasebe Nasıl Yapabilir?
İşletmeniz, muhasebe işlemlerinizi şirket içinde yapabilir veya sürece yardımcı olması için dışarıdan bir uzmanı işe alabilir. Birçok şirket bu iki yaklaşımın bir melezini kullanır, iç personelin temel defter tutma gibi bazı görevleri yerine getirmesini ve ardından yıllık vergileri tamamlamak için bir dış muhasebeci ile sözleşme yapmasını sağlar.
Şirket içi muhasebe, işinizi derinlemesine tanıyan birisine sahip olmanın, kazancınızı ve harcamalarınızı kaydetmenin avantajını sunar. İşletmenizle derinden ilgilenen bir muhasebeci, satılan malların maliyetine dahil olan materyaller veya perde arkası organizasyon için ihtiyaç duyduğunuz sarf malzemelerine dahil olup olmadıklarını belirleyerek makbuzlardaki öğeleri tanımlayabilir ve kategorilere ayırabilir. Bununla birlikte, şirket içi bir muhasebeci, bir yabancının karışıma getirebileceği mesleki uzmanlığa sahip olmayabilir. Bu bilgi, başlangıçtaki defter tutma kurulumunuz gibi sistemler oluşturmak için ve ayrıca yasal olarak düşülemeyen harcamalar gibi nüansları yakalamak için kullanışlıdır.
Dışarıdan bir muhasebeci şirketinizin muhasebe süreçlerine tecrübe ve bakış açısı getirebilir. Bir profesyonel olarak, bu muhasebeci çeşitli işletmelerin kitaplarını görmüş olabilir ve size sistemlerinizi nasıl güncelleyebileceğinizi gösterebilir, böylece ihtiyacınız olan bilgileri sağlarlar ve bankacılar ve vergi denetçileri gibi diğer profesyoneller tarafından anlaşılabilir. Ancak, bir yabancı, işinizin nasıl yürüdüğünü ve hangi bilgileri en yararlı bulabileceğinizi anlamada, içeriden biri kadar iyi bir iş çıkarmayabilir. Örneğin, muhasebeciniz muhtemelen bir tüccar bakış açısıyla taşıdığınız envanter türlerini anlamayacaktır. Bununla birlikte, farklı kategorilerdeki malların nasıl hareket ettiği hakkındaki bilgiler satın alma işleminizde ince ayar yapmak için çok önemli olabilir.
İşletmeler için Muhasebe Yazılım Türleri
Online Muhasebe Yazılımı: Çevrimiçi muhasebe programları, muhasebe sisteminizi banka hesaplarınızla senkronize etme avantajını sunar. Bu yaklaşım, işlemlerinizi basitçe banka yayınlarınızda bulup ardından sağ düğmelere tıklayarak girmenizi kolaylaştırır. Bu özellik, kağıt makbuzlarla başlayıp kaybettiğinizde yapabileceğiniz gibi, harcamalarınızı kaçırma olasılığınızı azaltır. Çevrimiçi muhasebe yazılımını kullanmak, muhasebe programınıza kendi masaüstünüzü kullanmak yerine herhangi bir bilgisayardan erişmenizi sağlar. Bununla birlikte, çevrimiçi muhasebe programları, her bir işlemi işlemek için masaüstü sürümlerinden daha uzun sürer ve bu kez onlarca giriş yaptığınızda ekler. Ayrıca, makbuzları banka yayınlarıyla eşleştirme uygulaması yavaş ve zahmetli olabilir ve tek bir satın alma, malzeme ve sarf malzemeleri gibi birden fazla kategorideki kalemleri içeriyorsa, bu adım gereklidir. QuickBooks en popüler ve en yüksek puan alan çevrimiçi muhasebe yazılımıdır. Xero, Mac kullanıcıları için büyük önem taşıyor ve Zoho, özellikle çok küçük işletmeler için iyi çalışıyor.
Masaüstü Muhasebe Yazılımı: Her ne kadar çevrimiçi muhasebe programları popülaritesinin artmasına rağmen, masaüstü versiyonları birçok kullanıcı için hala avantajlar sunuyor. Bir kerelik bir satın alma ile bir masaüstü muhasebe programı satın alabilirsiniz, çevrimiçi programlar ise devam eden aylık bir ücret alır. Bir masaüstü programı kullandığınızda, tüm bilgileriniz güvenlik sorunlarına ve yaygın sistem arızalarına karşı savunmasız olduğu buluta yerleştirilmek yerine kolayca kendi bilgisayarınızda bulunur. Masaüstü muhasebe sistemleri bulut tabanlı sistemlerden çok daha basit olma eğilimindedir, bu da hataları ve tutarsızlıkları bulmayı ve tanımlamayı kolaylaştırır. Göreceli basitlikleri nedeniyle, masaüstü sistemlerinizin şirketinizin bireysel gereksinimlerine adapte edilmesi de daha kolaydır.
Özel ve Manuel Muhasebe Sistemleri
İşletmeniz küçükse ve ihtiyaçlarınız basitse, aslında muhasebe yazılımına ihtiyacınız yoktur. Sınıflandırılmış harcamalar ve devam eden kazançlar gibi bilmeniz gereken değişkenleri izlemenize ve eklemenize yardımcı olan Excel veya Google Sayfaları ile elektronik tablolar tasarlayabilirsiniz. Bu programlar, işletmeniz için ne kadar anlamlı olursa olsun bilgilerinizi tutmanıza ve düzenlemenize yardımcı olur ve ev yapımı elektronik tablolar, vergi ödemeniz ve işlemlerinizi anlamanız için bilmeniz gereken her şeyi size bildirdikleri sürece, tamamen meşru muhasebe sistemleri oluşturur. Örneğin, üretim gibi belirli görevlere harcanan saatleri kaydeden bir bordro sistemi kurabilirsiniz. Ardından, üretim rakamlarına göre üretilen bir ürünün ortalama dolar değerini hesaplamak için bu rakamları kullanabilir ve bu rakamın haftaya göre nasıl değiştiğini izleyebilirsiniz.
Ancak işletme muhasebesi yapmak için bir bilgisayara bile ihtiyacınız yok. İş sahiplerinin yüzyıllarca yaptığı gibi, el yazısı defterleri tutmak için tamamen meşru. Ofis malzemeleri mağazaları uygun boyutta sütunlara sahip muhasebe kitapları satar ve bunları gelirleri ve harcamaları listelemek ve sınıflandırmak için kullanabilirsiniz. Manuel bir muhasebe sistemiyle, tüm rakamları elle eklemelisiniz, bu da muhasebe için harcadığınız zamanı önemli ölçüde artırır. Bununla birlikte, manuel muhasebe sistemleri, bilgisayar arızası türlerine ve bilgisayarlı sistemlerle karşılaştığınız kayıp veri risklerine karşı savunmasız değildir. Doğru, eviniz yanabilir ve defterinizi kaybedebilirsiniz, ancak donanım arızaları ev yangınlarından çok daha yaygındır.
Tek Girişli ve Çift Girişli Muhasebe
İşletmeniz küçük ve nispeten basitse, tek ve çift girişli defter tutma arasında seçim yapabilirsiniz. Tek girişli bir sistem basitçe harcadığınız ve kazandıklarınızı izler ve bu toplamları kullanır. El yazısı bir defter kullanıyorsanız veya kendi e-tablolarınızı oluşturduysanız, büyük olasılıkla tek girişli muhasebe kullanıyorsunuzdur. Çift girişli bir sistem, muhasebe bilgilerinizi banka hesaplarınızla ve bilançonuzla alakalı diğer bilgilerle senkronize eder. Şirketinizin gelir elde ettiğini her not ettiğinizde, bu paranın işletmenizde, örneğin belirli bir banka hesabında olduğu gibi nerede göründüğünü gösteren ilgili bir giriş yapacaksınız (veya muhasebe yazılımınız). Benzer şekilde, bir harcama için her ödeme yaptığınızda, çift girişli bir sistem, şirketinizin parayı nasıl harcadığını gösterir. İki girişli bir muhasebe sistemine sahip olmanızın yasal bir zorunluluğu yoktur, ancak tek girişli defterler tutarsanız, muhasebe sisteminizi mevcut varlıklarınızla karşılaştırmak ve birleştirmek için bir yol geliştirmelisiniz.
Doğru Muhasebe Sistemini Seçmek
Her iş için uygun bir muhasebe sistemi yoktur. Şirketinizin kitaplarını nasıl ayarlayacağınızı seçerken, en çok hangi tür bilgiye ihtiyaç duyduğunuzu ve bu kaynaklara ulaşmak için hangi kaynakları harcadığınızı düşünün. Rakamlarla çalışmaktan nefret ediyorsanız ve size zorlukla geliyorlarsa, dışarıdan bir profesyonel işe alın ancak yine de aldığınız raporları anlayabildiğiniz kadar çok şey öğrenmeye çalışın. Zamanınız ve ilginiz varsa, kendi muhasebenizi mümkün olduğunca yapın. Derlediğiniz bilgiler alakalı ve anlamlı olacaktır ve işletmenizin nasıl başarılı olabileceği konusunda değerli bilgiler edineceksiniz.
