Bir işletme işleten herkes, çalışanların işi yapmak için doğru adımları atmasını sağlama zorluğuyla karşı karşıya kaldı. Bu, özellikle ürün üreten veya hizmet sunan şirketler, düzenlemeleri uygulamak zorunda olan devlet kurumları ve hastaların sağlığına sahip olan hastaneler gibi kuruluşlar için geçerlidir. Bu kaygılar, çalışanların doğru adımları izlemelerini sağlamaya nasıl devam ediyor? Her bir çalışanın genel performansı iyileştirmedeki rolünü belirten kalite prosedürleri yazarlar.
İç ve dış kalite arasındaki farkı anlayarak başlayın. İç kalite, bir şirketin yönetim ve çalışan performansını iyileştirme gibi kendi iç operasyonlarını iyileştirme girişimlerini ifade eder. Dış kalite, bir şirketin müşteri memnuniyetini yüksek seviyelerde tutma çabalarını ifade eder.
İç kaliteyi iyileştirmek için yazma prosedürlerine odaklanın. Şirketteki herkesin - destek personelinden üst düzey yöneticilere - katılmaları gerektiğini vurgulayın. Bununla birlikte, çalışanların yeni prosedürlere verdikleri yanıtlara gerçekten ilgi gösterirseniz, moral seviyesinin yükselmesiyle sonuçlanan çalışan bağlılığına ilham verme ihtimalinizin yüksek olduğunu unutmayın.
Üreticiler ve servis sağlayıcılar tarafından kullanılmak üzere kalite standardı el kitapları yayınlayan Uluslararası Standardizasyon Örgütü'nden (ISO) tavsiye alın. Genel halk için ISO standartlarını yorumlayan Praxiom Research Group Limited'e göre, ISO 9004, şirketlerin “gelişmeyi destekleyen sosyo-kültürel bir ortam yarattığını” ileri sürüyor. Kurumsal bilgileri çalışanlarla paylaşın ve denetçiler çalışanların doğru örneği belirleyerek daha iyi çalışmaya teşvik edebileceğini söyledi.
Kalite sürecindeki gelişmeyi ölçmek için bir sistem geliştirin. Bir kez daha, ISO 9004, şirketlerin, toplam kalite yönetim sisteminin ana bileşenleri olan müşteri memnuniyetini ve çalışanların mesleki gelişimlerini nasıl ölçeceklerini öğrenmelerini önerir.
Kalite prosedürleri yazmak isteyen şirketlere, iyi üretim uygulamalarında bir dünya lideri olan GMP'nin önerilerini düşünün. GMP, yöneticilerin her işi kendi için prosedürler yazmadan önce anlamalarını önerir. Çalışanların kendi işlerini yaparken dikkat etmeleri gereken temel adımları listelemeleri gerekir.
Kalite prosedürünü günlük dilde yazın. GMP'ye göre, “Kısa ve basit cümleler kullanarak prosedürün okunabilirliğini artırabilirsiniz.”
Prosedürleri nasıl paketleyeceğinizi, çalışanların onlara dikkat etmesini sağlayın. Örneğin, GMP göz alıcı sayfalar, içerik tabloları, indeksler ve çekici görseller tasarlamak için ek adımlar atmanızı önerir.
Resimlerinizi kalite prosedür kılavuzlarınızda veya talimatlarınızda kullanın. Resimler yalnızca talimatlarınızın anlaşılmasını kolaylaştırmakla kalmaz, aynı zamanda önemli noktaları vurgulamak veya çalışanların ilgisini çekmek için kullanılabilir.
