Belgelendirme herhangi bir sistem uygulaması için önemlidir ve bir muhasebe sistemi istisna değildir. Belgeleme genellikle yazılı olarak veya çevrimiçi ortamda, başkalarına niçin belirli bir karar verildiğinin açıklamalarıyla yapılır. Belgelendirme genellikle firma içinde standarttır ve her yeni sistem uygulandığında aynı şekilde yapılır, bu sayede herhangi bir konunun okunmasını ve araştırılmasını kolaylaştırır.
Sorun giderme
Bir muhasebe sistemi dokümantasyonunun önemi, bir şeyler ters gittiğinde ve insanların nasıl düzelteceğini çözmeleri gerektiğinde açıkça görülebilir. Örneğin: Borç hesapları sistemi, belirli satıcılara tuhaf bir vergi ekliyor. Bu sorunun nedenini bulmanın en kolay yolu, sistemin nasıl kurulduğunu ve neden olduğunu gösteren dokümanları gözden geçirmektir. Bir sistem ilk kez kullanıldığında ve insanlar beklenmeyen sorunlar bulduğunda bu çok önemlidir. Belki bir rapor var olmayan bilgileri soruyordur. Belgelere bakmak, bu bilgilerin sistemde nerede kurulduğunu göstererek sorunu gidermeye yardımcı olacaktır.
kararlar
Bir muhasebe sisteminin belgelendirilmesi, bir sistem uygulanırken kararları vermelidir. Birçok sistem esnekliğe izin verir ve esnekliğin yanı sıra kararlar verir. Örneğin, dokümantasyon, bir hesabın kaç rakamının olması gerektiğine kimin karar verdiğini ve bu kararın neden verildiğinin nedenlerini gösterir. Bir firma büyük değişiklikler geçirdiğinde ve yeni yönetim artık insanlar tarafından alınmayan kararları anlamak istediğinde bu oldukça önemlidir. Belki bu kararlar akıllıca olmuştur; belki değil. Ancak en azından firma için verilen bazı kararlar var.
değişiklikler
Bir sistemin yeni bir sürümle veya yeni bir modülle güncellenmesi gerektiğinde, uygun belgelere sahip olmak bu işlemin daha hızlı ilerlemesinde yardımcı olabilir. Bir muhasebe programı bir şirket için özel olarak tasarlandıysa, bu çok önemlidir. Diğer yazılımlarla uyumluluk ve programda yapılması gereken değişiklikler dikkate alındığında, teknik detaylar çok önemlidir. Örneğin, sabit bir varlık modülüne ihtiyacınız olabilir ve bu modülün bilgileri genel muhasebe defterine aktarmasını istersiniz. Dokümantasyon, bunu yapıp yapamayacağınız ve yapmaları gerekenler hakkında size ipuçları vermelidir. Genellikle, bilgi teknolojisi (BT) millet, teknik bilgiler için belgeler kullanır.
Biçim
Muhasebe sistemleri için iyi belgeler genellikle akış çizelgeleri ve metnin bir birleşimidir. Çoğu zaman, bir veri şeması bir sistemin metinden daha iyi nasıl geliştirildiğini ve uygulandığını gösterir. Bunları anlamak biraz karmaşık olabilir, bu nedenle belgelerinizin bir efsaneye sahip olduğundan emin olun, böylece kavramları takip edebilirsiniz.
Belgelendirme için diğer biçimler, belirli soruların sorulduğu ve cevapların belgelendiği bir anket şeklindedir. Cevaplara dayanarak, raporlar ve diğer muhasebe sistemi sorunları çözülür. Çoğu zaman belgelerin hem akış çizelgeleri hem de anketleri vardır.
hususlar
Birçok firma, başkaları yerine neden ve neden belirli bir muhasebe sisteminin seçildiğini belgelemektedir. Bu, karar vericilerin hiçbiri sorular için olmasa bile, kullanıcılara düşüncenin ne olduğu hakkında gerçekten iyi bir fikir verebilir. Bir sistem uygulaması pahalı olabileceğinden, karar sürecini belgelemek için genellikle toplantı tutanakları mevcuttur. Belki bir satıcı tarafından diğerinden daha çekici olan ücretsiz eğitim verildi. Bu nedenle, bir sistem uygulaması devam etmeden önce bile, belgeler de mevcut olmalıdır.
