Etkili iletişim sistemleri, başarılı bir işletmenin ayrılmaz bir parçasıdır. Rekabetçi ve üretken kalabilmek için, bir şirket kendi çalışanları, müşterileri, satıcıları ve diğer profesyonellerle iletişim kurmak ve iletişim kurmak için düzenli ve etkili bir yaklaşım geliştirmelidir. Neyse ki, iş iletişimi zamanla gelişti ve basit ve denenmiş ve doğru olandan teknolojik olarak sofistike olana kadar çok çeşitli iş mesajlarını içeriyor.
İş Telefonu Mesajları
İşletmenizde birden fazla kişi varsa, sonunda gelen telefon mesajlarını kaydetmenin ve dağıtmanın en iyi yoluna karar vermeniz gerekir. Bazı işletmeler telefon görüşmelerini taramak, arayanlardan gelen mesajları yazmak ve amaçladıkları çalışanlara dağıtmak için birini kullanır. Diğer işletmeler, arayanların mesajlarını sesli kayıt olarak bıraktığı otomatik bir sesli posta sistemi kullanır. Sesli posta ile her çalışan kendi mesajlarını takip etmekten sorumludur. Bazı küçük işletmeler, bireysel çalışanlar yerine yalnızca şirketin ayrı bölümleri için sesli posta kutuları kurar.
Office Notları
Memorandumlar (memolar), çalışanların kendi bölümlerinde veya aynı şirketin bölümleri arasında iletişim kurmak için kullanabilecekleri bir tür yazışmalardır. Notlar tipik olarak kısa niteliğindedir ve harici yazılı ticari yazışmaların resmi biçimine sahip değildir. Ancak, notlar bir format ve genel bir yapıya sahiptir. Her işletme, notları kendi tercihlerine göre biçimlendirir, ancak genel olarak notlar, alıcıyı, göndereni ve konuyu en üstte, bazen kalın yazı tipinde gösterir. Mesajın gövdesi, normal yazı tipinde bu bilginin altındadır. Çalışanlar şahsen not alabilir veya şirketin ofis içi posta dağıtımını kullanabilir. Yasal ve sağlık alanları gibi bazı mesleklerde insanlar, diğer profesyonellere ve bazı durumlarda müşterilere kısa mesajlar göndermek için notlar kullanır. Kullanıcılar bu tür notları posta yoluyla, e-postayla ve faksla gönderebilir.
İşletme e-postası
Bugün birçok işletme e-posta yazışmalarını, şirket içinde olduğu gibi müşterilerle, satıcılarla ve diğer işletmelerle iletişim kurmanın bir yolu olarak kullanıyor. İşletmenin bir web sitesi varsa, çalışanların "etki alanı adı@companysite.com" gibi şirket etki alanı adıyla e-posta adresleri olabilir. E-posta yazışmaları, avantajları ve dezavantajları olan el yazısıyla yazışmalardan daha az resmi olma eğilimindedir. Çalışanlarının şirket e-posta adreslerini kullanmalarına izin veren birçok işletme, şirket e-postası için tek tip bir standart oluşturmayı yararlı bulur. Şirketler çalışanların kullanımını yalnızca iş amacıyla sınırlayabilir ve bir çalışanın ne tür e-posta eklerini indirebileceğini sıkı bir şekilde düzenleyebilir. İşletmenin çalışanlarıyla gizlilik sözleşmesi varsa, bu anlaşma çalışanların şirket e-posta yazışmalarını kullanmasına kadar uzanır. Bir işletme, bir çalışanın şirketi olumlu bir ışık altında temsil etmesini ve şirketin e-posta adresini belirtmesini isteme hakkı dahilindedir. Bazı işletmeler, e-postalarına otomatik e-posta imzaları eklemek için şirket e-postası kullanan çalışanlar isteyebilir. Bu imza, çalışanın şirketteki tam adı ve unvanının yanı sıra işletme adı, telefon numarası, web sitesi ve ilgili diğer bilgileri içerebilir.
İş yazışmaları
Profesyonel iş yazışmaları uzun ve resmi bir tarihe sahiptir. İşletmeler genellikle tüm iş yazışmalarının basıldığı antetli bir kağıt tasarlar. Antetli kağıt tasarımı, şirket logosunun yanı sıra, şirketin posta adresi, telefon ve faks numaraları ve web sitesi adresi gibi genel iletişim bilgilerini de içerebilir. Bazı şirketler, ana antetli şablonunu şirket içindeki kişiler için özelleştirerek, kişi bilgilerine kişisel uzantıları ve bireysel e-posta adreslerini ekler. Yazılı iş yazışmaları resmi bir yapıya sahiptir. Tam biçim değişse de, genel olarak tarih, mektubun en üstüne çıkar ve alıcının adı, unvanı, şirketi ve posta adresi tarihin altındadır. Alıcının adının ve adresinin yanına "Kime:" gibi bir konu satırı veya alan etiketi eklemeniz gerekmez. Yazılı ticari yazışmalarda başlangıçta "Sevgili" gibi açılış selamlamaları, ardından alıcının adı ve altındaki "Gönderen" gibi selamlamaları kapatma ifadeleri kullanılır. Gönderen, mektubu kişisel bir dokunuş için elle imzalamak isteyebilir. Eğer mektubun göndereni dışında biri yazmış veya yazmışsa, daktilo gönderenin baş harflerini, iki nokta üst üste ve imzanın altında kendi baş harflerini içermelidir. Aynı mektup birden fazla alıcıya gönderilirse, ana alıcıya gönderilmeli, o zaman tüm diğer alıcılar e-postanın altında "karbon kopya" anlamına gelen "CC" harflerinin yanında not edilmelidir.
