Kötü haberleri çalışanlara, müşterilere veya yönetime çeşitli yöntemlerle iletebilirsiniz. Pek çok insan, olumsuz mesajların doğrudan ve doğrudan iletilmesini tercih eder. Diğerleri, mesajı en az saldırgan bir dilde çekerek daha ince bir yaklaşımı tercih eder. Her iki durumda da, muhtemelen istenmeyen ve istenmeyen bir haberi net ve özlü bir şekilde iletmelisiniz.
İlişkiyi Koruyun
Aktarılacak istenmeyen bilgileriniz olduğu için, alıcı tarafla olan ilişkiye zarar vermeniz gerektiği anlamına gelmez. Çalışanları işten çıkarmak, bir bağış talebini geri çevirmek veya seyahat geri ödemesini reddetmek olsun, durumun gelecekte değişebileceğini ve kararınızın geri alınabileceğini unutmayın. Notlara bir tamamlayıcı ekleyin, örneğin çalışanlara katkılarını ne kadar değerli bulduğunuzu söylemek gibi. Şu anda bütçenizin belirli harcamalara izin vermediğini fon verenlere açıklayın. Ekleme, darbeyi yumuşatacak ve gelecekteki olası ilişkiler için iletişim hatlarını açık tutacaktır.
Olumlu Dilli Çerçeve Mesajı
Notta seçtiğiniz kelimeler, olumsuz bir mesaj iletiyor olsanız bile, olumlu bir yanıt vermeye yardımcı olacaktır. Örneğin, sağlanan bilgilerin kabul edilebilir olmadığını yazmak yerine, parasal bir talebi işleme koymak için daha fazla bilgi isteyebilirsiniz. Çalışanlara yapamadıklarının yerine ne yapabileceklerini söyleyin. Örneğin, "gündelik cuma günleri kot giymeyin" yerine "lütfen cuma günleri gündelik iş elbisesi giyin" yazın. "Müşterinize" siparişinizi pazartesi günü alabilirsiniz "diyerek not alın Gelecek pazartesiye kadar hazır olmayacak. ”
Yasal Sonuçları Önleyin
Şirket notları genellikle iş duvarlarınızın dışına ve medyanın veya diğer tarafların eline geçer. Yasadışı veya ayrımcı uygulamalara işaret eden herhangi bir dili kullanmaktan kaçının. Örneğin, “muhasebecimiz şirketten ayrılıyor çünkü yıl sonu raporlarında geniş çapta hatalar yaptı” yazıyor, ”yazıyor”, uzun yıllar boyunca tanınan hizmetten sonra muhasebecimiz başka fırsatlara yöneliyor. Şirketinizin itibarına zarar verebilecek yayılma. Belirsiz bir olumsuz mesaj “suistimal nedeniyle, bazı finansal personel üyelerinden ayrılıyor.” Daha iyi bir notta “yeni finansal personel üyelerinin muhasebe departmanının giden üyelerinin yerini almaya karar verdiğini duyurmaktan heyecan duyuyoruz.”
Kötü Haberi Tamponla
Olumsuz notlar genellikle incinmiş duygulara ve kızgın tepkilere neden olur. İyi haberlerle tamponladığınızda, kötü haberlerden düşme miktarını azaltabilir veya en azından azaltabilirsiniz. Örneğin, sigorta oranlarını arttırmanız gerektiğinde “sigorta poliçenize dahil edilen ek avantajların sayısını takdir edeceksiniz” ile negatif bir not başlatın. Bununla birlikte, mesajın netliğini korumak için arabellek mesajla ilişkili olsun. Başka bir deyişle, faydaların azaltılmasıyla ilgili bir mesaj gönderirken “gelecek hafta yeni park alanı açılır” deme.
