Bilgisayar teknolojisi bizi elektronik depolama çağına sürüklüyor. Her türlü işletme, maliyetleri düşürmek ve verimliliği artırmak için kağıtsız ofis yönüne yönelmektedir. Bilgisayarlı verilere yapılan bu artan vurguya rağmen, yürütülen işlerin çoğu hala basılı kopya belgelerine dayanmaktadır. Ofis ortamında yanal veya dikey dosyalar kullanma kararı çeşitli faktörlere bağlıdır.
Tarihsel Kayıt tutma
Yıllar geçtikçe, nüfus artışı ve yeni işletmelerin doğmasıyla birlikte kayıt tutma ihtiyacı artmıştır. Hukuk ve tıp gibi meslekler, müşteri işlemlerinin eksiksiz ve doğru yazılı kayıtlarını gerektirir. Üreticiler ve perakendeciler, satışları yönlendirmek ve alımları kaydetmek için müşteri dosyalarına güvenirler. Geçmişte, belge depolama ihtiyacı, çeşitli dosyalama gereksinimlerini karşılamaya çalışan şirketler için endüstri alanları yarattı. İşyeri belgelerinin depolanması raflardaki istiflenmiş kağıtlardan ve boş deliklerdeki birçok üreticiden temin edilebilen iyi düşünülmüş dosyalama sistemlerine doğru gelişmiştir.
Dikey Dosyalama Sistemleri
Dikey dolaplar, popüler kullanımdaki temel dosya dolaplarının eskileridir. Tahta veya metalden yapılmış olabilir ve iki, dört veya beş çekmeceli olarak temin edilebilir. İki çekmeceli dosyalar, iş uyumluluğu açısından standart masa yüksekliklerine uyacak şekilde üretilir. Beş çekmece dikey dosyası tipik olarak 60 inç yüksekliğindedir ve çalışma ofislerinde yaygın olarak kullanılmaz, çünkü üst çekmeceler kolay erişim için çok yüksektir. Alanın birinci derecede olduğu toplu depolama alanlarında kullanılırlar. Dikey dosyalar, standart mektup ve yasal boyutta belgeleri barındırmak için iki temel çekmece boyutunda sağlanır.
Yanal Dosyalama Sistemleri
Yanal dosyalar dikey dosyalara göre bazı belirgin avantajlar sunar. Hem letter hem de legal boyutlu belgeleri barındırabilirler. Yanal dosyalar genellikle dikey dosya çekmecelerinden üçte biri kadar fazla dosyalama alanı sağlar. Masa yüksekliğinde bulunabildikleri için, dosya ve credenza'nın ikili amacına hizmet ederler. Her iki çekmeceye de otururken kolayca erişilebilir. İş istasyonunun belirli dosyaların tekrar tekrar hazır bulunmasını gerektirdiği durumlarda, yanal dosya ideal bir dosyalama çözümüdür. Tek başına bu fonksiyon nedeniyle onlar yöneticiler ve profesyoneller için tercih edilen dosyalama sistemidir.
Dosyalama İpuçları
İşletmeniz için dosya dolabı seçiminde, dosyaların nasıl ve hangi personel tarafından kullanılacağına dikkat edin. Satış temsilcileri veya teknik destek dahilinde belgelere hızlı erişmesi gereken kişilere en iyi yanal dosyalama sistemleri ile hizmet verilecektir. Yanal ya da dikey dosyalama konusunda bir taahhütte bulunmadan önce dosyalama uzmanlarına danışmak en iyisidir. Büyük ofis ekipmanları tedarikçileri, belirli bir işletme için en etkin dosyalama türünü önerecek şekilde eğitilmiş personele sahiptir. Satış sürecinin bir parçası olarak planlama ve yerleşim planları sunacaklar.
Dikkate Alınacak Seçenekler
Paranızın karşılığını en iyi şekilde aldığınızdan emin olmak için dosya sistemlerini düşünürken birkaç ofis tedarik şirketine danışın. Kullanılmış ürünleri satıcılardan veya açık artırmalardan satın alarak olası tasarrufları düşünün. Finansman sıkışık ise, gerekli dosyalama ekipmanını kiralama seçeneğine bakın.
