Tabii ki hepimiz abc'lerimizi biliyoruz ve dosyalayabileceğimizi düşünüyoruz, çünkü alfabeye göre Adam Ant'tan önce gelir. Peki AWC Şirketi nereye gidiyor? Karıncadan sonra mı? Çalıştığım ofis kompleksinde, belgeler ve dosyalar sıklıkla yanlış dosyalanıyor ve gerekli belgeleri bulmayı zorlaştırıyor. Birkaç basit kuralla, herhangi bir şeyi doğru yerde dosyalayabileceksiniz.
Aynı soyadı, farklı bir ad. Basit, dosyaladığınız öğenin soyadı aynı ancak farklı bir ad olduğunda, dosyalama sırası ilk ada göre belirlenir. Yani Adams, John dosya dolabında Adams, Sam'in önüne gelecek.
Aynı soyadı, aynı adı. Biraz daha zor ama dikkate alınması gereken başka şeyler var. Bir başlangıç varsa, o zaman sıra ilke tarafından belirlenir, bu şekilde Adams, John B. Adams, John D'den önce yerleştirilir. İlk değilse, o zaman kişi veya şirketin bulunduğu eyaleti kullanın ve bu aynıysa, sonra şehri kullanın, ardından cadde adını ve son olarak sokak numaralarını kullanın. Dosyalama sırasını belirlerken daha geniş alandan daha spesifik alana çalışın.
Baş harfler. Bir şirket adında kullanılan harflerin baş harfleri, her bir harf ayrı bir kelimemiş gibi kabul edilir. Öyleyse eğer AWC Şirketi için bir dosya yerleştirecekseniz, Adam Şirketi'nden önce gelirdi, çünkü ilk şirketteki her harf ayrı bir kelime olarak kabul edilir. 'A' tek başına uzun bir sözcükten önce alfabetik olarak dosyalanır.
Kafa karıştırıcı şirket isimleri. Paul Smith Şirketi'ni nasıl dosyalıyorsunuz? Paul ya da Smith’in altında mı? Şirkete veya ticari isimlere gelince, ilk isimle dosyalayın. Bu yüzden Paul Smith, Paul için P altında, Smith için S değil.
Sayılar ve kısaltmalar. Bunlar hecelenmiş gibi dosyalanır. 3 Sisters Restaurant, üç kişilik T altında dosyalandı. Aziz Joseph Kilisesi sanki Saint yazılmış gibi dosyalanmış. Bu yüzden Aziz Joseph Kilisesi'nin dosyası Sam'in Lokantasına yerleştirilir çünkü Sai Sam'in önüne gelir.
İpuçları
-
Bunlar standart dosyalama uygulamalarıdır. Ancak, bir bilgisayar bu şekilde dosya yazmaz. Bir bilgisayar her adı tam anlamıyla okur; bu nedenle, 3. Adımdaki Adam Şirketi, harfler arasında boşluk yoksa AWC Şirketi'nden önce olacaktır. Bilgisayar ayrıca harflerden önce rakamlar koyacak ve St. Joseph’teki St. Bir bilgisayar listesi oluşturuyorsanız ve dosyalama sisteminizle tutarlı olmasını istiyorsanız, bilgisayar sıralaması aynı olacak şekilde öğelerin buna göre girilmesi gerekir. Bu yüzden, bir WC Şirketi'ndeki harfler arasına boşluk bırakmanız, 3 sayısını yazmanız vb. Gerekir.
