Not dağıtımını kullanarak iş yerinizdeki diğer insanlarla iletişim kurabileceğiniz belirli şeyler vardır. Bir not genellikle diğer çalışanlar için önemli olan bir şeyi iletir ve genellikle şirket içinde en az bir kişiye dağıtılır. Bir not ayrıca, herkesin kaybolan dosyalar gibi acil bir şeyi bilmesini sağlamak için de kullanılabilir. Kayıp dosyalar, işletmenin işleyişini etkileyebilir ve çalışanlar sorun ve mümkün olan en kısa sürede nasıl yardımcı olabilecekleri konusunda uyarılmalıdır.
Kayıp dosyalar hakkındaki notun başlığını tamamlayın. Bu tarih, konu, faturanın kimden ve kimden geldiği için bir satır içerir. Bu satırlar “Tarih”, “Konu”, “Kime” ve “Kimden” olarak etiketlenmiştir. Konu en azından “Kayıp Dosyalar” demelidir, ancak hangi dosyaların kaybedildiğini de tanımlayabilir.
Konuyu doğrudan başlığın altındaki birinci paragrafta kısaca açıklayınız. Bu, belirli bir istemciye veya projeye ait dosyalar gibi hangi dosyaların kaybolduğunu kesinlikle içermelidir. Ayrıca, dosyaların nasıl kaybolduğuna, nerede olabileceğine ve onları bulmanın ne kadar acil olduğuna inandığınızı da içerebilir.
Bir sonraki bölümde problem hakkında daha fazla bilgi veriniz. Bu noktada kayıp dosyalar hakkında daha ayrıntılı bilgi alın. İstemci hakkında bilgi verebilir veya dosyaların çalışanlar tarafından nasıl aranabileceği hakkında veya daha fazla bilgi için olan proje hakkında bilgi alabilirsiniz. Bu noktada, dosyaların bulması gereken belirli bir tarih verin.
Notun alıcılarına tam olarak son bölümde ne yapmak istediklerini söyleyin. Kayıp dosyaları şirket bilgisayarınıza veya flash sürücülerinize kaydetmeniz durumunda, X veritabanında arama gibi belirli işlem öğeleri veya tüm kişisel dosyalarınızı gözden geçirin. Dosyaların bulunması gereken tarihi tekrarlayın.
Notu doğrulayın. Yazılı bir kayıt olmaması gereken dosyalar hakkında hassas bilgi içermediğinizden emin olun. Ayrıca, kaybolan dosyaları net bir şekilde bulmanın önemini açıkladığınızdan emin olun.
