Etkili iş mektupları, her işadamının cephaneliğinde önemli bir araçtır. Bir ürünü veya hizmeti satmak ya da sadece yazarın kendisini tanıtmak niyetinde olsun, etkili bir iş mektubu, okuyucunun olumlu bir şekilde yanıt vermesini sağlamak için birkaç temel özelliğe sahip olmalıdır. Mektup alıcıyı harekete geçmeli ve yazarın istediğini yapması için ikna etmelidir. Tüm etkili iş mektuplarının ortak özellikleri vardır.
Tüm bilgiler
Etkili bir işletme mektubu, okuyucunun uygun şekilde davranması için gereken tüm bilgilere sahiptir. Mektup, mektubun kim olduğunu ve nerede ve nasıl cevap vereceğini açıkça belirtir. Mektubun ne hakkında olduğu, ne zaman eylem yapılması gerektiği, o eylemin nerede yapılması gerektiği ve şimdi neden işlem yapılması gerektiği belirtilir. İş mektubu bilgi dolu ve hiçbir şey dışarıda bırakmaz. Net bir harekete geçirme ifadesi var ve alıcıya bu eylemin nasıl gerçekleştirileceğini anlatıyor.
kısalık
Etkili iş mektubu, çiçekli veya süslü değildir. Bu yedek ve konuya. Hiçbir israf söz yok. Dil, tesliminde özlüdür, böylece okuyucu sadece gerekli bilgilerle birlikte kalır. Bir işletme mektubu, büyük lafları veya şiirleri gösterecek bir yer değildir. Etkili iş mektupları kısa ve açıktır.
Faydalar, Özellikler Değil
Etkili iş mektupları, ürün veya bilgilerin özelliklerine değil, alıcının yararlarına odaklanır. Okuyucu için şu soruyu yanıtlıyor: "Benim için içinde ne var?" Bir işletme mektubu, okuyucunun getirdiği zaman kısıtlamalarını ve okuyucunun masaya getirdiği ihtiyaçları dikkate alır. Onlara hitap eder ve okuyucunun istenen işlemi yapmasını kolaylaştırır. İş mektupları, okuyucunun yazara neden yardım etmesi gerektiğine değil, mektup yazarının okuyucuya nasıl yardımcı olabileceğine odaklanır.
Özgünlük
İş mektupları yazarken belirli bir dil kullanın. Okuyuculara, ürünlerden, hizmetlerden veya işletmelerden tam olarak ne bekleyebileceklerini söyleyin. Tahminde bulunabilecek belirsiz bir dil kullanmayın. Gerekirse, iş mektubunu okuyucuya açık bir şekilde anlatabilmek için dili daha açık hale getirmek için örnekler kullanın. Bir mektupta söz verildiyse, işletmenin bunu destekleyebileceğinden emin olun. Ayrıca, cümlelerinize güç vermek için pasif fiiller yerine eylem fiilleri kullanın.
berraklık
Açıkça iletişim kurmak için kesinlikle gerekli olmadıkça jargon kullanmaktan kaçının. Mektubun tam olarak ne sunduğunu ve mektubun okuyucudan ne yapmasını istediğini netleştirmek önemlidir. Aksi takdirde, okuyucu talep edilen işlemi yapamayabilir ve mektup etkili olmayacaktır. İş mektubunu okuduktan sonra okuyucunun ne yapması gerektiğini vurgulamak için açık ve güçlü bir dil kullanın. Okuyucunun hareket etmesini teşvik etmek için güçlü, eyleme geçilebilen fiillere sahip kısa cümleler önerilir.
Görgü kuralları
İş mektuplarında doğru görgü kurallarına uyduğunuzdan emin olun. Mektubu alacak kişinin doğru adını ve yazılışını öğrendiğinizden emin olun. Onlara uygun şekilde hitap edin. İade cevabı gerektiren tüm mektuplara cevap verin. Uygun görgü kurallarına uyarak, bir işadamı yazdığı kişiye uygun bir saygı duyduğunu gösterir. Bu saygı, mektubun okuyucusunun harekete geçirme çağrısını almasına doğru uzun bir yol kat edebilir.
doğruluk
Mektubun biçimlendirilmesinden alıcının uygunluğuna kadar, bir işletme mektubunun etkili olması için birçok doğru nota çarpması gerekir. Doğru kişiye, doğru bölümde, doğru şirkete gönderildiğinden emin olun. Mektubun almasını istediği işlemi yapmak için mektubun doğru kişiye gittiğinden emin olun. Mektubu okuyunuz ve dilin gönderdiğiniz kişi için doğru olup olmadığına karar veriniz - ne resmi ne de gayrı resmi. Göndermeye hazır olduğunuzda, son kez biçimlendirmeyi hatalar için iki kez kontrol edin.
