Webster’ın sözlüğü, bir mektubu bir kişiye veya gruba genellikle posta ile gönderilen yazılı veya basılı bir mesaj olarak tanımlar. Elbette, elektronik çağımızda, birçok mektup e-posta yoluyla ya da e-posta aracılığıyla ya da ek olarak iletilir. Bununla birlikte, bu eğilim ticari mektupların geleneksel işlevlere sahip olmaya devam etmesine rağmen. Bu nedenle, iş dünyasındakilerin iş ortaklarıyla doğru izlenim elde etmek için bu işlevleri bilmesi çok önemlidir.
Satış
Elektronik ortamda iş yapma eğilimine rağmen, “geleneksel satış mektupları modern iş dünyasının önemli bir aracı olmaya devam ediyor”, diyor Kenneth State, California Eyalet Üniversitesi İşletme ve Ekonomi Fakültesi'nden Emeritus ve Gardner-Webb College’ın Doçenti Sue C. Camp’e Broyhill İşletme Okulu. Dahası, Zimmer ve Camp, çoğu iş mektubunun aslında satış mektubu olduğunu savunur, çünkü amaçlarının amacı, mal veya hizmetlerin alıcılara satışını teşvik etmektir. Satış mektubunun beş ana hedefi vardır:
- Alıcının dikkatini çekmek için.
- Alıcı ile dostane bir ilişki kurmak.
- Alıcının satın alma amaçlarına hitap etmek için.
- Alıcıyı harekete geçmeye ikna etmek için.
- Alıcıya harekete geçme fırsatı vermek.
Halkla ilişkiler
Herhangi bir halkla ilişkiler çabasının amacı, hedef kitlenin inançlarını, tutumlarını veya eylemlerini etkilemektir. Halkla ilişkiler mektubundaki durum böyledir, “Kitle İletişimini Anlamak: Bir Liberal Sanatlar Perspektifi” nin ortaklarından Melvin L. DeFleur ve Everette E. Dennis. PR mektubunun asıl amacı, izleyicinin şirket hakkındaki izlenimini olumlu etkilemektir. veya organizasyon.
Bazı halkla ilişkiler mektupları örnekleri, aşağıdaki hedeflere ulaşmak için çaba gösterenlerdir:
- Yeni bir işletme tanıtın.
- Müşterileri ücret hesaplarını açmaya davet edin.
- Müşterilerine işleri için teşekkür ederiz.
- Potansiyel müşterileri topluluğa hoş geldiniz.
- Özel bir satış veya hizmeti duyurun.
- Şirketin hizmetlerini kullanmak için teşvikler sunun.
İstekler ve Cevaplar
En rutin iş mektupları ya bir talepte bulunur ya da Zimmer ve Camp eyaletine cevap verir. Talep mektubu örnekleri arasında bir toplantı odası ayırmak, fiyat teklifi istemek, fatura beyanı istemek ve randevu ayarlamak yer almaktadır. Yine de, Zimmer ve Camp, bu rutin mektupların “rutin olarak ele alınmaması gerektiğini” önermektedir. Bu nedenle, bir talep sunarken veya birisine cevap verirken bazı yönergeleri takip etmelisiniz:
- Tam bilgi sağlayın.
- Asla makul olmayan taleplerde bulunmayın.
- Doğru ve kesin olun.
- Asla nezaketsiz olma.
Alacaklar ve Düzeltmeler
Müşteriler bazen hatalı servis veya ürünlerden şikayetçi oluyor. Bu gibi durumlarda, işletmeler ayarlama yapmak için müşterilerle pazarlık yaparak yanıt vermelidir. Ek olarak, işletmeler ayrıca bir tedarikçinin doğru ürünü gönderemediği veya hiç gönderemediği gibi talep mektupları da yazar. Ancak, Zimmer ve Camp, bir iddiaya veya düzenlemeye yanıt vermek veya sunmak ya da aşağıdaki kuralları aklınızda tutmanız gerektiğini söylüyor:
- Tüm gerçeklere sahip olduğunuzdan emin olun.
- Talebi açıklarken doğru ve eksiksiz olun.
- Suçlayıcı, tehdit edici veya zorlu olmaktan kaçının..
- Nazik ol.
- İlgili tüm taraflara kabul edilebilir makul bir çözüm öneriniz.
Sosyal iletişim
Zimmer ve Camp'in yazdığı özel işlerde iş çalışanlarını tebrik etmek “ortak nezaket ve gelenek” tir. İşveren ayrıca, bir çalışanın bir kayıp veya trajedi yaşadığı, tazminat taleplerini derhal yanıtladığı, emeklilikleri tanıdığı ve hediyeler, ağırlama veya özel muamele için şükranlarını dile getirdiği zaman başsağlığı mektubu göndermesi gerekir. Bu koşulların kabul edilmemesi, şirketi kötü bir ışık altında canlandırmaktadır.
Harfleri doğru biçimlendirdiğinizden emin olun:
- Antetli kağıt kullanın.
- Yazışma tarihini sayfanın sağına hizalayın.
- Alıcının adını, resmi unvanını ve adresini sayfanın en altına sola doğru hizalayın.
- Örneğin, iki nokta üst üste virgül kullanın, örneğin: Sayın Bay Jones,
- Selamlama ile mektubun ilk paragrafı arasında ve her paragraf arasında çift boşluk. Ancak, her paragrafın gövdesini tek boşlukla yerleştirin.
- Referans baş harflerini, kopya notlarını vb. Dahil etmeyin.
