Bir iş mektubu gelecekteki etkileşimlerin tonunu belirler. Potansiyel bir müşteri bir iş mektubu aldığında, derhal yazar ve organizasyonu hakkında bir izlenim oluşturur. Eğer mektup çok rahatsa, yazar samimiyetsiz veya profesyonelce görünebilir. Çok resmi olan bir yazı yazmak okuyucunun gözünü korkutabilir veya yabancılaştırabilir. İyi organize edilmiş ve iyi yazılmış bir mektup olumlu bir ilk izlenim yaratacaktır.
İyi organize
Her iş mektubu belirli bir amaç veya görevi ele alır. Bilgi isteme, bir soruşturmaya cevap verme veya bir teklifin sunulması olabilir. İlk paragraf, mektubun amacını belirtir. Gazetecinin sorularını cevaplar: kim, ne, ne zaman, nerede ve neden. Kalan paragraflar bu amacı farklı noktalarla (nitelikler, nitelikler, özellikler) destekler. Son paragraf bu amacı ifade eder ve yazarın beklentilerini açıkça belirtir. Yazar, mektubun tüm kısımlarının birlikte akmasını sağlamak için uygun geçiş cümleleri kullanır.
Açık ve özlü
İyi bir iş mektubu, tüm ilgili bilgileri net ve özlü bir şekilde sunar. Yazar uygun bir ton ve dil kullanıyor. Kelime haznesini basit tutar ve okuyucuyu etkilemek için teknik veya soyut dil kullanmaktan kaçınır. Cümle uzunluğunu değiştirir, uzun, uzak ve cümle cümlelerini aşırı ayrıntılarla yönlendirir. Ancak, kendisini kısa, dalgalı cümlelerle sınırlamaz. Mümkün olduğunda, pasif ses yerine aktif sesi kullanır.
İyi yapılandırılmış
Her iş mektubu, şirketin biçim ve yazı tipi gereksinimlerini izler.Bir blok biçiminde, harfin tamamı paragraflar arasındaki çift boşluk haricinde, yaslanmış ve tek boşluk bırakılmıştır. Değiştirilen blok formatı blok stilini takip eder, ancak tarihi ve kapanışı merkeze konumlandırır. İş mektuplarının çoğu tarih, adres, selamlama, konu satırı, ücretsiz kapanış, imza ve ekleri içerir. Harf ortalamanın altında veya daha kısa ise, yazar dikey boşluk için gerekli ayarlamaları yapar.
Hatasız
Herhangi bir mektubu göndermeden önce, yazar ilk taslağı yüksek sesle okur. Bu, garip veya doğal olmayan bir dili kontrol etmek için mükemmel bir yoldur. Tüm yazım, dilbilgisi ve noktalama işaretlerini kontrol etmek için bir sözlük ve yazı kitabı kullanır. Alternatif olarak, kelime işlem programının yazım ve dilbilgisi denetimi özelliğini kullanabilir. Alıcının adını, unvanını ve adresini iki kez kontrol eder.
