Bu anlık iletişim teknolojisinin bu gününde bile, resmi iş mektupları hala yaygın olarak yazılmaktadır. Bir kişinin veya işletmenin e-posta veya faks göndermek yerine mektup yazmayı seçmesinin çeşitli nedenleri olabilir. Bir iş mektubu gönderilirken, üç ana bölüm - başlangıç, orta ve son - doğru bir şekilde yazılmalıdır.
Başlangıç
Mektubun başlangıcı doğrudan mektubun mesajıyla ilgili olmayan bilgiler içerir. Tarih en üstte görünür. Gönderenin ve alıcının adresleri daha sonra yazılır; ancak, gönderenin adresi mektubun üst bilgisinde veya altbilgisinde görünüyorsa, yazılması gerekmez. Bunu, mektubun mesajı ile ilgili olan mektubun başlangıç bölümünün bir parçası olan "RE:" olarak görülen referans satırını takip eder. Mesajı bir ila sekiz kelimeyle özetler. Bundan sonra, mektubun ele alındığı bir karşılama veya selamlama olmalı. Tipik olarak, selamlamadan sonra iki nokta üst üste “Sevgili Efendim:” veya “Endişeli Kime:” biçiminde; kişisel mektuplar selamlamadan sonra virgül kullanır, ancak iş mektupları her zaman iki nokta üst üste kullanır.
Orta
Mektubun ortası daha yaygın olarak mektubun gövdesi olarak bilinir. Temel mesajı içeriyor. İlk cümlede ele alınacak konuyu tanıtmalısınız. Detaylar ve göz önünde bulundurulacak noktalar daha sonra. Sonunda bir sonuç var. Mektubun gövdesi o kadar öz ve öz olmalıdır. Gönderen ile alıcı arasındaki kişisel eşyalar veya konular iş mektubunun bir parçası olarak dahil edilmemelidir.
Son
Sonunu oluşturan bir mektupta birkaç temel unsur vardır. “Saygılarımızla” veya “Saygılarımızla” gibi bir kapanış selamı uygundur. Bunun altında gönderenin adını yazdırırsınız. Gönderenin başlığını, adıyla aynı satıra veya doğrudan altına ekleyin. Kapanış selamı ile gönderenin adı arasında yaklaşık iki inç boşluk bırakın; bu alan gönderenin imzası içindir. Gönderenin birinin yazması ve mektubu hazırlaması durumunda, gönderenin adı ve unvanının altında o kişi kabul edilebilir. Bunu yapmanın birkaç yolu vardır. En yaygın yöntem, gönderenin baş harflerini büyük harflerle, bir eğik çizgiyi (/) yazıp, hazırlayıcının baş harflerini (örneğin, ABC / def) girmektir. Mektuplar sonunda muhafazalara dikkat edilmelidir. “Enclosure (3)” kelimesini yazın, 3 postaya dahil edilen muhafaza sayısıdır.
Mektubu Postalamak
Mektup, işletme boyutunda bir zarfa mükemmel bir şekilde sığacak şekilde özenle katlanır. Muhafazalar mektuba zımbalanmaz. İş mektupları, alıcının adını el yazısı yerine zarfın üzerine yazmıştır. Birçok işletme, bir şirket logosu ve adresi ile tasarlanmış önceden hazırlanmış zarflara sahiptir. Bunlar en profesyonel görünümlü. Küçük işletmeler, önceden yazdırılmış adres etiketlerini kullanabilir. Bunlar, girilen dönüş adresleri gibi kabul edilebilir. El yazısı profesyonel sayılmaz ve kaçınılması gerekir.
