Çalışan dokümantasyonu birkaç nedenden dolayı önemlidir. Belgelendirme, işe alım ve seçimden istifaya, emekliliğe ya da işten çıkarmaya kadar istihdam faaliyetlerini haklı çıkarmaktadır. Eğitim ve gelişim ile ücret ve sosyal haklar, çalışan belgelerinin de bir parçasıdır. Doğru ve eksiksiz dokümantasyonun sürdürülmesi, art arda planlama ve içeriden tanıtım gibi insan kaynakları hedeflerini destekler. Çalışan dokümantasyonu, özenle, gizli olarak ve şirket politikalarına göre hazırlandığında, bir insan kaynakları departmanının bel kemiğidir.
İşe Alma ve Seçim
İşe alım ve seçme süreciniz, başvuru sahibi izleme sistemi aracılığıyla çevrimiçi başvuru başvurusuyla başlasa bile, belgeler işe alma sürecinin önemli bir bileşenidir. En azından işe alım süreci ön telefon gösterimlerini, yüz yüze görüşmeleri ve görüşmeci değerlendirmelerini içerir. Belgelendirme bu süreç için önemlidir - kişisel görüşmeler sırasında not almak pratik olarak akıllı bir işe alım kararı almanıza yardımcı olmak için bir gerekliliktir. Ayrıca, bir adayın niteliklerini başka bir işe alma yöneticisine aktarmak istiyorsanız, görüşme notlarınızı paylaşmanıza yardımcı olur. Görüşme notları kişisel değerlendirmelerini ve görüşlerini içerir. Bu nedenle, işe alım ve mülakat sürecinden gelen notlar test puanları içermedikçe veya adayın beceri seti ile ilgili bazı gerçekleri belirtmedikçe, bu tür belgeler genellikle personel dosyasında yer almaz. Önemli olarak, çalışan dokümantasyonu ayrıca istihdamın uygun olup olmadığını da kanıtlar.
Çalışan Eğitimi ve Gelişimi
Çalışan performansını belgelemek iş tatmini, üretkenlik ve katılımın korunması için önemlidir. Performans yönetim sisteminizde iş tanımları, gayrı resmi geribildirim, eğitim, disiplin cezası ve yıllık performans değerlendirmeleri gibi bir dizi bileşen bulunur. Bu bileşenlerin tümü, performans yönetimi sisteminizin yolda kalması için belgeler gerektirir. Dokümantasyon eksikliği bu alanda iletişim eksikliği yakındır. Çalışanlar motivasyona ilham vermek ve çalışanların moralini yükseltmek için geri bildirime dayanmaktadır. Belgeler olmadan, çalışanlar işveren beklentilerini karşılamak için gerekli araçlardan yoksundur.
Tazminatlar ve kazançlar
Çalışan dokümantasyonu, ücret ve sosyal haklar yapınızın temel bir unsurudur. Bu tür bir belge olmadan, çalışan ücretlerini takip etmek, liyakat artışlarını, yıl sonu primlerini ve zorunlu ve gönüllü kesintileri izlemek mümkün değildir. Belgeler ayrıca, sağlık hizmetleri seçenekleri, bağımlı bakım ve esnek harcama hesapları gibi çalışanlara sağlanan faydaların durumunu da korur. Bordro bölümü bu alandaki çalışan belgelerinin çoğunu kaydeder; Bununla birlikte, gizlilik memurunuz, çalışan bilgilerinin gizli niteliğini korumak için tüm tıbbi ilgili belgelere özel erişime sahiptir.
İstihdam Sonu
Bir çalışanın şirketle olan görev süresi sona erdiğinde, belgeler son derece önemlidir. Sebep ne olursa olsun, bu istihdam eylemini belgeleyen evrakları hazırlamanız ve dosyalamanız gerekir. Bir çalışanı işten çıkarırsanız, belgeler kararınızı haklı gösterecektir. Performans düşüklüğü, politika ihlalleri veya ağır suistimal ile ilgili çalışanların işten çıkarılması, istem dışı sona erdirmeyi desteklemek için belgeler gerektirir. Çalışan yanlış tahliye için şikayet başvurusunda bulunmaya karar verirse, şikayette dava açılırsa belgeler şirket varlıklarınızı koruyabilir. Bir çalışan emekli olursa veya istifa ederse, sağlık ve gelir haklarının sürekliliği için belgeler gereklidir.
