Bir Bilgi Yönetim Sistemi veya MIS, işletmeler tarafından bilgi toplamak, derlemek ve analiz etmek için kullanılır. Bugün bir MIS, genellikle büyük miktarda veri içeren veritabanları içeren bir şirketin bilgisayar sistemlerine son derece tümleşiktir. Kullanılan bilgi türü bir işletmeden diğerine ve hatta departmanlar arasında değişebilse de, yönetim bilgi sistemlerinin rolü hemen hemen her zaman aynıdır: operasyonları, stratejileri ve karar vermeyi geliştirmek.
MIS'in Günümüzdeki Rolü
Bugün herhangi bir işletme için mevcut olan bilgi miktarı çok fazla olabilir. Bu bilgilerin nasıl yönetildiği ve bu nedenle daha iyi kararlar alacağı, işinizin amaçlarına ve hedeflerine bağlıdır. Tıpkı iki kişinin cep telefonunu aynı şeyler için kullanmaması gibi, iki işletme de MIS'i aynı şekilde kullanmaz. Bir organizasyondaki yönetim bilgi sistemlerinin fonksiyonlarını anlamak için en iyi şekilde dört farklı seviyede incelenebilir: işlemler, işlemler, yönetim ve strateji.
MIS'in İşlemlerdeki Rolü
Bilgi yönetimi, bilginin toplandığı ve saklandığı işlem seviyesinde başlar. Bu, hangi bilgilerin toplanıp depolanabileceği konusunda önemli olduğuna karar vermek anlamına gelir. Örneğin, şirketiniz çevrimiçi giysiler satıyorsa, muhtemelen adlar, adresler ve satın alma geçmişi dahil olmak üzere müşteri bilgilerini kaydedersiniz. Bu bilgiler derlendikten sonra, müşterilerinizin demografik özellikleri ve tercihleri hakkında size fikir verecektir. Ancak, aradıkları öğeleri, birkaç saniyeden daha uzun süre taradıkları ve alışveriş sepetlerinden çıkardıkları öğeleri de kaydettiyseniz, satışlarınızı nasıl artırabileceğinizi söyleyebilecek çok daha fazla bilgiye sahip olursunuz.
İşlem düzeyinde bile, bir MIS kuruluşunuzda hayati bir rol oynayabilir. Bir öğenin sorulması için müşterinin aradığını varsayalım.Müşteri hizmetleri temsilcisi, müşterinin işlem geçmişini parmaklarının ucunda tutarsa, derhal müşterinin adını, satın alma geçmişini ve iade tarihini bilerek daha kolay yardımcı olabilir. Müşterinin New York'tan mı yoksa Los Angeles'tan mı aradığını bilmek, temsilci bir ürünün ne kadar sürede gönderileceğini daha kolay tahmin edebilir.
Operasyon ve Yönetimde MIS
Doğru ve zamanında bilgiye sahip olmak, bir şirketteki tüm işlemlerin daha iyi kararlar almasına ve her şeyin sorunsuz çalışmasını sağlamasına yardımcı olabilir. Tam olarak ne kadar sipariş verildiğini bilen üretim departmanı, bugün ne kadar iş yapmaları gerektiğini bilir.
Operasyon düzeyinde kullanılan bilgiler genellikle daha iyi yönetim kararları ile el ele gider. Örneğin, depo yöneticisi 500 müşterinin Cuma günü gelmesi gereken bir öğeyi önceden sipariş ettiğini biliyorsa, Pazartesi günü iş yükünü azaltmak için Cumartesi günü birkaç işçinin gelmesine karar verebilir. Aynı zamanda, muhasebe departmanı, Pazartesi günkü kredi kartı siparişlerinin tümü işlendiğinde nakit akışı olacağını bilecek. Pazarlama departmanı, hangi reklam kampanyalarının bu siparişlerin toplamından sorumlu olduğunu ve hangilerinin tekrar kullanılması gerektiğini belirleyebilecek.
İşletme Stratejisinde MIS'in Rolü
İyi optimize edilmiş bir yönetim bilgi sistemi, operasyonların ve yönetim kararlarının ötesine geçebilir. Küçük bir şirketin sahibi olarak, gelecek pazarda hangi pazarları keşfedeceğinizi belirlemek için alımları inceleyebilirsiniz. Örneğin, perakende web sitenizin orijinal olarak elbiseler ve diğer giysiler sattığını varsayalım ve geçen yıl iyi bir kar marjıyla ayakkabı teklif etmeye başladım. Bugün ise elbiseler çok az satış ve yüksek getiri oranı sağlıyor. Ayakkabı satışı giderek artıyor. Aynı zamanda, web geliştiricileriniz, "el çantaları" ve "kemer" lerin web sitenizdeki en popüler arama öğeleri olduğunu belirtti. Bu bilgilere dayanarak, elbiseleri düzeltmek ve bu aranan aksesuarları müşterilerinize sunmaya başlamak için gereken bilgilere sahip olursunuz.
