Verileri düzenleyen, kontrol eden ve kataloglayan bir veritabanı yönetim sistemi olmadan, bir bilgi sistemi organize veri topluluğudur. Bir veritabanı yönetim sisteminin nihai rolü, verilerin bütünlüğünü sağlamak için kontrolleri uygulamak ve veri güvenliğini kullanarak veri dosyalarına bakım sağlamaktır.
Dosya Yapılarının Kataloglanması
Bir veritabanı yönetim sisteminde (DBMS) dosya kataloglama işlemi son derece önemlidir. Gerçek bilgisayar kodundan sorgu programlarına (bilgi çıkaran) sistem yardımcı programına ve bakım programlarını kaydeden çeşitli dosya türleri vardır. Bu programların tümü, bir sistem şeması veya "şema" ile tanımlanan benzersiz bir dosya yapısına sahiptir. Bir dosya yapısı süreci olmadan, dosyalara erişmek ve işletmek zor olacaktır. Bir (DBMS) içindeki bir dosya yapısı, dosya erişimi ve yönetimi için düzenli bir yapı sağlar.
Veri Tabanı Türlerinin Belirlenmesi
Bir DBMS sistemi çeşitli veritabanı tiplerinden oluşabilir. Bir veritabanı bilginin kayıt yapısını tutar. Bir DBMS içindeki veritabanları indekslenmiş, sıralı veya ilişkisel bir veritabanı olabilir. Bir dizin veritabanı birincil bir anahtara dayanır ve veritabanı yapısı içindeki herhangi bir benzersiz alanda dizine eklenebilir. Veritabanındaki ilk kayıttan başlayarak sıralı bir veritabanına erişilir ve ilişkisel bir veritabanı, benzersiz tanımlayıcılara dayanarak başka bir veritabanındaki diğer mevcut kayıtlara birleştirilebilen kayıtlardan oluşur. DBMS, bu veritabanı türleri için bölümleme, kataloglama ve erişime izin verir.
Veri güvenliği
Veri güvenliği, herhangi bir bilgi sistemi için önemli bir özelliktir. Bir DBMS, kullanıcı bilgileri, tanımlama ve şifreler için belirlenmiş kayıtlar olan güvenlik tabloları sağlar. Güvenlik sistemi ilişkisel veritabanı tablolarından oluşturulmuştur ve bir kullanıcının sisteme erişebilmesi için her tabloda her koşul (kullanıcı erişim kodları) karşılanmalıdır. DBMS sistemlerinde, sistem yardımcı program uygulamalarında bir yetkililer tablosu kullanarak kullanıcı hakları ve ayrıcalıklar sağlayan yerleşik güvenlik uygulamaları olabilir.
Tablolar ve Kayıtlar
Bir DBMS içerisinde tüm veritabanlarına kayıt atanmıştır. Kayıtlar madde veya detay kayıtları olarak sınıflandırılır. Öğe kayıtları, genel bilgi kayıtlarıdır ve ayrıntı kayıtları, öğe kaydındaki alan tanımlayıcısına odaklanır ve alan hakkında ek “ayrıntılı” bilgi sağlar ve kaydını madde kaydından oluşturur. Tablolar, öğe ve detay kayıtlarının bulunduğu yapılardır. Bir ürüne ve detay kaydına örnek olarak, nakliye, ödeme vb. İçin genel veri alanlarından oluşan bir veri tabanındaki mobilyanın tanımı ve mobilyanın çeşitli renklere ayrılmasını sağlayan ilgili bir detay kaydı bulunur.
Veri Kümelerinin Bütünlüğü
Bir bilgi sistemi işlem tabanlı bir işlem sistemi ise, kullanıcılar tarafından başlatılan verilerdeki değişiklikleri, bir işlem istisna raporunda raporlanan tüm değişiklikleri kataloglamak için veri setleri oluşturulur. Veri toplu veya gerçek zamanlı yöntemler kullanılarak toplanır, dağıtılır ve işlenir. Bir toplu iş rutini ise, çoğu kuruluş sistemlerini günde bir kez güncellerken gerçek zamanlı bir sistemde güncellemeler hemen eklenebilir.
