Makbuz onay mektupları, malların nakliyesi veya sözleşme teklifi gibi istenen öğelerin teslimini onaylar. Mektupta neyin ne zaman alındığı açıkça belirtiliyor. Ayrıca, herhangi bir takip gerekli olup olmadığını da not eder. Harfler genellikle yalnızca birkaç paragraf uzunluğundadır ve genellikle istenen öğelerin alınmasından sonraki bir iş günü içinde gönderilir. Makbuz bildirim mektuplarının çoğu normal posta yoluyla gönderilir, ancak faks, e-posta ve onaylı postalar da seçeneklerdir. Colorado State Üniversitesi, onay mektuplarının ticari ilişkilerin gelişmesine yardımcı olan profesyonel bir nezaket olduğunu belirtmektedir.
Almayı kabul etmek istediğiniz öğeleri gözden geçirin. Teslimatın beklentilerinizi karşıladığını onaylayın.
Mektubu makbuz onayı bekleyen kişiye gönderin. Kişinin tam adı ve unvanıyla birlikte adres ve mektupta da yazılması zorunludur.
Mektubu yaz. Birinci paragrafta, istenen malları veya bilgileri ilettiği için göndericiye teşekkür ederek malların alındığını onaylayın. Ardından, tarihle birlikte alınan her öğeyi listeleyin.
İkinci paragrafta alıcıya teslimattan memnun olduğunuzu - eğer öyleyse - ve teslimatın beklentilerinizi karşıladığını bildirin.
Mektubu, "Teşekkür ederim" veya "İçtenlikle" ve basılı adınız gibi ücretsiz bir şekilde sonlandırın. Mektubu imzalayın ve gönderin.
