Sponsorlar, başkalarına yardım etmeyi seven hayırsever bireylerdir. Sebeplerinizi desteklemesine yardımcı olan bireylere veya gruplara yazılı bir mektupta şükranlarınızı bildirmek, desteklerinin takdir edildiğini onlara bildirecektir. Aşırı çiçeklenme veya fışkıran hissiyattan kaçının. Mektubu doğrudan, açık ve basit tutun.
İşletme Mektubu Formatını Seçin
Mektubu, kendi antetli kağıdına ya da sponsorluğu alan, temsil ettiğiniz grubun kimliğine yazın. Mektubunuzu kişiye isme göre adresleyerek açın. Bir kuruma giderse, "Başkan Jones" veya "Bayan Emma Whitaker, CEO" gibi ana temsilciye yaz, sonra CC - karbon kopya - ek bir kopya ile Yönetim Kurulu. "Sayın Bayan Whitaker ve Yönetim Kurulu Üyeleri" gibi bir tebrik uygundur.
Minnettarlığınızı İfade Edin
Minnettarlığınızı ifade eden yürekten kelimeler yazın. Doğrudan, şirketin sağladığı özel destek için gerçekten minnettar olduğunuzu belirtin, ardından projenizin veya etkinliğin adını ekleyin. Birçok büyük hayırsever grup binlerce kişiye katkıda bulunabilir; bu nedenle, kişinin veya grubun katkıda bulunduğu şeyin ne olduğunu da ekleyin. Örnek olarak, "Kadın yat yarış ekibimiz, Vic Maui yarışına girmemize 50.000 $ 'lık sponsorluk katkılarından dolayı hepinize teşekkür ediyor." Maddelerin katkısı varsa, ekipman, aletler, sarf malzemeleri, donanım veya konaklama gibi özellikler için teşekkür edin.
Para Hakkında Spesifik Olun
Deneyim hakkında detaylar ve paranın neye ilerlediğine dair bir not ekleyin. Örneğin, “Sponsorluk fonlarınız yat ve yeni navigasyon ekipmanları için yeni bir yelken setine doğru yöneldi. Yarış, son iki saat boyunca sadece bir küçük aksaklıkla başladı. Ancak, biz ilk sırada yer aldık. Yarışı hiç sizin yardımınız olmadan yapamazdım. Mürettebat üyesi olan kör kadınlar, çeşitli topluluklardan bağımsız olma mesajını genç bayan atletlere ilham verecek şekilde taşıyacaklar. ”
Yeni Hedeflere Yönlenmeyi Düşünün
Bir sonraki projenizi ve hedeflerinizi belirten bir veya iki cümle ekleyin. Gelecekteki bir etkinlikten bahsetmek, gelecekteki fonlar için umut verici bir ortam hazırlamaya yardımcı olacaktır. Eğer iyi bir şekilde başardıysanız veya hedefinize ulaşmayı başardıysanız, sponsorun gelecekteki desteğe çok açık olması muhtemeldir.
Saygılarımla Mektubu Kapat
Mektubu bir "Çok içtenlikle sizin" veya "İçten şükranla" ile kapatın, sonra imzalayın. Grup küçükse takım üyelerinin isimlerini ekleyin, ancak aksi takdirde sizin için yeterli olacaktır. Mektubun sonuna iletişim bilgileri ve web sitesi linki ekleyin. Profesyonel bir yaklaşımla birlikte otantik "sesinizi" - rahat edeceğiniz dili - kullanarak tüm mektubu bir sayfada tutun. Mektubun geri kalan kısmını da yazsanız bile imzayı yazmak yerine el ile imzalayın.
Bir hatırayı içine al
Mümkünse bir hatıra eklemek iyi bir uygulamadır. Örneğin, bir kitap yazmak için sponsor olduysanız, mektupla birlikte imzalı bir kopya gönderin. Size üniforma veya teçhizat verildi ise, bunları gösteren bir ekip fotoğrafı gönderin. Kadınların yarış takımı için, gemideki mürettebatın fotoğrafı uygun olacaktır. Çerçeveleme isteğe bağlıdır. Film çektiğinizde veya bir kişi etkinliğinizi videoya kaydetmişse DVD gönderin. Dünya görmeden önce Everest Dağı'na tırmanmanın görüntülerini görmek sponsorlar için heyecan verici olabilir.
