Bir danışman olarak, müşterilere profesyonel bir hizmet sunarsınız. Profesyonel hizmetler endüstrisinde, sözleşmeler veya hizmet sözleşmeleri, sunulan hizmetler, ödeme planı ve danışman ile müşteri arasındaki ilişkinin zaman çerçevesi dahil olmak üzere hizmet koşullarını ana hatlarıyla belirtir. Danışman olarak, danışmanlık sözleşmesi sona erdiğinde müşterinize hatırlatma mektubu yazmak size kalmıştır.
Adınızı ve iletişim bilgilerinizi içeren antetli kağıdı kullanın veya bu bilgiyi hatırlatma mektubunun en üstüne yazın. Müşteri tam olarak mektubun kimden geldiğini bilmelidir.
İlk paragrafta hatırlatma mektubunun amacını açıklayın. Müşteriye danışmanlık sözleşmesinin bitmek üzere olduğunu hatırlatın. Sözleşmenin sona ereceği belirli tarihi belirtin.
Müşteriyi bir sonraki paragrafta sözleşmeyi (varsa) yenilemeye davet edin. Danışmanlık hizmetlerinizle ilgili olarak, müşteriye sağladığınız sonuçlar gibi olumlu bir şey söyleyin. Ayrıca müşteriyi sözleşmeyi yenilemeye ikna etmek için bir indirim veya başka bir teşvik sunabilirsiniz.
Son paragrafta, herhangi bir sorunuz varsa veya sözleşmeyi uzatmak isterse, müşteriyle sizinle nasıl iletişim kuracağını bilmesini sağlayın. Genellikle, bu telefon veya e-posta ile yapılır. Kapanış konularını görüşmek üzere herhangi bir sözleşme yenilemesinden bağımsız olarak müşterinin sizinle iletişim kurmasını istediğinizi ekleyin. Bu size onu teması yenilemeye ikna etmek için başka bir şans verecektir.
Hatırlatma mektubunun sonuna profesyonel bir kapanış, imzanız ve yazılı isminizi ekleyin.
