Bir işletmeyi yürütmek için ne tür bir muhasebe sistemi kullanmak istediğinize karar vermelisiniz. Manuel bir muhasebe sistemi veya bilgisayarlı bir sistem arasında seçim yapabilirsiniz. Bilgisayarlı sistemler uygun olmasına rağmen, manuel muhasebe sistemlerinin sağlayabileceği bazı belirgin avantajlar vardır.
Bozuk Veriden Kaçının
Manuel bir muhasebe sistemi kullanmanın faydalarından biri, belgelerinizin ihtiyaç duyduğunuzda her zaman hazır olacağını bilmenizdir. Bilgisayarlı bir sistem kullanırken bu her zaman böyle olmaz. Bilgisayarlı bir muhasebe sistemi kullandığınızda, veriler çoğu zaman bozulur ve bilgilere artık erişemezsiniz. Bu noktada, işiniz için çaresizce ihtiyaç duyduğunuz yılların verilerini kaybetme potansiyeli vardır.
Çoğaltma Hataları
Manuel bir muhasebe sistemi kullanırken, çoğaltma hataları hakkında endişelenmenize gerek yoktur. Bilgisayarlı bir sistemde, yanlış dosyayı kopyalamanız ve eski numaralardan oluşan bir dizi kullanmanız ihtimali vardır. Manuel bir sistemde, verilerinizle birlikte bir kitabınız olur. Verilerin çoğaltılması, gerçekleşmesi muhtemel olmayan çok ilgili bir süreç olacaktır. Bu, yanlış verileri kullanmaktan kaçınmanıza yardımcı olur.
Değişiklik yapma
Manuel muhasebe sistemlerinin bir başka avantajı da değişiklik yapmaktan daha kolay olmalarıdır. Defterinizde bir girişi değiştirmeniz gerektiğinde, yalnızca bir silgi alır ve girişi silersiniz. Sonra yeni girişi boşluğa yazabilirsiniz. Bilgisayarlı muhasebe sisteminizde bir girişi değiştirmeniz gerektiğinde, değiştirmeden önce bir şifre yazmanız ve uygun dosyayı bulmanız gerekebilir. Bu ek zaman alır ve problem yaratabilir.
Ulaşılabilirlik
Manuel bir muhasebe sistemi kullanmanın bir başka avantajı, bilgiye ihtiyaç duyan herkes tarafından kolayca erişilebilir olmasıdır. Örneğin, işletme sahipleri muhasebe yazılımını ve içerdiği bilgileri idare etmek için muhasebe personeline güvenebilirler. Sahiplerin sistemdeki bazı verilere erişmesi gerekiyorsa, bunları almak için muhasebe bölümünden birini beklemek zorundadırlar. Manuel bir sistemle, kitaba kolayca bakabilir ve bilgileri kendileri alabilir.
