Şirketler genellikle muhasebe işlemlerini ve kayıtlarını işlemek ve sürdürmek için bilgisayarlı bir muhasebe sistemi kullanır. Sistem, hesap borçları, alacak hesapları, deneme bakiyesi ve bordro gibi modülleri kullanarak bu verileri emer ve saklar. Bilgisayarlı bir muhasebe sistemi, belirli bir şirket için özel olarak tasarlanmıştır veya üçüncü taraflardan satın alınır (örneğin, Timberline veya MAS 200). Bilgisayarlı bir muhasebe sistemi birçok şirket için değerli bir araçtır.
hız
Sistem verileri hızlı bir şekilde işler. Bilgiler, maaş bordrosu veya ödenecek hesaplar gibi ilgili modüle girdikten sonra, sistem anında işler ve saklar.
Otomatik Üretim
Bilgisayarlı muhasebe sistemlerinin çoğunluğu, sipariş girişi ve ilişkili faturaların oluşturulması gibi özelliklere sahiptir. İşveren, müşterileri için hesaplarını oluşturabilir, adlarını, adreslerini, siparişlerini ve faturalarını gerektiği kadar saklayabilir. Bilgisayarlı bir sistem ayrıca işverenin hesap ekstreleri oluşturmasına ve yazdırmasına izin verir. Ayrıca, birçok muhasebe sistemi, çeklerin ve raporların üretilmesi ve yazdırılması dahil olmak üzere tam bir bordro işlemine olanak veren bir bordro özelliğine sahiptir.
vakitlilik
İşveren müşteri siparişlerini, faturaları ve diğer tüm muhasebe işlemlerini gerektiği gibi yazdırabilir ve yeniden yazdırabilir. Ayrıca, personel dosyalarını bulmak için dosya dolabında arama yapmak zorunda kalmadan çalışanların mevcut adres ve ödeme tutarı gibi bordro verilerini kolayca bulabilir.
Manuel İşlemeyi ortadan kaldırır
Bilgisayarlı bir muhasebe sistemi manuel işlemeyi ortadan kaldırır. İkincisi, şirketin gelirlerini, giderlerini, karlarını, zararlarını ve mutabakatını elle işlemeyi ve kaydetmeyi ve hataya yer açmayı içerir. Bordro işlemleri ve işletmenin vergi işlemleri de manuel olarak kaydedilir. Bilgisayarlı bir muhasebe sistemi ile işveren daha yumuşak bir kayıt tutma ve dengeleme sürecine sahiptir.
Personel Motivasyonu
Bilgisayarlı bir muhasebe sistemi genellikle personelin yeni beceriler öğrenmek için motive olmalarını sağlamak için eğitim almalarını gerektirir. Ayrıca, işveren eğitimi yazılım şirketinin temsilcisine dış kaynak olarak da verebilir ve personelin eğitimi kendileri yönetmesi için daha az baskı oluşturur.
Denetimleri basitleştirir
Federal veya eyalet hükümeti şirketi denetlemeye karar verirse, bilgisayarlı bir muhasebe sistemi bu süreci kolaylaştırır. Normalde, denetim yapılmadan önce denetçi işverene denetim için gerekli olan belgeler hakkında posta yoluyla bilgi verir. Denetimin niteliğine bağlı olarak, belgeler vergi beyannamelerini, bordro kayıtlarını ve hesap planını içerebilir.
Bilgisayarlı bir muhasebe sistemi yıllarca bilgi depolayabilir. Denetimin gerektirmesi durumunda, işveren çok eskilere dayanan bilgilere erişebilir. Denetim sırasında, denetçi kendiliğinden bir muhasebe belgesi talep ederse, işveren basılı kopyaları bulmak için saklama kutularından geçmek yerine hızlıca sistemden alabilir.
Zimmetirmeyi azaltır
Bilgisayarlı bir muhasebe yazılımı, çalışanların şirketten para çalmasını zorlaştırır. Örneğin, bir maaş bordrosu çalışanı kendisine izin verilen miktardan daha fazla ödeme yapmaya çalışırsa, muhasebe sistemi tüm kayıtlı işlemleri sakladığından büyük olasılıkla hırsızlığı keşfedilecektir.
