Bir müşteriyi kaybetmek, işletmelerde her gün gerçekleşen talihsiz bir durumdur. Bir işletme müşterisini kaybettiğinde, işletme genellikle özür mektubu yazarak onu geri almaya çalışır. İşletmeler, sunulan mal ve hizmetleri satın almayı bıraktıklarında para kaybederler. İşiniz memnuniyetsizlik nedeniyle müşteri kaybederse, ona bir mektup yazmayı deneyin. Mektubu kişisel, nazik ve kısa yapın. Özür dile ve sadakatini ve işini geri kazanmak için uygun kelimeleri söyle.
Antetli kağıt kullanın. Bir müşteriyi geri almak için bir mektup yazarken, şirket antetli kağıdını kullanın ve bir kelime işlem programı kullanarak yazın. Müşterinin adı ve adresi ile birlikte mektubun üstüne tarihi ekleyin.
Mektuba hitap edin. Müşterinin adını ve selamdaki “Sevgili” kelimesini kullanarak mektubu kişisel bir şekilde yazın. Mektubu kişisel tutarak, müşteriye bireysel olarak kendisine ve işine değer verdiğinizi bildirin.
Mektubun başında özür dile. Bir işletme müşterisini kaybettiğinde, bunun nedeni müşterinin bir nedenden dolayı memnuniyetsiz olmasıdır. Müşteri hizmetleri sorunları, mal ve hizmetlerin kalitesi veya fiyatlandırma endişeleri nedeniyle olabilir. Müşterinin işinizi kullanmayı bıraktığını biliyorsanız, kesin nedenini de ekleyin. Samimi olun ve müşteriye gerçekten üzgün olduğunuzu ve bunun normal işletme standartlarınızın bir yansıması olmadığını bildirin. Müşterinin işinizi kullanmayı bırakmasının açık bir nedeni yoksa, bir özrüne gerek yoktur. Bunun yerine müşteriye onu özlediğini ve hizmetlerini gelecekte tekrar kullanacağını umduğunu söyle.
Teklif değişiyor. Durumu düzeltmek için müşteriye bir şey teklif edin. Ücretsiz hizmet, satıştan yüzde indirim, ücretsiz gönderim veya ücretsiz hediye sunabilirsiniz. Teklifin müşteriyi önemli ölçüde etkileyecek bir şey olduğundan emin olun.
Müşteriye teşekkür ederim. Firmanızla birlikte çalıştığı yıllar boyunca müşteriye teşekkür ve şükredin. Müşteriye, kararını tekrar gözden geçireceğini ve gelecekte mal ve hizmetlerinizin onu tatmin edeceğinden emin olacağınızı umduğunuzu söyleyin. Telefon numaranızı, doğrudan dahili numaranızı ve e-posta adresinizi bırakın ve yorum, endişeleri veya soruları varsa sizi aramasını isteyin.
Mektubu kapatın. “İçtenlikle” harfini ve ardından adınızı girin.
