Bugün, birçok işletme ve devlet kurumu gider hesabını geri ödeme planlarıyla değiştirdi. Bu geri ödeme planı, çalışanların şirket veya devlet gider hesaplarını onaylanan harcamaların dışındaki nedenlerle kullanmalarını önler. Ancak makbuzlardaki kalemleri takip etmekte zorlanabilirsiniz; Zaman zaman kişisel giderler işletme giderleriyle karışır ve sorunu bildirmekten ve yalnızca resmi işler için borçlu olduğunuz geri ödemeyi kabul etmekten sorumlusunuz. Bu olduğunda, makbuzları açıklamak ve hangi masrafların geri ödenmesi gerektiğini netleştirmek için bir mektup yazmanız istenecektir.
Harf tarihi yazarak başlayın. Bir satır atlayın ve ilgili kişinin adını ve unvanını, şirket adını ve şirket adresini ayrı satırlara yazın. Başka bir satır boşluğu atlayın ve "Sayın Bayan / Bayan (Soyadı)" yazdıktan sonra iki nokta üst üste koyun.
Kendinizi tanıtın ve mektubunuzun amacını hemen açıklayın. Örneğin, "İsmim Muhasebe Departmanından Jill Harrison, ve işle ilgili yaptığım son seyahatle ilgili makbuzlarımı, hangi kalemler için geri ödemem gerektiğini ve hangi masrafları gerektirmediğini açıklamak için yazıyorum. geri ödeme."
Numaralı bir listede geri ödenmesi gereken masrafları detaylandırın ve geri ödemeyi işleyen kişiye yardımcı olmak için uygun makbuz ve makbuz tarihine bakın. Kuruluşunuz günlük yiyecek, konaklama veya diğer eşyalar için sadece belirli bir dolarlık bir miktar tahsis ettiğiniz günlük başına çalışıyorsa, günlük harcamaları, işlemcinin günlük miktarın altında mı kaldığınızı görmesi için ayırın.
Kişisel giderleriniz olan makbuzlarda görünen giderleri listeleyin. Bunların ne olduğunu açıklamanıza gerek yok, sadece sizin kişisel sorumluluğunuz olduğunu belirtin. Bu giderlerin toplamını da verin. İşletmeniz veya kuruluşunuz ayrıca, bu kişisel eşyalar ile ilgili olarak ilgili vergi giderlerini geri ödeme tutarından çıkarmanızı isteyebilir.
Geri ödenmesi gerekenlerin sonunda toplamı, geri ödemeyi reddettiğinizin toplamını sağlayın. Bu iki rakam, makbuzlardaki toplam dolar miktarına kadar eklenmelidir. Geri ödemesini istediğiniz dolar tutarını ve geri ödemeyi reddettiğiniz dolar tutarını verin; Genellikle kuruluşlar bu nedenleri yasal nedenlerle açık bir dilde vermenizi ister.
İşlemciye ayırdığı zaman için teşekkür eder ve makbuzları sıralamak zorunda kaldığı için özür dileriz. Makbuzlarla ilgili herhangi bir sorunuz olması durumunda iş telefon numaranızı ve e-posta adresinizi girin.
"Saygılarımızla" yazarak mektubu kapatın ve üç satır boşluğu atlayın. Adınızı ve adınızı yazın. Mektubu şirket antetli kağıdına yazdırın ve adınızı yazdığınız adın üstüne yazın. Hem mektubun hem de makbuzların bir kopyasını alın ve kayıtlarınız için saklayın. Mektubu, geri ödemeyi işleme koyacak olan kişiye gönderin.
