Bazen bir müşteri ilişkisi işe yaramaz. Belki müşteri çok talep ediyor, gerçekçi olmayan beklentileri var, geç ödüyor ya da sadece şirketinize uygun değil. Bir iş ilişkisinin artık sürdürülebilir olmadığı açık olduğunda, bağları profesyonel ve anlaşılır bir şekilde kesmenin zamanı geldi.
Profesyonel ol
Mektubunuz sizden şirket antetli kağıdında gelmelidir. Mektubu teslim zamanına ayırın, böylece alıcıya hizmetlerinizin yerini alabilecek bir yer bulması için yeterli zaman verin. Çalıştığınız kişiye hitap edin, ilişkinin bir bildirimi ile önderlik edin, sonra konuya gelin. “Son beş yıl boyunca halkla ilişkiler temsilciniz olmak benim için bir zevk olsa da, 1 Mayıs 2015 tarihinden itibaren geçerli olacak, artık bu kapasitede hizmet edemeyeceğim.”
Açıklama Yap
Bir müşteriyi neden kovduğunuzu açıklamak, özellikle ilişki aklı başındaysa veya müşteri endişeliyseniz, başkalarıyla sizinle ilgili kötü konuşabileceğini açıklamak. Bir seçenek dürüst olmak ve belirli bir nedeni belirtmektir. “Maalesef, son tarihler ve yayın takvimleriyle ilgili çok farklı felsefelerimiz var ve artık bu pozisyonda sizin için etkili bir savunucu olabileceğime inanmıyorum.”
Daha az çatışmacı olmayı tercih ederseniz, daha genel bir bahane zor duygulardan kaçınabilir. Örneğin, “Korkarım kendimi fazlasıyla büyütdüm ve temsil ettiğim müşterilerin sayısını azaltmak zorunda kaldım”.
Tamamlama Takvimi Teklif Et
Bir müşteri, ilişkilerin derhal kesilmesini gerektiren çok profesyonelce davranmadığı sürece, olağanüstü projeleri tamamlamak için bir zaman çizelgesi oluşturun. “Planlandığı gibi, tamamladığınız basın kitlerini ayın sonunda teslim alacağım. Ayrıca, web sitenizdeki basın arşivlerini de güncelleyeceğim ve son yıllarda sizin için yazdığım çeşitli konuşmaların ve sunumların hem dijital hem de basılı kopyalarını sunacağım. Rahatınız için son bir fatura eklenir."
Tavsiye Yap
Müvekkiliniz sizin için uygun değilse, ancak bir meslektaşınıza değerli bir değer olabilirse, bir başvuruda bulunmayı teklif edin. “Sizi bir meslektaşıma, ABC Halkla İlişkiler'den Jane Smith'e havale etmek istiyorum. Sektörünüzdeki müşterileri ele alma konusunda çok fazla tecrübesi var ve bence kişilikleriniz ve iş felsefeleriniz iyi bir eşleşme olur. Bir toplantı düzenlememi istiyorsam, bir toplantı ayarlamaktan mutlu olurum. ”
Bir Yakın Yazma
Mektubunuzu profesyonelce ve profesyonelce bitirin. Müşteri tercih ederse, sorunu telefonla daha fazla tartışmayı teklif edin. “Şirketinizi temsil etme fırsatı için tekrar teşekkür ederiz. Herhangi bir sorunuz varsa veya şahsen herhangi bir şeyi görüşmek istiyorsanız, lütfen doğrudan benimle temas kurmaktan çekinmeyin. Tüm profesyonel çalışmalarınızda başarılarınızın devamını dilerim. ”
Kendini koru
Bir müşteriyi kovmakla ilgili hukuki bir bakış açınız varsa, bir avukattan, mektubu yazmadan önce sözleşmenizin koşullarını gözden geçirmesini isteyin. Yazılı bir anlaşmayı ihlal etmek, kabul ettiğiniz görevleri yerine getirmekte başarısız olmak veya doğru şekilde bildirimde bulunmak istemezsiniz.
