Etkinlik Sonrası Rapor Nasıl Yazılır?

Etkinlik sonrası rapor, bir iş toplantısı, ödül töreni veya benzer şenliklerin bir özetinden daha fazlasıdır. Bunun yerine, bir etkinliğin her bir öğesinin etkinliğini analiz eder. İş dünyasında, etkinlik sonrası raporlar, bir şirketin bir etkinliğin ne kadar iyi ilerlediğini ve gelecekte de benzer olayları yapıp yapmamayı belirlemesine yardımcı olabilir. Olay sonrası kaliteli bir rapor yazmak, dikkatli bir değerlendirme ve gerçeğe dayalı raporlama gerektirir.

Önce etkinliğin amacını düşünün. O zaman etkinliğin bu amaca ulaşıp ulaşmadığını düşünün. Bir pazarlama etkinliği olsaydı, yeni müşterileri bir ürün veya hizmetle tanıştırmalıydı. Yardım için ise, bir kuruluş için farkındalık veya fon sağlamalıdır. Eğitimle ilgili ise, çalışanlar işlerini daha iyi yapabilmeleri için yeni bilgiler öğrenmiş olmalılar. Raporunuzda, etkinliğin amacına ulaşmadaki etkinliğine odaklanın. Etkinlik etkisizse, bunun neden olduğunu düşündüğünüzü ve gelecekteki etkinlikleri iyileştirmek için neyin değişmesi gerektiğini açıklayın.

Tüm unsurları değerlendirin. Etkinliğinizde birkaç bölüm varsa, yalnızca en iyi ve en kötü bölümlere odaklanmayın; günün tüm yönlerini göz önünde bulundurun. Konuşmacılar, materyaller ve zamanlama hakkındaki düşüncelerinizi ekleyin. Öğle yemeği veya serinletici içecekler servis edilirse, bu öğelerin değerlendirmesini de dahil edin. Bir etkinlik, bölümlerinin toplamından daha iyi değildir, bu yüzden her bölüm bir etkinlik sonrası raporunda değerlendirilmelidir.

Diğerlerinden geri bildirim alın. Etkinliğin sorumlusu sizseniz, oluşturduğunuz kişilerden geri bildirim isteyin. Çalışan eğitimi semineriyse, çalışanlardan size ne öğrendiklerini söylemelerini isteyin. Eğlenceli bir etkinlik olması istendiyse, misafirlerden ne kadar eğlendikleri ya da sahip olmadığı ile ilgili bir anket doldurmalarını isteyin. Etkinliğin hedef kitleye ne kadar iyi ulaştığını tam olarak değerlendirmek zorundasınız.

Hem artıları hem de eksileri ekleyin. Etkinliğinizin bazı kısımları çok iyi gitmiş olabilir; belki de kiraladığınız ziyafet salonu makul fiyatlı ve uygun mobilyalar ve iştah açıcı içecekler içeriyordu. Bununla birlikte, açılış konuşmacısının geç gelmesi veya konuşmasını 15 dakika kısaltması gibi, sizi doldurması için zaman bırakan diğer bölümler iyi gitmemiş olabilir. İyi ve kötüye dair yorumlarınızı ekleyin, böylece şirketiniz iyiyi tekrarlamak ve gelecekteki oluşumlar için kötüyü değiştirmek için çaba gösterebilir.