Değişen iş modellerini veya ekonomik koşulları yansıtmak için yeniden düzenleme gerekebilir, ancak uygun planlama ve uygulama yapmadan hem personel hem de müşteriler için rahatsız edici olabilir. Bölümlerin yeniden yapılandırılması için stratejik bir plan geliştirmek, süreç boyunca iletişimi gerektirir. Plan nihayet ortaya çıktığında, bazıları sonuçlardan hoşlanmayabilir, ancak hiç kimse onlar tarafından kendilerini kör hissetmemelidir.
Üst düzey liderliğinize, değişen pazar koşullarını yansıtacak şekilde bir departmanı yeniden yapılandırmayı düşündüğünüzü söyleyin. Bölümü çevreleyen işletme ihtiyaçlarını ve yeniden yapılanma tamamlandığında nasıl görünmesi gerektiğini düşünmek için bir analiz ve planlama ekibi olarak hizmet etmek üzere şirket içinde kilit kişilerden oluşan bir grup oluşturun.
Bölümünüzle ilgili beklentilerini öğrenmek için bölümünüzün ürün ve hizmetlerinin önemli müşterileri ve tüketicileri ile konuşun. Bunlar duruma bağlı olarak iç müşteriler, dış müşteriler veya her ikisi de olabilir. Bölümünüzün kalitesi, hızı ve yanıt verme konusundaki sorunlarının neler olduğunu belirleyin.
Yeniden yapılanma nedenlerini ve bu değişimin bölüme ve işletmeye nasıl değer katacağını belirleyin. Bunu departmanın misyonuna ve şirketin misyon ve değer beyanlarına bağlayın. Planı geliştirmeye devam ederken, değişikliklerin departmanınızı bu yol boyunca yönlendirdiğinden emin olun.
Bölümünüzün mevcut süreçlerini analiz edin. Bunları örgütsel misyonuyla karşılaştırın ve çekirdek süreçleri işin herhangi bir yerinde çoğaltılanlardan veya bölümün hedeflerini tamamlamaya ikincil olanlardan ayırın. Gerçek ve istenen performans arasındaki boşlukları tanımlayın. Mevcut yapının performansı ve müşteri memnuniyetini nasıl sağladığını veya engellediğini belirleyin.
Daha verimli bir departman yapısı oluşturmak için en iyi yolu belirlemeye yardımcı olacak süreçleri yeniden tasarlayın. Bu revizyonlar müşteri ve paydaş memnuniyetini arttırmalı ve verimliliği arttırmalıdır. Maliyetin düşürülmesi de bu amaçların bir parçası olabilir, ancak bunu sürecin yeniden tasarımı ile ilgili olarak düşünün. Gerekli işlemleri yapma yeteneğinizi azaltan işgücü azaltma departmanınızın başarılı olmasına yardımcı olmaz.
Organizasyonel yapının nerede değişmesi gerektiğini belirleyin. Yeni pozisyonların yaratılması gerekebilir veya mevcut pozisyonların rolleri ve beklentileri açıklığa kavuşturulması gerekebilir. Mevcut personelinizin yeni roller ve gereksinimleri karşılayacak beceri ve yeteneklere sahip olup olmadığını değerlendirin. Aksi takdirde, ihlalleri hızlandıracak yeni işe almalarını sağlamak veya hızlandırmak için bir eğitim planı geliştirmeniz gerekecektir.
Uygulama stratejinizi planlayın. Bu yeni yapının ne zaman kurulacağı ile ilgili bir zaman çerçevesi geliştirin. Yeni departman yapısında kimin karar verme yetkisi olduğunu açıkla. Çalışanlarınıza beklentilerinin ne olduğunu açıklığa kavuşturmak için yeni bir organizasyon şeması ve pozisyon açıklamaları yazın. Daha fazla personele ihtiyaç duyuyorsanız, sizi doğru yönde yönlendirmek için bu pozisyon açıklamalarını kullanın.
Geçişi planlamak için insan kaynakları departmanınızla iletişim kurun. Departmanın yeniden yapılandırılması gereğinden fazla yapılması gerekenler için şirketin başka bir yerinde pozisyonlar olup olmadığını belirleyin. Yeniden yapılandırma işten çıkarmalar ile sonuçlanacaksa, kararlarda yanlılık görülmemesi için belirlenmiş prosedürleri izleyin.
Çalışanlarla iletişim kurun. Çalışanlarınız büyük olasılıkla bir yeniden yapılanmayı çalışan sayısını azaltmanın bir aracı olarak göreceklerdir, bu nedenle çalışanlar yeniden yapılanma konusunda şüpheci olabilirler. Onları döngüde tutarak, hem söylenti değirmeninin etkisini azaltır hem de sadece departman sayısının azaltılmasından başka bir plan olduğuna inanırsınız.
