Bordro kayıtlarının ve onlarla çalışan personelin güvenliği, maaş bordrosu yöneticileri ve şirket yönetimi için sürekli bir değerlendirmedir. Bordro güvenliği, bordro kayıtlarının, bordro departmanının ve bordro personelinin gizliliğinin ve güvenliğinin uygulanmasını ve korunmasını içerir. Bordro müdürü, muhasebe müdürü veya insan kaynakları müdürü, üst yönetim ile birlikte bordro güvenliğinin sorumluluğunu taşıyabilir. Yüksek güvenlikli ve etkin bir şekilde organize olmuş bordro ortamı yaratmak, her bordro departmanının hedefi olmalıdır.
organizasyon
Bordro departmanının, personelin ve süreçlerin organizasyonu, bordro güvenliğinde hayati öneme sahiptir. Net bir komuta zinciri, mantıksal bir bölüm organizasyon şeması ve güvenli bordro yönetimi için bordro sorumluluklarının açık bir şekilde verilmesi gerekmektedir. Bir yönetici, bir maaş bordrosu işlemcisi, ücret ödemesi siparişleri ve FMLA ve işçi tazminat izinleri, çalışan kayıt memurları ve diğer bordro personeli gibi özel bordro durumları için bir uzman, departmanda gizli, verimli, güvenli ve yasal olarak uyumlu bordro işlemleri için örgütlenmelidir.. Bordrodaki herkes, bordro işlemlerinde güvenlik ihlallerini ve boşlukları önlemek ve ortadan kaldırmak için açıkça tanımlanmış sorumluluklara sahip olmalıdır.
Erişimi Kontrol Et
Bordro kağıtlarına, fiziksel depolama dosyalarına, bilgisayarlara ve bilgisayar raporlarına ve diğer tüm erişim türlerine tüm erişim, gizli bordro bilgilerini güvence altına almak için sıkı bir şekilde kontrol edilmeli ve uygulanmalıdır. Her bordro çalışanının sorumlulukları, hangi erişim seviyesinin gerekli olduğunu belirlemek için bordro yöneticisi tarafından gözden geçirilmelidir. Zaman çizelgeleri, yükseltme izinleri, ikramiye ve komisyon evrakları ve hassas ve gizli finansal bilgileri olan diğer bordro belgelerine gibi fiziksel bordro belgelerine erişim yalnızca işlemleri yapanlar ile sınırlandırılmalıdır. Dosya dolapları ve bordro bilgileri içeren bilgisayarlar, veriler ve arşivler, yalnızca güvenlik iznine sahip kişilerin görebilecekleri ve onlarla çalışabilecekleri güvenli alanlara yerleştirilmelidir. Örneğin, yalnızca çalışma saatlerini bilgisayar bordro sistemine giren zaman çizelgesi memurları, son başvuru işlemlerine veya ücret ve yardım belgelerine erişememelidir.
Belge İşlemleri
Bordro işlemleri ve personelin güvenliğini sağlamak için bordro prosedürleri ayrıntılı bir şekilde belgelenmeli ve uygulanmalıdır. Her bordro çalışanının sorumlulukları, iş tanımlarında, gerçekleştirdikleri bordro prosedürlerinde ve bordro departmanının standart bir kullanım kılavuzunda açıkça tanımlanmalıdır. İşlemlerin bütünlüğünü korumak ve güvenlikteki boşlukları önlemek için en azından yılda bir şey değiştiğinde ve en az yılda bir kez gözden geçirildiğinde prosedürlere uyulmalı, revize edilmelidir.
Fiziksel güvenlik
Bordro kayıtlarının, dosyaların, verilerin ve sistemlerin yanı sıra bordro olanakları ve personelinin fiziki güvenliği de hayati öneme sahiptir. Bordro güvenliği ve gizliliği, resepsiyondaki bordroyu işleyerek veya bir bordro çalışanının iki kez kontrol etmeden görevlerini yerine getirerek tasarruf etmek için taviz vermemelidir. Dosya dolapları sınırlı erişim ile kilitlenmelidir. Bürolar, ana çerçeveler ve bordro verisi ve işlem yazılımına sahip masaüstü bilgisayarlar, ortak alanlarda değil, kolayca kilitlenebilecek güvenli yerlerde olmalıdır. Bordro personeli, çalışan ve ziyaretçi trafiğinden korunan bir çalışma ortamına sahip olmalı ve birlikte çalıştıkları bilgileri başarılı bir şekilde güvence altına almak için kızgın ve duygusal çalışanlara maruz kalmamaları için kolay yollara sahip olmalıdır. Maaş bordrosu hataları, tutarsızlıklar ve şikayetler net işlemlere sahip olmalı ve doğrudan maaş bordrosu personeli ile değil, yöneticiler veya denetçiler tarafından ele alınmalıdır.
