Sürekli bir envanter sistemi, bir şirketin finansal envanter verilerini rapor etmesine yardımcı olan bir dizi muhasebe işlemidir. Birçok şirket bu sistemi kullanır - özellikle de bir iş emri maliyet muhasebesi sistemi kullananlar veya birçok farklı envanter türünü satanlar. Şirketler, uygulanmadan önce kalıcı bir sistemin avantajlarını ve dezavantajlarını dengelemelidir.
Doğru Raporlama
Şirketler genellikle sürekli bir envanter sistemi ile daha doğru finansal raporlama yaparlar. Muhasebeciler, her stok işleminden sonra genel muhasebeyi günceller. Bu, eldeki gerçek fiziksel envanteri yakından yansıtan bir genel muhasebe hesabına neden olur. Sahipler ve yöneticiler daha sonra envanter değerlerini raporlamanın doğruluğunu temel alarak kaliteli kararlar alabilir. Muhasebeciler genel muhasebe defterinden her birini doğru bir şekilde takip ettiğinden, çoklu envanter türleri de bu yöntemden yararlanmaktadır.
Elektronik yönetim
Sürekli envanter sistemleri genellikle işlemleri kaydetmek için elektronik yöntemler kullanır. Örnek olarak, bir giyim perakendecisinin malları satarken kullandığı barkod sistemidir. Her tarama, şirketin envanter değerini güncelleyen verileri kaydeder. Muhasebeciler bu bilgiyi genel muhasebe defterini dengelemek için kullanırlar. Şirketler aynı zamanda tam zamanında bir sistem kullanarak mal siparişi vermek için verileri kullanır. Elektronik sipariş verme, stokların tükenmesini ve satışların kaybolmasını önlemeye yardımcı olur.
Maliyet
Birçok kalıcı envanter sistemi pahalıdır. Bu sistemlerin maliyeti iki yönlüdür. Sistemin çalışması için gerekli teknoloji büyük bir sermaye gideri olabilir. Sistemin teknolojideki yeni değişiklikler için güncellenmesi de maliyetlidir. Çalışanları sistemi doğru kullanmak için eğitmek yine başka bir masraftır. İdari tarafta, şirketler sistemi çalıştırabilecek ve genel muhasebede sık sık yapılan değişiklikleri yönetebilecek muhasebeciler bulmalıdır.
süreç
Sürekli envanter sistemleri genellikle zaman alır. Bir şirketin genel muhasebesinde yapılan elektronik güncellemeler hesap mutabakatına ihtiyaç duyulmasına neden olabilir. Muhasebeciler, envanteri uzlaştırmak için genellikle her hafta veya ayda çok fazla saat harcarlar. Kalıcı hatalar ayrıca başka komplikasyonlara da neden olabilir. Muhasebecilerin, şirketin defterlerini kapatmadan önce hataları düzeltmesi ve envanter hesabını dengelemesi gerekir. Hatalı envanter rakamlarının bildirilmesi, bir denetimi tetikleyebilir ve şirket için olası sorunlara neden olabilir.
