Envanterinizde sürüyü sürmek, bir işletmeyi işletmekle ilgili en zorlayıcı şeylerden biridir. İşlerin operasyonel yönünden, ne kadar ürün satılabileceğini ve ne zaman daha fazlasını alacağınızı bilmek isteyeceksiniz. Muhasebecilerinizin de doğru stoklara ihtiyacı olacak, böylece kitaplarınızı düzenli tutabilir ve size iş kararları vermeniz için gereken bilgileri verebilirler. Çoğu durumda, ancak hepsinde değil, muhtemelen sürekli bir envanter sistemi aracılığıyla bunu yapmak isteyeceksiniz.
Periyodik Envanter Sistemi
Envanter kontrolünüzü idare etmenin iki yolu vardır. Bunlardan biri, periyodik envanter sistemi denilen şeydir, yani, belirli bir sürenin sonunda - bir ay, çeyrek, bir yıl veya durumunuzda ne olursa olsun çalışır - kapıları kapatırsınız ve elinizde bulunan envanteri fiziksel olarak saymanız. Muhasebe amaçları için, buna döneminiz için kapanış envanteri diyeceksiniz. Önceki envanter sayımınız bu dönemin başlangıç envanteri idi. Tüm alımlarınızı başlangıçtaki envantere ekleyeceksiniz, tüm satışları çıkaracaksınız ve ideal bir dünyada sonuç kapanış envanterinize çok benzeyecek. Tabii ki, biz ideal bir dünyada yaşamıyoruz ve pratikte, stoklar arasında ne kadar uzun süre kalırsanız, o kadar fazla tutarsızlık da artacaktır. Periyodik stok sistemi altında, stok miktarı ancak sayılmasından hemen sonra doğrudur. büyük bir rahatsızlıktır.
Sürekli Envanter Sistemi
Sürekli envanter sistemi çok daha fazla kurulum gerektirir, ancak bir kez yerine oturduğunda kullanımı çok daha kolaydır. Sahip olduğunuz her envanter parçası, satın alındığı sırada bilgisayar sisteminize girilir. Stoktan çıktığında, tükendiğinde veya tükendiğinde, bilgisayar sisteminizdeki eldeki stoktan otomatik olarak düşülür. İş modeliniz neye sahip olduğunuzu ve ne zaman daha fazla sipariş etmeniz gerektiğini bilmeye başlıyorsa, bu da hemen hemen her iş için geçerlidir; sürekli envanter yöntemini kullanmak birçok avantaj sunar.
Periyodik ve Sürekli Envanter
Envanterinizi yönetmek için hangi yaklaşımı kullanacağınız durumunuza bağlıdır. "Anne ve pop" esasına göre faaliyet göstermekten memnunsanız, işinizi küçük ve envanterinizi düşük tutarak, periyodik bir envanter sistemi ihtiyacınız olan her şey olabilir. Kurulum minimum düzeydedir ve envanterinizi gerekli olduğunu düşündüğünüz kadar sık sayabilirsiniz. Şirketiniz için planlarınız çok fazla büyüme içeriyorsa, kalıcı envanter yöntemini en erken fırsatta, ideal olarak ilk günden itibaren uygulamak istersiniz.
Dezavantajı, kalıcı envanter yönteminin kurulmasının karmaşık olması ve bilgisayarlara, yazılıma ve uzmanlığa ciddi bir yatırım gerektirmesidir. Sıkı bir bütçeyle çalışıyorsanız, bu genellikle başlangıçlarda olduğu gibi, başlangıçtaki yatırım rahatlıkla yönetebileceğinizden daha fazla olabilir. Bazen, kısa vadede temel kalıcı envanter yönetimi sağlayan bir envanter ve muhasebe sistemine razı olmanız gerekir, ancak işiniz ve gelirleriniz arttıkça daha tam özellikli bir teklife yükseltilebilir.
Mükemmel değil
Sürekli bir envanter sisteminin amacı, elinizde bulunan öğelerin her zaman doğru ve güncel bir sayısına sahip olmanızdır. Bu genel olarak doğru, ancak gerçek dünyada, teori ve pratik arasında her zaman bir boşluk vardır. Ürünü kırılma ve hırsızlığa karşı kaybedeceksiniz; tedarikçiler sizi yanlış faturalandırır, birkaç parçadan fazla veya kısa olan siparişleri alırsınız, satış personeli satışlarda çalacak veya yanlış para iadesi vb. İyi eğitim, güvenlik ve envanter yönetimi uygulamaları bunu minimumda tutmanıza yardımcı olabilir, ancak birlikte çalıştığınız sayıları doğrulamak için sık sık gerçek bir sayı yapmanız gerekir.
Yılda en az bir kez tam fiziksel envanter yapmayı tercih edebilir veya devam eden "döngü sayımlarını" tercih edebilirsiniz. Bu sadece tutarsızlıkları ararken düzenli olarak sayılacak envanterinizin belirli bölümlerini seçeceğiniz anlamına gelir. Yalnızca en yüksek değerli veya en yüksek hacimli öğelere odaklanabilirsiniz, çünkü bunlar size sorun çıkarması en muhtemeldir veya tüm envanterinizi yıl boyunca bir miktar sayabilir ve hataları bulurken envanterinizi ayarlayabilirsiniz.
Perakende / Toptan Satış Ortamlarında Daimi Envanter
Sürekli envanter sistemleri için en iyi durum perakende sektöründedir. Müşteriniz bir ürünü tezgahın üzerine getirdiğinde, bir tarayıcı biçiminde veya belki bir parça numarasını manuel olarak girerek arayacaksınız. Tarama, mümkün olduğunda daha iyidir, çünkü hata fırsatını azaltır. Satış tamamlandıktan sonra, sisteminiz müşterinizin elinde kapıdan dışarıya kaçanlara izin vermek için mevcut envanteri azaltır.
Diğer satış elemanlarınızdan biri bu ürünü başka bir bölümdeki bir bilgisayardan ararsa, yeni revize edilen toplam ekranda gösterilecek olandır. Sisteminiz ayrıca sarf malzemeleriniz azaldığında daha fazla sipariş vermenizi isteyebilir veya siparişi otomatik olarak verebilirsiniz. En iyi sistemler, tedarikçilerinizin indirimlerini takip eder ve minimumları sipariş eder, böylece 1.000'de indirim varsa, bunları 950 adet sipariş etmemeye ayarlayabilirsiniz. Toptancılar aynı şekilde çalışırlar, ancak üreticilerden ve distribütörlerden satın alıp perakendecilere satmaları dışında.
Üretim / Üretim Ortamlarında Sürekli Stok
Ürün üretmekle ilgileniyorsanız, sadece satmak yerine, biraz farklı bir envanter sistemi kullanacaksınız. Bu durumda, envanterinizdeki ürünler hammadde veya alt montajdır ve sonuçta nihai ürün haline gelirler. Ayrıca, ürüne bağlı olarak bir ya da iki ya da iki ya da birkaç yıl alabilen, bitmiş ürün olma yolundayken, ham maddelerinizi takip etmeniz gerekecektir. Bu durumda, süreç içi çalışma olarak sayılırlar. Verimli bir kalıcı envanter sistemiyle, hiçbir zaman hammadde tükenmemelidir ve satış için ne kadar hazır mal bulunduğunu bilirsiniz. Daha da önemlisi, malzemeleriniz maliyette dalgalansa bile, üretim maliyetlerinin ne olduğunu da bileceksiniz.
LIFO ve FIFO Muhasebe
Fiziksel envanter yönetiminiz, raflarda en eski ürünün, özellikle bozulmaz olsa bile, ilk satıldığından emin olmalıdır. Paketleme zamanla kaybolur, kutular zarar görür ve çelik çiviler bile paslanır. Sürekli muhasebe amaçları için, her bir envanter parçasını şu anda eldeki en eski veya eldeki en yeni ürün olarak görüp görmediğinize karar verebilirsiniz. Bu sistemlere ilk giren ilk çıkar ve ilk giren ilk çıkar veya kısaca FIFO ve LIFO olarak adlandırılır.Fiyatlar yükseliyorsa, en eski ürün her zaman en ucuz ve en yeni ürün her zaman en pahalı olacak. Fiyatlar düşüyorsa, bunun tersi geçerlidir. Bunun, maliyetlerinizi nasıl hesaba kattığınızla ilgili bazı önemli etkileri vardır.
LIFO, FIFO ve COGS
Gösteri amacıyla, envanterinizdeki en eski öğenin 85 $ 'dan, en yeni 95 $' lık satın aldığınızı ve 110 $ 'dan sattığınızı varsayalım. FIFO esasına göre çalışıyorsanız, karınız 110 dolar eksi 85 dolar veya 25 dolar olur. LIFO bazında çalışıyorsanız, aynı satışta sadece 15 $ kar sayarsınız. Amacınız olası en yüksek karları bildirmek, belki de potansiyel yatırımcıları etkilemek veya etkilemekse, FIFO yöntemini kullanmanın avantajlı olduğunu görebilirsiniz. Vergi faturanızı en aza indirmek için kayıtlı karınızı kontrol altında tutmak istiyorsanız, LIFO yöntemi - bu varsayımsal durumda - daha mantıklı olabilir. Tutarlı olduğunuz sürece her iki yöntemi de kullanabilirsiniz. Perakendede satılan gerçek mal maliyetinizi veya üretimde üretim maliyetinizi takip etmek için, gittikçe yükselirken fiili maliyetlerinizi izleyen ağırlıklı ortalama bir yöntemi tercih edebilirsiniz.
