Tam zamanında envanter veya JIT, işletme yatırımlarını envantere indirgemek için tasarlanmış bir işlemdir, böylece iş veya altyapı gibi şirketin diğer kısımlarına yatırım yapmak için fonları serbest bırakır. Şirketler, gelecekteki envanter ihtiyaçlarını öngören ve ihtiyaç duymadan hemen önce sipariş eden sofistike bir muhasebe sistemine güvenerek düşük miktarda hammadde taşıyor. Teslimatlar daha küçük fakat daha sık görülmekte ve küçük bir sarf malzemesi stoğu oluşturmaktadır. Bu sistemin amacı, büyük bir parça veya bileşen envanterini elde tutmak yerine ihtiyaç duyulmadan kısa bir süre önce tesise bileşen teslim etmektir. Depolama tesislerindeki malzemelere daha az para bağlanması sayesinde şirketler daha kolay geliştirebilir veya genişletebilir.
Tam zamanında envanter sistemlerinin birçok avantajı ve dezavantajı vardır. Artı tarafta, işletme sermayesi bağlı değildir, depoda kullanılmayan envanter olasılığı daha düşüktür ve üretim siparişlerini değiştirmek daha kolaydır çünkü elde edilecek çok az ürün vardır. Ancak hepsi olumlu değil. Yönetim kurulu genelinde önemli tasarruflar olsa bile, herhangi bir işletme sahibinin sürece ciddi bir şekilde bakması için JIT’in dezavantajları olabilir.
Tam Zamanlı Envanter Dezavantajları
Tam zamanında stok sistemlerinde, şirketler bir sonraki teslimat tarihine kadar ulaşmaları için minimum miktarda stok sipariş ederler. İki haftada bir teslimat programında bu sistemi kullanan bir restoran yalnızca ortalama dört günlük bir iş süresine yetecek kadar yiyecek sipariş eder. Bu sistemlerin çoğu önceki yılın karşılaştırma rakamlarına dayanmaktadır ve işlerin yıldan yıla nispeten statik kalacağını varsaymaktadır. Restoranın ana rakibi aniden iflas ederse, önceden planlanmayan gelirlerde ani bir yükseliş görebilir. Sonuç olarak, raflarda hafta boyunca dayanacak kadar yiyecek kalmamış olabilir. Acil gıda kaynakları için alternatif kaynaklar bulmak imkansız veya en iyi ihtimalle çok pahalı olabilir.
Öte yandan, iş hayatındaki ani ve beklenmedik bir düşüş, muhtemelen kullanılmadan önce bozulmaları nedeniyle raflardaki fazla içerikler anlamına gelebilir. Otomatikleştirilmiş bir sistemde, bir işletme sahibinin gelen ürünün miktarını ayarlamadan önce iki veya üç envanter döngüsü olabilir. Bu, sistem tekrar işinde bir düşüş bekleyeceği için gelecek yıl için de bir sorun oluşturur. Muhtemelen hafta için yeterli malzeme sipariş etmiyoruz.
Sürpriz Ekstra İşletmeler ile Zorluk
Tam zamanında ortaya çıkan en büyük dezavantajlardan biri, iyi şans için esneklik eksikliğidir. Çoğu işletmede, gelen ve büyük miktarda ürün sipariş etmek isteyen bir müşteri iyi bir şeydir. Yeni bir okul hesabı olan bir tişört şirketi için, yeni müşterinin tam bir sipariş almak istediğinden daha uzun süre bekletilmesi anlamına gelebilir. Küçük işletmeler ön camları kapatmayı göze alamazlar, ancak bu yeni karlı müşterilere bakmak için kısa sürede yeterli hammadde bulmak imkansız olabilir.
Bu, iki yoldan biriyle çözülebilir. İlk durumda, yeni müşteriler istedikleri siparişi alabilir, ancak stok eksikliğinden dolayı daha uzun süre beklemek zorunda kalacaklar. İstedikleri gömlek türüne bağlı olarak, yeni müşterileri memnun edecek kadar büyük bir tedarik bulmak haftalar sürebilir. Öte yandan, T-shirt mağazası sahibi, müşteriyi memnun edecek hazır gömlekler hazır bulundurmayı başarırsa, dükkanın normal tedarikçisinin alacağından daha fazla paraya mal olacakları muhtemeldir. Rüzgâr müşterisi, kar marjını hiçbir şeyden aşağıya indirerek şirketin parasına mal olabilir.
Daha Fazla Planlama ve Eğitim Gerekiyor
Birçok küçük işletme, en azından başlangıçta kağıt ve kalem kullanarak elle sipariş ve malzeme siparişi verir. Bir bilgisayar envanter programına ihtiyaç duyan ya da isteyebilecek kadar büyük olanlar bile basit uygulamalarla bunu yapar. Çoğu durumda, yalnızca neye ihtiyaç duyacağınızı takip etmek için ayda birkaç kez envanter çekmeniz yeterlidir. Bu durumlarda, envanter basit bir işlemdir ve herhangi bir çalışana kısa sürede kolayca öğretilebilir.
Bir JIT envanter sistemi ile tüm envanter süreci daha karmaşıktır. Çalışanlar, çok sık detaylı olarak envanter alma konusunda eğitilmelidir. Doğruluk çok önemlidir, çünkü şirketin sipariş sisteminin tamamı bu rakamlara dayanmaktadır. Çalışanların, ofiste yüklü bilgisayarlara aşina olmayanlar için zor olabilecek ayrıntılı bilgisayar sistemlerini kullanmayı öğrenmeleri gerekecektir. Bu envanter görevlerini yerine getirebilecek çalışanları eğitmek ve elde tutmak için işgücü maliyetlerini arttırmanız gerekebilir. Ek olarak, her siparişte çok fazla teslimat ücreti ödemeden, haftada birkaç kez malzeme tedarik ederek sizinle birlikte çalışmak isteyen tedarikçileri bulmanız gerekir. Envanter / teslimat sürecinde bir kesinti olması durumunda, acil durum malzemeleri için daha az tedarikçiyle ilişki kurmak akıllıca bir uygulamadır.
Sıkı Tedarik Zinciri Daha Az Kontrol Demektir
Küçük işletme sahiplerinin çoğu, etrafındaki ekonomik güçler çağrısında bulunduğunda, hızlıca pivot yapma ve bunları değiştirme yetenekleriyle gurur duymaktadır. Tam zamanında envanter sistemlerinde, bunu yapmak çok daha zor. Bir mahalle fırını genellikle yerel kutlamaların ne zaman olacağını ve buna göre sipariş vereceğini bilir. Ancak fırıncı, yeni bir düğün planlamacısının, süslü çöreklerin acil bir arzını aradığını öğrenirse, istifa etme ve işe ulaşma şansı çok azdır.
Cupcake siparişini almayı başarsa bile, fırıncının gümüş kek süslemeleri tedarikçisi stokta kalmamışsa, potansiyel yeni müşteriyi sunmak için daha az seçeneğe sahiptir. Sistemin herhangi bir yerindeki tedarik zincirinde herhangi bir kesinti, bu sistemi kullanan küçük işletmelerin temel çizgisini etkileyecektir. Müşterilere daha az seçenek sunulması ve iş planlarını kısa sürede değiştirmeye yönelik daha az fırsat olması nedeniyle, tam zamanında envanter, başka türlü küçük işletmeler yaratabilecek fırsatları azaltabilir.
Doğal Afetlerle İlgili Sorunlar
Kasırgalar, kasırgalar, taşkınlar ve diğer doğal afetler, sivil huzursuzluk veya polis eylemleri gibi herhangi bir iş üzerinde büyük bir etkiye sahip olabilir. Tam zamanında stok sistemleriyle olan fark, etkinin çok daha sert hissedilmesidir. Tehlike, yalnızca işletmenin yakınında acil durumlar ortaya çıktığında değil, aynı zamanda bir işletmenin tedarikçisinin bulunduğu diğer alanlarda da gerçekleştiğinde gerçekleşen şeydir.
JIT siparişi kullanan yerel bir kahve dükkanı genellikle üç veya dört günlük ortalama satışlar için elinizde yeterli miktarda fasulye tutacaktır. Ek bir gün için gerekli malzemeyi stoklayabilirler, fakat bundan daha fazlasını değil. Bir sonraki eyalette bulunan kavurucuları bir kasırga ya da ateşle vurulursa, kahve dükkanı sahibinin karmakarışık ve yeni bir ticari fasulye tedarikçisi bulmak için çok az zamanı olacak. Müşterileri belirli bir karışım karışımına alışmışlarsa, envanter bitmeden kapılarını birkaç günden fazla açık tutamayabilir.
Daha Yüksek BT Yatırımlarına İhtiyaç Var
Tam zamanında envanter sistemleri o kadar karmaşıktır ki, bilgisayar ve özel programlar kullanmadan kullanmak neredeyse imkansızdır. Şirketler, sistemin düzgün çalışabilmesi için stok takibi, sipariş yaratma, satış öngörüsü ve bir dizi başka programa ihtiyaç duyacaklar. Bu, hem donanıma hem de yazılıma yapılan yatırımın yanı sıra yönetim ve çalışanlar için eğitim süresi anlamına gelir. İlave işgücü maliyetleri, ilave denetim görevleri ve veri girişi için daha fazla zaman harcanacaktır.
Tüm bu sistemler kurulduktan ve insanlar eğitildikten sonra, tüm şirket artık bilgisayar sisteminin kusursuz çalışmasına güveniyor. Çoğu durumda, onlar yapar, ancak sorunlar ortaya çıkar. BT departmanlarının var olmasının nedeni budur. JIT sistemine sahip herhangi bir işletmenin, kurduğu donanıma aşina bir BT uzmanıyla ve ayrıca JIT şirketi için çalışan profesyonellerle tanışması gerekir. Hiçbir şirket, yazılımdaki bir hata veya bilgisayardaki bir aksaklık nedeniyle, stok sistemlerini günlerce çevrimdışı tutamaz. Acil onarım pahalı olabilir ve gece veya tatil günlerinde bile kullanılamayabilir. Akıllı işletme sahipleri, acil durumlar için bir yedekleme planı oluşturur, ancak bunlar en iyi geçici geçici duraklardır.
Bir Tedarikçiye Gerekli Güven
Bir JIT sistemi kurmak, bir işletmenin ihtiyaç duyduğu haftalık hammaddeleri sağlayacak ana tedarikçilerle ilişkiler kurmayı gerektirir. Bu iş bağları herhangi bir şirket için bir fayda sağlarken, bu düzenlemenin de dezavantajları vardır.
Bir restoran tedarik şirketine güvenen bir pizza restoran sahibi, her hafta biberli ve un için ne kadar ödeyeceğini bilme avantajına sahiptir ve bu da yiyecek maliyetlerini kontrol etmeyi kolaylaştırır. Öte yandan, aynı ürünler için hangi fiyatları sunduğunu görmek için tedarikçisinin rakiplerine göz atma kabiliyeti sınırlıdır. Eğer kasabadaki bir tedarikçi o hafta yarı fiyatına biberli yiyecek veriyorsa, sabit tedarikçisine geri dönmeden önce tek bir sipariş veremez. Tedarikçileri değiştirebilir, ancak her hafta en iyi fiyatları bulmak için alışveriş yapmanın yolu yoktur.
Tedarikçi, fiyatları yükseltmeye karar verirse aynı sorun ortaya çıkar. Pizza dükkanı sahibi, daha iyi fiyatlar sunan benzer bir tedarikçi bulana ve sipariş programında onunla birlikte çalışmaya istekli olana kadar daha yüksek fiyatlar ödemek zorunda kaldı. Her iki durumda da, JIT envanteri, işletme sahibinin hammadde için en iyi maliyeti zamanında bulma yeteneğini ciddi şekilde azaltır.
Müşteri Memnuniyeti ile İlgili Sorunlar
Tam zamanında envanter sistemleri çalıştığında, iyi çalışırlar. Ancak, bu sistemler bozulduğunda, işletmeler birden fazla cephede acı çekebilirler. Envanter eksikliği, iş kaybı anlamına gelir, ancak bu yalnızca acil etkidir. İstediklerini alamayan veya siparişlerini yerine getirmek için normalden daha fazla beklemek zorunda kalan memnuniyetsiz müşteriler bugünün iş ortamında gerçek bir sorundur.
İnternet neredeyse her küçük işletme üzerinde çok büyük bir etkiye sahiptir ve mutsuz müşteriler, işletmeleri incitmek için her zamankinden daha fazla güce sahiptir. Yelp ve Facebook, Twitter ve diğer sosyal medya siteleri gibi siteleri inceleyin, müşterilere daha önce hiç kullanmadıkları bir ses verin. Eğlenceli veya şok edici bir tarzda yazılmışsa, kötü bir inceleme, bugün herhangi bir küçük işletmeyi ciddi şekilde incitmek için yeterli olabilir. Viral business reviews, internet efsanesi niteliğindedir ve bazıları yıllarca tekrarlanmıştır. Her müşterinin yeterince motive olması durumunda bir işi kapatma yetkisine sahip olduğu bir çağda, işletme sahipleri onları mutlu etmek için yukarıda ve öteye gidiyor. Müşterileri memnun etmek için stokta yeteri kadar stok bulundurmak bu stratejinin büyük bir parçası olabilir.
