Niyet mektupları, bir teklifle yasal bir sözleşme arasında kalan kısmen resmi belgelerdir. Tüm tarafların ilgili kilit noktalar hakkında net bir şekilde anlaşılması amacıyla bir iş anlaşmasının veya araştırma teklifinin ana ayrıntılarını ortaya koyarlar. Doğası gereği, bu harfler belirli bir yapıya sahiptir; bu nedenle bir niyet mektubunun nasıl biçimlendirileceğini bilmek önemlidir.
Kelime işlem yazılımınızda yeni bir dosya açın. Adınızı ve adresinizi dokümanın ilk üç-dört satırına girin. Boş bir satır bırakın ve mektubun alıcısının adını ve adresini girin. Başka bir boş satır bırakın ve tarihi girin. İki tane daha boş satır ekleyin. Alıcıya isme göre hitap ederek uygun mektuba başlayın; "Sayın Bay Jones" gibi.
Neden yazdığınızı açıklayarak ilk paragrafa başlayın. Eğer bu bir iş mektubu ise, sizi şu ana kadar yaptığınız ön anlaşmalara yönlendiren şirketle olan önceki işlerden bahsedin. Bu bir kolej veya üniversitenin niyet mektubu ise, özgeçmişinizi ve bilgilerinizi kısaca açıklayın; İlgili nitelikler ve deneyim gibi.
Yeni bir paragraf başlat. Projenin kararlaştırılan tüm yönleriyle ilgili detayları içeren teklifinizi ayrıntılandırın. Bu, projenin karmaşıklığına bağlı olarak iki veya daha fazla paragraf alabilir. İşletmeler için, projenin her yönüyle sade bir dilde yerleştirdiğinizden emin olun; fiyatlandırmadan öngörülen tamamlanma veya teslim tarihlerine kadar. Araştırma önerileri için araştırmanın amacının ne olduğunu ve nasıl gerçekleştirileceğini açıklayın.
Son bir paragraf ekle. İş amaçlı bir niyet mektubunda, bu paragraf, proje taslağında kullanılan herhangi bir uzman terimin tanımlanması ve kararlaştırılacak nihai şartlar için üzerinde anlaşmaya varılan son teslim tarihi gibi ekstra ilgili bilgilerin detaylandırılması içindir. Araştırma mektupları için, daha önce sıraya girmiş olduğunuz herhangi bir öğretmenin veya mentorun adı gibi teklife, ilginizi çekebilecek herhangi bir bilgiyi ekleyin.
Niyet mektubunuza cevap isteyen son bir kapanış satırı yazın. “Sevgilerle” gibi bir imzalama hattı ekleyin. Mektup yazdırıldığında adınızı imzalayabileceğiniz üç ila dört boş satır bırakın. Adınızı ve niteliklerinizi yazın (gerekirse). İş amaçlı bir niyet mektubu yazıyorsanız, şirketinizin adını adınızın altındaki şirkete ekleyin. Mektubun bir kopyasını kayıtlarınız için saklayın.
İpuçları
-
Bu niyet mektuplarının alıcıları, başa çıkacak başka işlere sahip olmanın yanı sıra bu kadar çok mektup alacakları için muhtemel olduğu için özlü olmanız önemlidir. Yalnızca projeyle ilgili ayrıntıları içermeli ve o zaman bile, yalnızca üzerinde önceden kararlaştırılmış olan ayrıntıları dahil etmelisiniz. Diğer her şey takip tartışmalarını bekleyebilir.
Uyarı
Niyet mektupları, teklifler ile fiili sözleşmeler arasındaki tehlikeli yasal alanda bulunmaktadır. Çünkü, bağlayıcı bir anlaşmayı ayrıntılandıran bir belgeden ziyade müzakerelerin nereye ulaştığını bildirmiş olduklarından, sözleşmedeki şartların nihayetinde her iki taraf için bağlayıcı olup olmadığına bakılırsa, anlaşma daha sonra eklenirse mahkemeler için bir sorun olacaktır. Bir niyet mektubu şartlarına güvenmeden önce daima bir avukata danışın.
