Çoğu ticari işlem sırasında, müşterilerin mal satın alındığında veya verilen hizmetlerde ödeme yapması beklenir. Bazı şirketler müşterilerin fiili olarak ödeme göndermesine izin verirken, diğerleri de müşterilerin zaman içinde taksit ödemeleri yapmasına izin verir. Bu, çoğu zaman iyi çalışır ve az sayıda işletmede çok sayıda ödeme yapmayan müşteri ile ilgili sorunlar vardır. Bununla birlikte, müşteri ödeme problemleri ortaya çıktığında, işletmeler ödeme almak için uygun adımları atmalıdır. İlk adımlardan biri genellikle ödeme talep eden bir mektuptur.
Adınızı veya şirketin adını, adresini, telefon numarası ve e-posta adresi gibi iletişim bilgilerini ve sayfanın sağ üstündeki tarihi girin. Şirketinizin antetli kağıdını bilgilerinizi yazmak yerine sayfanın üst kısmında ortalanmış olarak kullanabilirsiniz, ancak tarihi sağ tarafa eklemelisiniz.
Müşterinin adını, adresini ve varsa hesap numarasını varsa sayfanın üst kısmından altı satır sola yerleştirin.
İlk paragrafta müşteriye borcu olan miktarı verin. Mektubu, "Bu mektup, (boş) tutarında ödeme isteğinde bulunmaktır" gibi bir ifadeyle başlatın. Müşteriye, ödemeyi göndermesi gereken tarihi söyleyin.
Müşteriye, size ödeme yapması gereken tarihi söyleyin. Daha küçük bir ödemeyi kabul etmek veya bir ödeme planı hazırlamak istemiyorsanız belirtin.
Müşteriye ikinci paragrafta ödemenin devam etmemesinin sonuçlarını söyleyin. Buna ücretler, faiz oranındaki artışlar, davalar veya tahsilat kurumlarına hesap gönderilmesi dahildir.
Müşteriye işi için ve son paragraftaki konuya zamanında dikkat etmesi için teşekkür ederiz. Onu sorularınızla iletişim kurmaya davet edin. Tam adınızı ve iş unvanınızı sayfanın en altına yazın. İmzanızı yazdığınız adın üzerine getirin.
