İş Sözlüğüne göre, bir belge yönetim sistemi “belgeleri düzenlemek ve yönetmek için tasarlanmış bir elektronik sistemdir. Bu belgeler genellikle, kullanıcıya belgelere erişme, değiştirme ve merkezi olarak saklama olanağı sağlayan bir yazılımla düzenlenir. ”Şirketler genellikle eski kağıt belgelerini kolay başvuru için ve depolama alanını azaltmak için elektronik dosyalara dönüştürmek için kullanırlar. Çoğu şirket, faaliyetleriyle ilgili bir tür evrak üretir. Bu belgeleri yönetmenin en iyi yolunu bulmak, şirketin dahili iş akışını iyileştirebilir.
İşletme belgeleri için gelen noktaları gözden geçirin. İşletme sahipleri ve yöneticileri, belgelerin şirketlerine nasıl girdiğini ve bunları elektronik olarak en iyi nasıl yakalayacağına karar vermelidir.
Elektronik ortamda bilgi toplamak için yazılım uygulamak. Şirketler, e-posta veya web siteleri aracılığıyla elektronik olarak bilgi göndermeyi dış satıcılardan (satıcı, tedarikçi veya benzeri gruplar gibi) talep edebilir. Bu, şirketlerin bilgileri doğrudan bir belge yönetim sistemine yüklemelerini sağlar.
Çalışanlardan kağıt belgeleri elektronik dosyalama sistemine taramalarını isteyin. Bir çalışan görevini tamamladıktan sonra yöneticiler, ilgili tüm bilgileri şirketin bilgisayar veya sunucu deposuna taramasını isteyebilir. Çalışan daha sonra hassas bilgileri elden çıkarmak için orijinali parçalayabilir.
Bir belge bulma sistemi kurun. Saklanan dokümanları hızlı bir şekilde bulma yeteneği, bir çalışanın geçmiş bilgileri aramak için harcadığı zamanı kısaltabilir. Şirketler, bireylerin daha sonraki bir tarihte bilgi depolaması ve bulması için standart bir elektronik dosyalama sistemi oluşturmalıdır.
İpuçları
-
Şirketler, doküman yönetim sistemlerini dış kaynaklardan almaya karar verebilirler. İşletmeler bilgi depolamakta uzmanlaşabilir, böylece bir şirket belgeler için çok miktarda fiziksel depolama alanına ihtiyaç duymaz.
Uyarı
Elektronik doküman yönetim sistemleri bir şirket için birçok fayda sağlarken, dezavantajları da olabilir. Şirketler, bilgisayar veya sunucu arızasına karşı koruma sağlamak için bilgileri yedeklerken elektronik bilgileri kötüye kullanım veya dolandırıcılıktan koruyabilmelidir.
