Bir prosedür bir tarif gibidir - bir şeyi kimin, ne zaman yapılması gerektiğini, nasıl yapıldığını ve sonucun ne olması gerektiğini açıkça belirten bir talimatlar kümesi. Her adımı, tamamlanması gereken sırayla listeleyin. İş tanımı, departman, işlev veya hangi sırayla bilgileri kılavuzun kullanıcıları için en erişilebilir hale getiren bir kılavuzda birden çok prosedürü derleyin. Politikaları prosedürlerle karıştırmayın. Politikalar, kurallar veya pozisyon beyanlarıdır; prosedürler insanların politikaları uygulamak için takip ettikleri şeydir.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Kaynak materyali olabilecek mevcut belgeler
-
Prosedürlerin nasıl uygulanacağını bilen konu uzmanları
Hangi prosedürleri belgeleyeceğinize karar verin. El kitabınızın içeriğini seçmek için iki yöntem, hangi el ile açıklığa kavuşturulması gerektiğini veya daha fazla bilgiye ihtiyaç duydukları işleri bulmak için potansiyel el ile kullanıcılarını araştırmaktır veya açıkça tanımlanmış prosedürlerle çözebileceğiniz operasyonel sorunların bir listesini yapmayı tercih edebilirsiniz.
Bilgi toplamak. Görevi zaten yapan kişi, sıfırdan prosedürler oluşturmadığınız sürece en iyi kaynağınızdır. Kişinin görevi yerine getirdiğini ve not almasını izleyin veya kişiden göreve dahil olan tüm adımları ve deneyimler yoluyla öğrenilen ipuçlarını veya uyarıları yazmasını isteyin.
El kitabınızın düzenini oluşturun. İki sütunlu bir format, prosedürleri net ve okunması kolay hale getirir. Her sayfaya prosedürün adıyla başlık verin ve başlığın altına, prosedürün hangi sıklıkta gerçekleştirildiği, ipuçlarını veya uyarıları içeren bir adıma girmeyen gerçeklerin bir listesini veya paragrafını yerleştirin. Prosedür bundan sonra iki sütunlu bir tabloda takip edilmelidir.
Kaba bir taslak yaz. Sol sütunda, işlemden sorumlu kişiyi listeleyin. Sağ sütunda, kişinin gerçekleştirdiği adımları sıralayın. Prosedür birden fazla kişiyi içeriyorsa, herkes sürece nasıl uyduklarını ve ne yapmaları gerektiğini açıkça görebilmelidir.
Prosedürleri test edin. Taslaktan takip etme prosedürlerine aşina olmayan birini bulun. Tecrübesiz birini kullanmak önemlidir, bu yüzden kişi başka bir okuyucunun anlayamayacağı belli olmayan kısayollar almaz ya da parlamaz.
Taslağı düzelt. Prosedürleri kılavuzu okuyan herkes tarafından takip edilinceye kadar adımları netleştirin, ekleyin, silin ve yeniden düzenleyin.
Kılavuzu yayınla. Okuyucuların prosedürleri hızlıca bulabilmesi için bir içindekiler tablosu ekleyin. Endüstrinize nadir veya spesifik olan herhangi bir terminolojiyi tanımlayan bir sözlük ekleyin.
İpuçları
-
Yazıyı canlandırmak için zarif kelime çeşitliliği kullanmayın. Bir "widget" her zaman bir widget'tır, bir "öğe" veya "aygıt" değildir. Bir şeyleri tutarlı bir şekilde tanımlamak tekrarlayıcı olabilir, ancak okuyucular için netliği artırır.
