İç kontrol prosedürleri sahtekarlığı önlemek için kullanılır ve her iyi niyetli kuruluş için hayati öneme sahiptir. Bu sistemler bir kurum içindeki çalışanlar arasındaki görevleri ayırır. Elde dahili kontrol prosedürü el kitaplarının olması önemlidir. Çalışanlar prosedür veya görevler söz konusu olduğunda bunları referans olarak kullanırlar. İç kontrol prosedür kılavuzlarında yer alan bilgiler şirketten şirkete değişiklik gösterir, ancak bir tane yazma prosedürü aynıdır.
Bir genel bakış ve içindekiler yazınız. Genel bakış kısaca, iç kontrol kavramlarını ve bileşenlerini içeren mali sorumluluğu kısaca açıklar. İçindekiler tablosu Görev Ayrımı ile başlar. Genelde takip edilen içerikler şunlardır: İncelemeler, Uzlaşmalar, Onaylar, Varlıklar, Ödemeler, İnsan Kaynakları, Satın Alma ve Kişiler.
Görev Ayrımı bölümünü tamamlayın. Ödemeleri yatırma yerine, ödemeleri alan ve kaydeden çalışanlar için görevlerin ayrılmasına ilişkin ayrıntıları ana hatlarıyla belirtin. Bir diğer önemli ayrım, bir çalışanın bir alacaklı olması durumunda, başka bir çalışanın ödeme yapmasıdır.
Sonraki iki bölüm için prosedürleri belirleyin, Gözden Geçirme ve Uzlaşma. Gözden geçirmeler, düzenli olarak bütçe araştırmaları yapmak, işlemleri kontrol etmek ve olağandışı faaliyetleri araştırmak için ayarlanmış prosedürlerdir. Mutabakatlar bölümünde doğruluk için veri kümelerinin karşılaştırılması, farklılıkların araştırılması ve önlem alınması gibi prosedürler bulunur. Bu ayrıca, işlemlere giren bir çalışanın banka hesaplarından hiçbirini uzlaştırmayacağının altını çizmeyi de içerir.
Onaylar, Varlıklar ve Dağıtımlar bölümlerini tamamlayın. Onaylar bölümü, hangi çalışanların işlemleri onaylama yetkisine sahip olduğunu belirtir. Yetki yalnızca sorumlu çalışanlara, şirket hakkında ayrıntılı bilgi veren bir kurum tarafından verilir. Varlıklar bölümü, kuruluştaki tüm varlık türlerini listeler. Her bir varlık kategorisinde, varlıkların nasıl işlendiğini ve izlendiğini ayrıntılı olarak gösteren belirli prosedürler ana hatlarıyla belirtilmiştir. Dağılımlar bölümü, şirketin bordro çekleri de dahil olmak üzere para dağıtma politikalarını ve prosedürlerini detaylandırmaktadır.
Son üç bölümü bitirerek kılavuzu tamamlayın: İnsan Kaynakları, Satın Alma ve Rehber. İnsan Kaynakları (İK) bölümü İK çalışanlarına çalışan bilgilerinin nasıl kullanıldığına dair talimatlar verir. Satın Alma bölümü, şirketin satın alma prosedürlerini açıklar. Son olarak, Kişiler bölümü, şirkette çalışanların soru veya sorunların ortaya çıkması durumunda iletişim kurabilecekleri kişileri listeler.
