İşletmeler, nakit işleme için uygun prosedürleri gözden geçirirken önemli bir iç kontrol olan nakit denetimlerine güvenir. Nakit erişimi olan bireylerin sayısını ve herhangi bir bireyin gerçekleştirebileceği nakit çekme görevlerinin sayısını kısıtlayan politikalar hileli faaliyetlerde sınırlamalar getirebilir.
Nakit Erişim
Nakit denetim prosedürleri, ana tahsilat noktasında kaç kişinin nakit para kullandığını belirler. Sadece kasiyerler ve ön büro yöneticileri işe girerken parayı kullanmalıdır. Denetimler aynı zamanda kasiyer ve ön büro müdürünün güvenli bir şekilde girmeden veya ayrılmadan önce parayı kapatıp imzaladığından emin olmalıdır. Kasadan para çekerken ve muhasebe bürosuna veya bankaya götürürken iki kişi bulunmalıdır.
Mevduat Hazırlama
Kasiyer veya ön büro müdürü dışındaki kişiler para yatırmak için nakit hazırlamalıdır. Denetimler, hangi kişilerin mevduatı hazırladığını ve muhasebe ofisinde bir süpervizörün bunları nasıl inceleyeceğini belirlemelidir. Çoğu şirket, çalışanların depozitoyu kaydederken ve hazırlarken birkaç form doldurmalarını ister. Denetçiler, çalışanların tüm mevduat hazırlama prosedürlerini takip etmelerini sağlamak için formları değerlendirmelidir.
Mevduat Kaydı
Denetimler, muhasebe bilgi sistemine her para yatırmayı kaydeden kayıt sistemine odaklanmalıdır. Denetçiler, her depozitoun sisteme zamanında gönderilmesini sağlamak için elektronik kayıtları incelemelidir. Gecikmiş mevduat kaydı, nakit akışı tahsilat süresini uzatarak bir muhasebe ofisinde zor durumlar yaratır. Çoğu şirkette, bilgi sistemine para yatırma işlemi yapan şahıslar para yatırma işlemini yapanlar olmamalıdır.
Banka mutabakatı
Muhasebe bilgi sistemi mevduatları kaydettikten sonra, muhasebe departmanı bankanın tüm mevduatlarını zamanında işlemesini sağlamak için banka mutabakatlarını hazırlar ve gözden geçirir. Şirketin büyüklüğüne bağlı olarak, muhasebe departmanı günlük veya aylık olarak uzlaşma hazırlayabilir.
Banka mutabakatlarını denetlerken, denetçiler bankaların mevduat kayıtlarını ve muhasebe ofisinin bilgi sistemine girdiği tarihlerle tutarlı olup olmadığını incelemelidir. Mutabakat denetimleri ayrıca, bilgi sisteminden hesap bakiyelerinin banka hesap özetinin mutabakatı bakiyeleriyle eşleştiğini de test etmelidir.
Ödeme İnceleme
Denetçiler, nakit ödemelerini, para yatırma işlemine benzer şekilde değerlendirir. Denetçiler, fatura tutarının sistem tutarıyla eşleştiğinden emin olmak için muhasebe bilgi sistemindeki borçlu hesapları hesap etmelidir. Denetçiler ayrıca, şirketin bankadan açık bir şekilde satıcılara yaptığı tüm kontrollerin yapıldığından emin olmak için banka mutabakat beyanını da gözden geçirmelidir. Denetçilerin geçerliliği kontrolleri gözden geçirmelidir. Bir şirketin satıcı beyannamesi ile faturaları dengelemek için borçlu hesap memurlarına ihtiyacı varsa, denetçiler bu uzlaşmaları doğruluk ve geçerlilik açısından kontrol etmelidir.
