Bir tıbbi ofisi taşımak hiç kolay bir iş değildir. Pahalı makine ve ekipmanı ofisten diğerine aktarmalısınız. Taşınma sırasında çalışanlarınızı mutlu ve üretken tutmak zorundasınız. Ve hastalarınızın ofisinizin yeni yeri ve saatleri hakkında bilgilendirilmelisiniz. Neyse ki, bazı temel kuralları izleyerek tıbbi ofisinizin sorunsuz bir şekilde hareket etmesini sağlayabilirsiniz.
Profesyonelleri işe alın
Ofisinizi taşımanıza yardımcı olacak doğru uzmanları işe almak, yumuşak bir ofis hareketi sağlamanın ilk adımıdır. En iyi firmalar pahalıdır, ancak bu masraftan mahrum kalmaya çalışmayın. Yalnızca tıbbi ofis taşıma konusunda geniş deneyime sahip olan hareketli firmaları işe alın. Daha ucuz bir taşıma firması kiralayarak paradan tasarruf edebilirsiniz. Peki ya o röntgen cihazı veya yeni bilgisayar sistemi hasar görürse? Bu tasarruflar hızla kaybolacak.
Potansiyel hareket eden şirketler ile görüşürken daima referans isteyin. O zaman bu referansları arayın. Taşıyıcıların verimli, işbirlikçi ve yetenekli olup olmadığını öğrenmenin en iyi yolu budur.
Çalışanları Mutlu Tutun
Bir tıbbi ofis hareketi herkes için zor. Buna çalışanlarınız da dahil, özellikle de hamleye yardım ediyorlarsa. Bu kaotik sürede çalışanlarınızı mutlu etmek sizin işiniz.
Personeliniz hareketli bir günde kutuları paketliyor veya dosyaları saklıyorsa, onlara bolca ara verdiğinizden emin olun. Gün boyunca atıştırmalıklar ve içecekler için ilkbahar. Ve sıkı çalışmalarını en azından küçük bir finansal ikramiye ile ödüllendirdiğinizden emin olun. Çabalarını takdir edeceklerdir.
Hastaları Karanlıkta Tutmayın
Hastalarınızın sadece boş olduğunu bulmak için eski tıbbi ofis binenize giderken zaman kaybetmelerini istemiyorsunuz. Hastalarınızı, harekete geçmeden çok önce bildirmeye başlayın. Kartpostallara, yeni ofisinizin adresi ve saatleri ile, açılacağı tarih ile birlikte gönderin. Bütçeniz karşılayabiliyorsa, hastalarınıza aynı bilgileri içeren buzdolabı mıknatıslarını gönderin.
Gördüğünüz her hastaya ofisinizin hareketini anlattığınızdan emin olun. Bu tür bir etkileşim çoğu zaman hastalarla kartpostallardan ve diğer postalamalardan daha fazla rezonans eder.
Son olarak, tıbbi ofis taşındıktan sonra ikinci bir kartpostal turu gönderin. Bu değerli takviye sağlayacaktır.
Küçük ama önemli şeyler
Tıbbi ofisinizi taşırken birçok küçük fakat önemli görevle uğraşmanız gerekecektir. Yeni ofisinize taşındığınızda gücünüzün ve diğer yardımcı programların açık olduğundan emin olmak için doğru çağrıları yapın. Posta adresinizi ABD Posta Servisi ile değiştirmeyi unutmayın; Aksi takdirde, önemli postalar kaybolabilir. Taşınma işleminizi tamamlamadan önce, tüm kartvizitlerin, kırtasiye malzemelerinin, reklamların ve diğer basılı materyallerin yeni posta adresiniz ve telefon numaranızla tamamlandığından emin olun.
