Bir işletmeyi taşımak heyecan verici ama stresli bir zaman olabilir. Sorunsuz bir geçiş sağlamak için çalışanın sürece katılması, ayrıntılı planlar ve tarifeler yapması ve bir dereceye kadar gecikme ve iş yavaşlaması öngörmesi beklenmektedir.
Taşıma Hakkında İletişim
Çalışanlara şirket ve müşteriler ve tedarikçilerin yanı sıra personel ve aileleri için bu hareket ve bunun ne anlama geleceği hakkında önceden bilgi verin. Uzun mesafeli bir yer değiştirme, özellikle işe alımlarını değiştirmek veya çocuk bakım rutinlerini veya ev programlarını değiştirmek zorunda kalmaları durumunda çalışanlar üzerinde büyük bir etkiye sahip olabilir. Müşterilerin ne zaman bilgilendirileceği, kişisel malzemelerin ne zaman paketlenmesi gerektiği ve fiziksel hareketin ne zaman gerçekleşeceği gibi kilit tarihleri içeren bir hareket takvimi sağlayın.
Çalışanları Dahil Edin
Taşınmanın çeşitli yönlerini düzenlemekten sorumlu olacak personel komiteleri veya departman irtibatları oluşturarak çalışanları harekete dahil edin. Çalışanların soru sormalarına, kaygılarını dile getirmelerine ve çalışmama sürelerini en aza indirgeme yolları veya iş rutinlerinin ve iş işlevlerinin kesintiye uğramasına ilişkin önerilerde bulunmalarına izin verin. Yer değiştirme, herkes için daha fazla alan ya da ofis yerleşimi ve tasarımı hakkında bilgi sahibi olma fırsatı gibi, olumlu yönleri vurgulayarak stresleyici yerine bir macera gibi görünmesini sağlayın.
Bir Organizasyon Sistemi Geliştirin
Çalışanları, kabinlerini veya ofislerini temizleme, dosyaları toplama ve daha iyi organize olma fırsatını kullanmaya teşvik edin. Ofis ekipmanlarının, mobilyaların, sarf malzemelerinin, dosyaların ve taşınacak diğer öğelerin ambalajlanmasında ve etiketlenmesinde kullanılmak üzere renk kodlu bölümler ve çalışanların kimlik numaralarına sahip görevlileri atayarak hareketi koordine edin. Fotoğraf, ödüller ve ofis dekoru gibi kişisel eşyaların, güvenliğin sağlanması için çalışanların ofis hareketinden önce paketlenmesi ve taşınması konusunda ısrarcı olun.
BT Geçişini Sağlayın
Bir ofis taşınma işlemi sırasında bir miktar kesinti beklenirken, yeni ofisteki ilk gün ofis ekipmanı ve BT'yi yerinde ve çalışır duruma getirmek için her türlü çabayı gösterin. Bu, çalışanların müşterilerle ve diğer paydaşlarla iletişimde kalmalarını, e-postaya erişmelerini ve yeni alana yerleştiklerinde bağlantı kurmalarını sağlar. Çalışanlar üzerindeki stresi azaltmak için kilit süreleri geri çekerek ya da proje çizelgelerini uzatarak taşınma sırasında potansiyel bozulmalara hazırlanın. Web sitenize ve ofisinize sesli posta kaydına, müşterilerin bir geçiş aşamasında olduğunuzu bilmelerini ve böylece yüksek müşteri hizmeti seviyelerini koruyabilmelerini sağlayan bir bildirim gönderin.
Uzun Mesafe Taşınması
Ofislerinizi önemli bir mesafeye yerleştiriyorsanız, bazı çalışanlar kişisel evlerini taşımak veya yeni bir iş bulmak arasında tercihle karşı karşıya kalabilir. Bu durumda, mümkün olan en yüksek hamleyle ilgili önceden bildirimde bulunun ve çalışanlara verdikleri kararla ilgili yardımcı olun. Örneğin, harekete geçmek isteyen çalışanlar için, iş yer değiştirme konusunda uzmanlaşmış gayrimenkul uzmanlarına yönlendirmelerde bulunun. Bir görevli hamle yapamazsa, meslektaşlarının iyiliğini arayarak yeni pozisyonlar için önerilerde bulunun.
