Çek imzalayanlar için iç kontrol kontrol listesi kurumlar arasında farklılık gösterir. Her şirket, sahtekârlık olasılığını ortadan kaldırmak ve sahtekarlığı önlemek için risk yönetimi için sağlam bir plan belirlemelidir. Bazı kuruluşlar için süreç, çek siparişi ile başlar ve çek deposundan iki imzacı gerekliliğine veya belirli bir miktarı geçen çekler için özel onaylara kadar uzanır. En iyi uygulamaları içerdiklerinden emin olmak için kuralları düzenli olarak gözden geçirin.
Yazılı Politika
Kuruluşun sipariş ve alma ile fiilen imzalamaya kadar çek kontrollerini açıklayan iç politikaları veya kontrolleri yazılı olarak yerleştirin. Tüm çek yazma işlemlerini ve olaylarını kaydetmek için belgelerden ve kayıtlardan oluşan tasarım araçları. Tesisin yeterli depolama alanına sahip olduğundan ve bilgisayar programlarının yeterli yetki güvenliğine sahip olduğundan emin olun.
Boş Çek Stoku
Birçok kuruluşun kontrol sayfasını boş çek stoku için saklama sorumluluğuna sahip bireyleri veya vesayetleri vardır. İşlem aşağıdaki adımları içerebilir: boş çeklerin teslim tarihinin kaydedilmesi ve alınan kontrollerin sırasını belirtmek. Kontrol sayfasına eksik kontrol numaralarını girin. Boş çek yığınını alan kişi, her bir gönderi için tarih ve imzalamalıdır. Ek olarak, depoya geri gönderilen kullanılmayan kontrollerin tarihini ve sırasını kaydedin. Son kontrol edilen çekimi doğrulayın; bu, kontrol sırasının sağlam kalmasını sağlar.
Bağımsız Kontroller ve Bakiyeler
Bağımsız kontroller ve dengeler, çek imzalayanlar için dahili kontroller söz konusu olduğunda en iyi uygulamayı sağlar. Bu, çeklerin tutarlarının sağlanmasını, uzlaştırmanın, büro kontrolleri de dahil olmak üzere doğru tutarlara sahip olmasını, varlıkları kaydedilmiş hesap verebilirlikle karşılaştırmayı, bilgisayarlı kontrolleri içerir. Ayrıca, yaşlı iz bakiye raporları ve diğer otomatik raporlar gibi muhasebe raporlarının yönetimini de gözden geçirin.
İdari İncelemeler
Bazen bir kuruluşun görevleri bölmesi pratik olmayabilir; Bu durumda, yönetici, kontrol yazma işleminin bütünlüğünü sağlamak için rutin incelemeler yapmalıdır. Çekleri yalnızca uygun belgelerle imzalayın ve çekleri imzalayan kişinin çekleri ofisten postaladığından emin olun. Mümkünse, çekleri nakit ödemeleri yapan ve ödenecek kayıtları hesaplayan kişiye iade etmeyin. Politika konusu olarak, “Nakit” olarak ödenecek çekleri yapmayın.
Ayrı Hesaplar
Şirketiniz için en az iki ayrı banka hesabı oluşturun. İlk hesaba tüm para ve makbuzları yatırın. Yazdığınız çekleri karşılamak için ikinci hesaba yeterli miktarda para aktarın. Bir yönetim kurulu üyesi veya atanmış başka bir kişi hesaba para transfer etme yetkisine sahip olmalıdır. Ayrıca, bordro için ayrı bir hesap oluşturun; Yine, sadece bordro karşılamak için gerekli tutarı aktarın.
İmzalar
Bazı kartlarda çeklerde iki imza gerekebilir. Bununla birlikte, iki imza almak hantal olabilir ve önceden imzalanmış boş çeklerin yapılmasını gerektirir. Politika kuruluşunuz için işe yaramazsa, politikayı belirli bir dolar tutarına kadar imzalayan bir şartı olarak değiştirin. Ayrıca, çalışanlar için doğrudan bir para yatırma işlemi yapın ve üçüncü taraf bir bordro hizmeti kullanın.
