Bir ofisteki eşyaların envanter listesini oluşturmak, hırsızlık, yangın veya doğal afet durumlarında önemli olabilir. Bir liste olmadan, bir ofisin içeriğini açıklamak için hafızanıza güvenmeniz gerekir. Listenin bir kopyası kurum dışında saklanmalı ve ofis mobilyaları ve ekipmanları satın alındığında veya kaldırıldıkça güncellenmelidir. İsteğe bağlı olarak, her odadaki kilit nesnelerin konumunu gösteren çizim veya fotoğraflarla bir envanter listesi ekleyebilirsiniz.
Mobilya ve Aksesuarlar
Ofis mobilyalarının ve oda aksesuarlarının bir listesi masaları, sandalyeleri, lambaları, çöp kutularını, dosya dolaplarını ve hatta pencere uygulamalarını içerir. Resimler veya resimler, duvarda asılı parçalar, bitkiler, süs heykelcikleri ve aynalar gibi süs eşyaları göz ardı edilmemelidir. Bir ofis kütüphanesini oluşturan rafları kontrol edin. Bazı referans kitapları göreceli olarak pahalı olabilir ve değerleri not edilmelidir.
Bilgisayar sistemleri
Bugün ofislerin çoğunun kalbi bir veya daha fazla bilgisayar sistemidir. Sistemler ana bilgisayar kasası (CPU), monitörler, yazıcılar, tarayıcılar, hoparlörler, klavyeler, fareler ve tüm ilgili bağlantı kablolarından oluşur. Herhangi bir dizüstü bilgisayarı kaydedin. Ek öğeler arasında kesintisiz pil yedekleme sarf malzemeleri ve video projeksiyon sistemleri bulunur. Mobilya veya bilgisayar olsun, her bir ürünün satın alma fiyatını ve satın alma tarihini de listeleyen bir ofis envanteri, listenin, ofisin içeriğini sigortalamak için gereken teminat miktarını belirlemede kullanılmasını sağlar. Satın alma fiyatının ve tarihin kaydedilmesi, gelir vergisi beyannamelerinin doldurulmasında da yararlıdır, çünkü bilgisayarlar ve diğer ofis ekipmanı birkaç yıl boyunca amortismana tabi tutulabilir ve satın alım fiyatı ve tarihi bu hesaplamada gereklidir. Listede bilgisayar yazılımını da dahil edin.
İletişim ekipmanları
Ofisler, bilgisayar yoluyla e-posta göndermenin yanı sıra iletişim için elektronik ekipman kullanırlar. Ofis envanter listesinde fotokopi ve faks makineleri, telefonlar, dikte makineleri ve dahili telefon sistemleri bulunmalıdır. Geniş bant modemler ve yönlendiriciler, bilgisayarları ve VoIP'yi (İnternet Üzerinden Ses Protokolü) iletişim servislerine bağlamak için kullanılır. Tüm elektronik ve bilgisayar cihazlarının seri numaralarını içeren bir listeye sahip olmak, hırsızlık durumunda değerli olacaktır.
Gereçler
Büro “sarf malzemeleri” iş sırasında tüketilen eşyalar olarak kabul edilir ve periyodik olarak doldurulması gerekir. Bu kategoride fotokopi makineleri ve yazıcılar için kağıtlar, defterler ve defterler için kağıtlar, astarlı pedler, tarih kitapları ve takvimler, yazıcılar ve faks makineleri için mürekkep ve tonerler, kalemler ve kurşun kalemler, işaretleyiciler, ataçlar, çöp torbaları, zarflar ve benzerleri bulunur. Bir ofis malzemeleri mağazasında gezinmek ya da malzeme dolabınıza hızlıca bakmak, size ilave tedarik türü malzemeleri hatırlatır. Ofis envanterinin yönetilmesine ve izlenmesine yardımcı olmak için yazılım programları mevcuttur ve sarf malzemeleri azaldığında ve yeniden sıralanması gerektiğinde uyarılar verebilir.
