Bir işletme sahibiyseniz, envanterinizin güncel bir listesini tutmak önemlidir. Stok kalemleri ticari varlıklar olarak kabul edilir ve finansal kayıtlarınızda listelenmelidir. Hırsızlık, yangın, sel veya envanterinizi etkileyebilecek başka bir olayda ne kadar sigortaya ihtiyacınız olduğunu doğru bir şekilde hesaplamak için de bu bilgilere ihtiyacınız vardır. Bir olay meydana gelirse, sigorta talebinde bulunduğunuzda envanter listeniz size yardımcı olacaktır.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Bilgisayar
-
Yazılım
Envanterinizi kaydetmek ve güncellemek için ne tür bilgisayar yazılımı kullanmak istediğinize karar verin. Birçok şirket, stok öğelerini listelemek için bir Excel elektronik tablosu kullanır.
Her bir öğenin açıklaması gibi bilgileri girin; madde miktarları; ekipman üzerindeki seri numaraları; üreticinin adı; alış fiyatı; ve satın alma tarihi. Her iş türünün dahil etmesi gereken farklı şeyler olacaktır. Bir hukuk bürosunda yalnızca ofis ekipmanları bulunabilir; bir inşaat şirketi, bull dozer, kamyon, treyler ve aletlere sahip olabilir; Bir marketin yazar kasaları, rafları, buzdolapları, derin dondurucular ve sattıkları gıda ürünleri olabilir. Büyük bir mağaza veya şirketin günlük olarak kalemleri stoklaması gerekebilir; küçük bir ofis, ekipmanı yalnızca yılda bir kez envanterlemeye ihtiyaç duyabilir. Her şeyin envantere alınması gerekmez. Kağıt, kalem ve ataç gibi büro malzemelerinin stoklanmasına gerek yoktur (bir büro malzemeleri mağazanız yoksa). Genel bir kural olarak, bir sigorta raporuna dahil edeceğiniz her şeyi envanterlemelisiniz.
Orijinal satın alma işleminizin taranmış kopyalarını bilgisayar kayıtlarınıza ekleyin.
Envanterinizin fotoğraflarının taranmış veya dijital kopyalarını bilgisayar kayıtlarınıza ekleyin. Örneğin, bilgisayarların, fotokopi makinelerinin, arabaların, kamyonların, mücevherlerin (bir kuyumcu varsa), makinelerin, vb. Fotoğraflarını çekin.
Bilgisayar kayıtlarınızı, erişmek için bir parolanın gerekli olacağı güvenli bir yere kaydedin. Yalnızca bu bilgilerle güvendiğiniz kişilere şifreyi girin.
Güvenli bir yerde envanterinizin bir kaç kopyasının bulunduğundan emin olun. Envanterinizin elektronik bir kopyasını avukatınıza, muhasebecinize ve sigorta acentenize verin.
Bankanızdan envanterinizin basılı ve elektronik kopyalarını tutabileceğiniz bir kasa alın.
