Bordro sistemi, işverenin maaş bordrosunu işlemesi için gerekli ortamı sağlar. Bordro sistemi işverenin maaş bordrosu ihtiyaçlarını karşıladığı sürece, ikincisi istediği sistemi kullanabilir.
Manuel
Dikkatli bir görüşmeden sonra manuel bir bordro sistemi seçilmelidir. Bu sistem, bordro kişisinin tüm bordrosunu elle işlemesini gerektirir; hata olasılığını arttırmak. İşverenler, yalnızca az sayıda çalışanı varsa el ile maaş bordrosu sistemi ile gitmek gerekir. Bu sistemin tersi, uygulanması ucuz olmasıdır.
İşverenler, sabit bir dükkandan standart zaman çizelgeleri satın alabilir ve çalışanların bunları tamamlamasını sağlayabilir. İşveren bir hesap makinesinde ücret ve vergi hesaplamaları yapabilir, maaş çekleri / maaş çekleri yapabilir veya daktilo kullanabilir ve basılı kopya bordro verilerini saklama kutularında tutabilir. Yine de, bu sistemi, maaş bordrosu yasaları hakkında bilgili değilse veya maaş bordrosu çok büyükse, kullanmaya çalışmak yanlış maaş ve vergi işlemleriyle sonuçlanabilir.
Kurum İçi Bilgisayarlı
Bir işveren, el ile maaş bordrosu işlemlerini ortadan kaldırmak istiyorsa, şirket içi bilgisayarlı sistem uygulanabilir bir alternatiftir. Bu sistem, kayıt tutma uyumluluğu için bordro verilerini depolayabilen Z-Pay, Ultipro ve QuickBooks gibi bordro yazılımının kullanılmasını içerir. Girilen verilere dayanarak ücret ve kesintileri hesaplar. Örneğin, bordro görevlisi çalışanın dosyalama statüsüne, çalışma durumuna ve ödeneklerini bordro yazılımına girer. Bordro yazılımı, sistemde kodlanmış federal ve eyalet stopaj tablolarına sahiptir ve hesaplamaları yapar.
Bu sistem çalışanın bordro yazılımına yatırım yapmasını ve bakımını yapmasını gerektirir. Yazılımın karmaşıklığına bağlı olarak, bordro personeli kapsamlı bir eğitim gerektirebilir. Bordro küçükse, tek bir maaş bordrosu çalışanı bordro işlemlerini yapabilir. Ancak bordro büyükse, binlerce çalışanı varsa, bir işverenin bordro katibi / asistanı, bordro uzmanı, bordro sorumlusu ve bordro müdürü gibi tam bir bordro personeli işe alması gerekir. Bu sistem işverenler için pahalı olabilir.
Dışarıdan
Maaş bordrosunun bir bordro servis sağlayıcısına dış kaynak sağlanması, genellikle işverenler için uygun maliyetli ve zaman kazandıran bir alternatiftir. Bordro hizmetlerinde, müşterilerin bordrosunu işleyen, doğrudan mevduat ödemeleri, canlı çekler ve W-2 işleme dahil olmak üzere bordro profesyonelleri bulunur. İşverenler bu hizmet için sabit bir ücret öderler, bu da otel bünyesindeki bordro personelinin maaşlarını ve sosyal haklarını ödeme gereğini ortadan kaldırır. Ayrıca, işverenlerin bordro yazılımı aksaklıklarıyla uğraşması gerekmez. Sonuçta, dış kaynak bordrosu, işverene diğer görevlere odaklanması için zaman verir.
Birçok bordro servis sağlayıcısı, işverenlerin çalışan bordro verilerine ve bordro çevrimiçi kayıtlarına erişebilmelerini sağlayan çevrimiçi bordro çözümleri sunmaktadır. Ayrıca, bordro hizmetleri tipik olarak müşterilere faks gibi e-posta veya çevrimiçi olarak her ödeme dönemi için bordro saatlerini iletmek için farklı yöntemler sunmaktadır.
Dış kaynak kullanımının olumsuz tarafı, çalışanların maaş bordrosu endişeleri olduğunda acil yardımın bulunmaması olabilir. Ayrıca, bir bordro servisi belirli bordro vergisi hataları yaptığında, IRS bordro hizmetini değil işvereni cezalandırır. Sonuç olarak, bazı işverenler, bordro hizmeti ve işveren için irtibat görevi gören bir yerinde maaş bordrosu yöneticisi tutmaktadır.
